À PROPOS DU PAM
Le Programme alimentaire mondial (PAM) est la plus grande organisation humanitaire au monde. Il sauve des vies en situation d’urgence et utilise l’aide alimentaire pour construire un chemin vers la paix, la stabilité et la prospérité pour les populations qui se remettent de conflits, de catastrophes et des conséquences de phénomènes météorologiques extrêmes.
Au PAM, l’humain est au cœur de toutes nos actions. Notre vision pour l’avenir du PAM repose sur des équipes diversifiées, engagées, compétentes et performantes, sélectionnées au mérite, évoluant dans un environnement de travail sain et inclusif, incarnant les valeurs du PAM (intégrité, collaboration, engagement, humanité et inclusion) et travaillant avec nos partenaires pour sauver et transformer la vie des personnes que nous servons.
Le Bureau du Programme alimentaire mondial (PAM) des Nations Unies à Accra invite les candidats qualifiés à soumettre leur candidature pour le poste vacant ci-dessous.
Le PAM recrute pour 3 postes.
Intitulé du poste 1 : Assistant(e) logistique (coordination des opérations partenaires)
Unité : PAM – Dépôt de réponse humanitaire des Nations Unies (UNHRD)
Durée : 1 an (renouvelable)
Niveau post- gradué : GS5
Lieu d’affectation : Accra, Ghana
Date limite : 31 octobre 2023
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
Le Dépôt de réponse humanitaire des Nations Unies (UNHRD), géré par le Programme alimentaire mondial (PAM), est un réseau mondial de plateformes humanitaires stratégiquement situées qui permet à la communauté humanitaire internationale de répondre rapidement et efficacement aux situations d’urgence dans le monde entier.
Grâce à une gamme de services logistiques partagés, notamment l’entreposage, la gestion des stocks, le transport, l’appui aux achats et l’assistance technique, l’UNHRD aide les organisations humanitaires à positionner et à déployer des secours essentiels partout et à tout moment.
Le centre névralgique du Département des droits de l’homme des Nations Unies à Accra constitue une plateforme logistique essentielle pour les opérations de préparation humanitaire et d’intervention d’urgence en Afrique de l’Ouest et centrale.
En tant que membre de l’équipe du centre, le/la titulaire du poste contribuera à la prestation de services logistiques de haute qualité en coordonnant les demandes des clients, en appuyant les activités opérationnelles et en garantissant un service efficace, rapide et axé sur le client, conformément aux normes et aux objectifs humanitaires du Département des droits de l’homme des Nations Unies.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
Sous la supervision directe du coordinateur des opérations partenaires du Département des droits de l’homme des Nations Unies à Accra, l’assistant logistique sera responsable des tâches suivantes :
Coordination et suivi des demandes clients : Coordonner et suivre les demandes clients tout au long de la chaîne logistique, en assurant le traitement et la livraison rapides des cargaisons humanitaires, des produits de base et des articles de secours aux partenaires et destinations autorisés.
Être l’interlocuteur privilégié du client, en maintenant une communication claire, professionnelle et axée sur ses besoins tout au long du cycle de prestation de services. Suivre l’avancement des opérations par rapport aux normes de service, aux indicateurs clés de performance (KPI) et aux délais de réponse établis, en assurant un suivi proactif des actions en cours, en identifiant les retards potentiels et en signalant les problèmes si nécessaire afin de garantir une résolution rapide et un haut niveau de satisfaction client.
Appui opérationnel et intervention d’urgence : Fournir un appui aux opérations et activités logistiques, en veillant à ce que la préparation, l’expédition et la livraison efficaces des secours d’urgence soient conformes aux besoins des clients et aux priorités de l’aide humanitaire. Contribuer à la fourniture efficace de l’assistance humanitaire et des services logistiques en soutenant la capacité opérationnelle et en assurant l’exécution rapide des demandes des clients.
Planification de la demande et soutien à la préparation : Appuyer les activités de prévision et de préparation en analysant les tendances opérationnelles, les besoins des clients et l’évolution des besoins humanitaires. Contribuer au maintien d’une disponibilité et d’un positionnement adéquats des stocks d’urgence et des articles de secours afin de permettre une réponse rapide aux demandes anticipées des clients et aux situations d’urgence.
Gestion des stocks et rapports opérationnels : Tenir à jour les registres opérationnels, les bases de données et les systèmes de suivi, en garantissant l’intégrité des données et la disponibilité en temps voulu des informations nécessaires à la planification opérationnelle, aux rapports et aux mises à jour clients. Communiquer aux partenaires des données/informations adéquates, exactes et pertinentes en temps voulu.
Coordination interfonctionnelle : Collaborer étroitement avec les équipes de l’entrepôt, de la logistique et des autres plateformes logistiques afin de garantir le respect des exigences clients et des délais opérationnels. Contribuer à l’efficacité des activités de planification, de stockage, de manutention et d’expédition en facilitant la coordination entre les fonctions et en anticipant les goulets d’étranglement opérationnels susceptibles d’affecter la prestation de services.
Gestion de la relation client : Assurer la gestion des comptes clients et entretenir des relations de travail étroites avec les partenaires humanitaires et les autres parties prenantes. Garantir une communication précise, rapide et transparente concernant le statut des expéditions, la disponibilité des stocks, les contraintes opérationnelles et les délais de livraison prévus, contribuant ainsi à un haut niveau de satisfaction et de confiance de la part des clients.
Analyse et résolution de problèmes : Faire preuve d’excellentes capacités d’analyse et de résolution de problèmes pour identifier les difficultés opérationnelles, examiner les données et les tendances de performance, et contribuer à l’élaboration de solutions concrètes. Signaler les risques et recommander des améliorations visant à optimiser l’efficacité opérationnelle, le service client et la performance au regard des indicateurs opérationnels établis.
