Offre d’emploi à l’UNFPA – Fonds des Nations Unies pour la Population – 29 Août 2026

Le poste :

Sous la direction et la supervision directes du Représentant de l’UNFPA en Guinée équatoriale, l’assistant(e) de direction du Bureau du Représentant assure un soutien administratif et de secrétariat, dans le respect de la plus stricte confidentialité. Il/Elle veille au respect des procédures protocolaires, gère la circulation de l’information et assure le suivi des échéances et des engagements.

Comment vous pouvez faire la différence :

L’UNFPA est l’agence chef de file des Nations Unies pour bâtir un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger et le potentiel de chaque jeune est pleinement réalisé. Le Plan stratégique de l’UNFPA pour 2026-2029 définit la réponse de l’organisation à un contexte mondial complexe et trace la voie de la résilience et du renouveau. Il vise à accélérer la mise en œuvre du Programme d’action de la Conférence internationale sur la population et le développement (CIPD) et la réalisation des Objectifs de développement durable d’ici à 2030. Ce mandat se traduit par quatre objectifs interdépendants : répondre aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale ; mettre fin aux décès maternels évitables ; éliminer les violences sexistes et les pratiques néfastes ; et s’adapter aux changements démographiques grâce à des politiques fondées sur des données probantes et respectueuses des droits humains.

Dans un monde où les droits fondamentaux de la personne sont menacés, nous avons besoin d’un personnel intègre et éthique qui incarne ces normes et standards internationaux et qui les défendra avec courage et conviction.

L’UNFPA recherche des candidats capables de transformer, d’inspirer et d’obtenir des résultats durables et à fort impact, en assurant des relations extérieures efficaces, une communication performante, le développement de partenariats et la mobilisation de ressources dans un contexte de développement et de financement en constante évolution. Nous avons besoin de personnel transparent, faisant preuve d’une gestion exemplaire des ressources qui lui sont confiées et s’engageant à atteindre l’excellence dans l’exécution des programmes.
Objectif du poste :

La personne titulaire du poste assurera un soutien de haut niveau en matière de communication, d’administration et de secrétariat auprès du Représentant (et, le cas échéant, du Représentant adjoint). En étroite collaboration avec l’équipe du bureau, l’assistant(e) de direction organisera le fonctionnement du bureau du Représentant afin de garantir une communication efficace, de faciliter la gestion des connaissances et d’apporter un soutien logistique et de coordination.

Vous seriez responsable de :

Soutien à la communication et à l’administration

• Assurer une communication optimale entre le bureau du représentant, le personnel du bureau de pays à Malabo (et les autres sous-bureaux, le cas échéant), le siège et les homologues externes, grâce à une utilisation efficace de la communication écrite, verbale et électronique.
• Enregistrer et acheminer les documents entrants destinés au Représentant pour traitement par le personnel. Vérifier et s’assurer de la conformité de toute la correspondance sortante avec les directives et procédures de l’UNFPA avant de la soumettre à la signature.
• Rédiger la correspondance non substantielle, prendre des notes sous dictée et préparer des lettres, des documents et des notes de service, en exerçant une fonction de contrôle de qualité pour tous les documents sortants (format, grammaire et style).
• Répondre aux demandes d’information – potentiellement confidentielles – de manière rapide, discrète et précise. Préparer, traiter et classer les informations confidentielles.
• Assister à l’administration générale du bureau du représentant ; coordonner et superviser diverses activités et processus de travail afin de garantir la bonne exécution des directives de la direction et la livraison des produits dans les délais impartis.

Coordination et soutien

• Assumer l’entière responsabilité de la gestion du temps et de la planification des horaires au nom du représentant, après consultation préalable.
• Prendre les dispositions nécessaires, fournir les documents justificatifs et assurer le suivi des réunions pour le représentant.
• Prenez des notes ou rédigez des procès-verbaux au besoin pendant les réunions.
• Examiner et prioriser toute la correspondance entrante ; compiler les documents de référence pertinents ; identifier les questions nécessitant l’attention du représentant et orienter les autres vers les responsables compétents ; assurer le suivi des actions à entreprendre.
• Gérer les questions de protocole et recevoir les visiteurs/fonctionnaires de haut rang (gouvernement, corps diplomatique, système des Nations Unies en Guinée équatoriale).

Gestion logistique et de l’information

• Consulter les dossiers, compiler les informations demandées et organiser les documents (résumés, rapports et documents de référence) pour les missions officielles et les réunions spéciales.
• Préparer les documents d’information et les présentations (par exemple, PowerPoint) pour le représentant.
• Faciliter les préparatifs logistiques, administratifs et financiers des réunions et ateliers auxquels participera le Représentant.
• Mettre en place et maintenir des systèmes de classement et de suivi pour le bureau du représentant.
• Organiser les déplacements du représentant, préparer les dossiers de mission et gérer les rapports de mission.
• Gérer les registres de présence et de congés du bureau du représentant.

Autres tâches

• Participer à la préparation et à la finalisation du plan de travail annuel du Bureau.
• Fournir des traductions informelles et agir comme interprète lorsque cela est nécessaire (en particulier compte tenu du contexte multilingue de la Guinée équatoriale).
• Effectuer toute autre tâche requise par la direction du bureau.

Qualifications et expérience : 

Éducation:

• L’obtention d’un diplôme d’études secondaires est requise. Un diplôme universitaire de premier cycle sera considéré comme un atout.

Connaissances et expérience :

• Minimum de cinq (5) ans d’expérience dans la fourniture d’un soutien administratif spécialisé à un cadre supérieur, avec une expérience en finance et en administration.
• Expérience antérieure en matière de soutien à la recherche et de gestion des données.
• Une expérience préalable aux Nations Unies et une connaissance des protocoles diplomatiques seront considérées comme un atout.
• Excellentes aptitudes relationnelles et organisationnelles. Maîtrise des applications informatiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.).
• Excellentes compétences en rédaction et en communication.
• Esprit d’initiative, bon jugement, intérêt pour le travail de développement (en particulier la mission de l’UNFPA) et attachement aux principes des Nations Unies.

Langues :

• La maîtrise de l’espagnol et de l’anglais (oral, écrit et lecture) est requise.
• La connaissance du français est considérée comme un atout majeur.

Compétences requises : 

Valeurs:

• Faisant preuve d’intégrité, 
• Démontrant son engagement envers l’UNFPA et le système des Nations Unies, 
• Embrasser la diversité culturelle, 
• Accepter le changement

Compétences clés : 

• Obtenir des résultats,
• Être responsable,
• Développer et appliquer une expertise professionnelle/un sens des affaires,
• Penser de manière analytique et stratégique,
• Travailler en équipe/gérer soi-même et ses relations

Compétences fonctionnelles :

• Fournir un soutien administratif et logistique à la direction générale.
• Gestion des documents, de la correspondance et des rapports.
• Planification, organisation et multitâches.
• Gestion de l’information et des flux de travail.

Rémunération et avantages sociaux : 

Ce poste offre une rémunération attractive comprenant un salaire net compétitif, une assurance maladie et d’autres avantages sociaux, le cas échéant.

Environnement de travail de l’UNFPA :

L’UNFPA offre un environnement de travail qui reflète les valeurs d’égalité des sexes, de diversité, d’intégrité et d’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Nous nous engageons à garantir la parité hommes-femmes au sein de l’organisation et encourageons donc les candidatures féminines. Les personnes LGBTQIA+, les minorités ethniques, les populations autochtones, les personnes en situation de handicap et les autres groupes sous-représentés sont vivement encouragés à postuler. Des aménagements raisonnables peuvent être mis en place pour les personnes en situation de handicap qui en font la demande, afin de faciliter leur participation au processus de recrutement. L’UNFPA promeut l’égalité des chances en matière de nomination, de formation, de rémunération et de sélection pour toutes et tous, quelles que soient leurs caractéristiques personnelles et leur appartenance à la diversité. La diversité, l’équité et l’inclusion sont au cœur des valeurs de l’UNFPA – cliquez  ici  pour en savoir plus.
Clause de non-responsabilité:

La sélection et la nomination peuvent être soumises à des vérifications d’antécédents et de références, à un examen médical, à la délivrance d’un visa et à d’autres exigences administratives. 

L’UNFPA ne perçoit aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre en lien avec le processus de candidature ou de recrutement et ne s’intéresse pas aux informations relatives aux comptes bancaires des candidats. 

Les candidats à des postes de la catégorie professionnelle internationale et des catégories supérieures, qui détiennent le statut de résident permanent dans un pays autre que leur pays de nationalité, peuvent être tenus de renoncer à ce statut lors de leur nomination.