Amélioration continue et numérisation : identifier l’évolution des besoins clients et les opportunités d’amélioration de la qualité de service, de l’efficacité opérationnelle et de la réactivité. Formuler des recommandations et soutenir les initiatives visant à optimiser les processus de service client, l’efficacité des flux de travail, les outils numériques, la qualité des données et le suivi des performances opérationnelles au sein du Hub.
Suivi des performances et excellence du service : Contribuer au suivi des performances opérationnelles au regard des indicateurs clés de performance (KPI), des normes de service et des engagements clients établis. Maintenir une forte orientation client en faisant preuve de réactivité, de responsabilité, de rigueur et d’un engagement à fournir des services logistiques de haute qualité qui répondent, voire dépassent, les attentes des clients.
Autres tâches : Assurer des activités opérationnelles, de service à la clientèle, de préparation et d’intervention d’urgence supplémentaires, selon les directives du superviseur. Faire preuve de flexibilité et de disponibilité pour répondre à l’évolution des besoins opérationnels, aux opérations d’urgence et aux interventions humanitaires prioritaires, contribuant ainsi à la réalisation des objectifs opérationnels du Département des droits de l’homme des Nations Unies et à son engagement envers l’excellence du service.
QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES MINIMALES
Diplôme d’études secondaires requis. Une formation ou une certification postsecondaire en logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement, administration des affaires, gestion des transports, logistique humanitaire ou dans un domaine connexe est souhaitable. Une formation en service à la clientèle, en opérations d’entrepôt, en gestion des stocks ou en transport international de marchandises serait un atout.
EXPÉRIENCES SOUHAITÉES POUR ACCÉDER À CE POSTE :
• Au moins cinq (5) ans d’expérience à responsabilités croissantes dans les domaines de la logistique, de la gestion de la chaîne d’approvisionnement, de la gestion d’entrepôt, du transport de marchandises, du transport, du service à la clientèle ou de fonctions opérationnelles connexes. Une expérience au sein du système des Nations Unies, d’organisations humanitaires, d’ONG ou d’autres organisations internationales est souhaitable.
• Expérience avérée en matière de coordination des activités logistiques et des demandes des clients, notamment en ce qui concerne la gestion des commandes, le contrôle des stocks, le suivi des expéditions, l’entreposage, le transport et/ou les opérations de soutien aux interventions d’urgence.
• Maîtrise des systèmes logistiques et de planification des ressources d’entreprise (ERP), notamment SAP ou des plateformes similaires, ainsi qu’une connaissance pratique avancée de Microsoft Excel et une bonne connaissance de Microsoft Word, PowerPoint et autres outils de collaboration numérique.
• Forte orientation client et expérience avérée dans la gestion des relations avec les parties prenantes, la réponse aux demandes des clients, la résolution des problèmes opérationnels et le maintien d’un niveau élevé de satisfaction client dans un environnement dynamique.
• Capacité démontrée à organiser et à prioriser plusieurs tâches simultanément, à gérer efficacement des échéances concurrentes et à atteindre systématiquement les objectifs de prestation de services et les normes de performance opérationnelle.
• Un souci du détail et un engagement envers l’exactitude dans la gestion des informations logistiques, d’inventaire, opérationnelles et de service à la clientèle, garantissant l’intégrité des données et la production de rapports en temps opportun.
• Capacité à rester concentré, adaptable et orienté solutions sous pression, notamment lors d’opérations d’urgence, de périodes de forte activité ou de situations humanitaires évoluant rapidement, tout en maintenant des résultats de haute qualité.
• Aptitudes démontrées en matière d’analyse et de résolution de problèmes, notamment la capacité à identifier les difficultés opérationnelles, à interpréter les données, à recommander des solutions pratiques et à traiter les problèmes de manière proactive afin de favoriser une prestation de services efficace.
• Engagement envers l’excellence du service à la clientèle, prise en charge des tâches assignées, suivi proactif des demandes des clients et démonstration de réactivité, de responsabilité et de professionnalisme dans toutes les interactions.
• Capacité à travailler en collaboration et efficacement avec des collègues, des clients, des prestataires de services et d’autres parties prenantes issus de divers horizons culturels, nationaux et professionnels afin d’atteindre des objectifs opérationnels communs.
LANGUES : La maîtrise de l’anglais (à l’oral comme à l’écrit) est requise. La connaissance d’une langue locale et/ou d’une autre langue officielle de l’ONU (arabe, chinois, français, russe ou espagnol) est un atout.
Les candidatures féminines qualifiées sont encouragées.
Les personnes en situation de handicap sont également encouragées à postuler. Seuls les candidats présélectionnés répondant aux critères seront contactés.
Note:
1. Le PAM ne demandera aucun paiement à quelque étape que ce soit du processus de recrutement, y compris lors de la proposition d’embauche. Toute demande de paiement devra être refusée et signalée aux autorités compétentes pour les suites à donner.
2. Le PAM applique une politique de tolérance zéro à l’égard de comportements tels que la fraude, l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination.
3. Tous les candidats retenus devront respecter les normes de conduite du PAM et feront donc l’objet d’une vérification rigoureuse de leurs antécédents, effectuée en interne ou par des tiers.
Ils devront également fournir des informations complémentaires dans le cadre de cette vérification. Toute fausse déclaration lors du processus de recrutement pourra entraîner la disqualification ou la résiliation du contrat de travail.
Poste 2 : Adjoint(e) au soutien aux entreprises (Communications)
