Depuis 1993, l’ONG Acted répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise dans le respect de leur dignité, tout en créant les conditions pour leur relèvement durable, en investissant dans le potentiel humain. Acted s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience des communautés locales face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable. Nous parcourons le dernier kilomètre pour apporter une aide humanitaire dans les zones les plus reculées : notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations où qu’elles soient. Chaque année, nous mettons en œuvre plus de 500 projets auprès de près de 20 millions de bénéficiaires dans 40 pays, grâce à une équipe de 6000 employés nationaux et 400 employés internationaux.
I. Contexte du poste
Dans le cadre du renforcement de ses activités et afin de contribuer au bon fonctionnement de ses services, Acted recrute un(e) Assistant(e) Administration et Ressources Humaines. Sous la supervision du responsable Administratif et Ressources Humaines, le/la titulaire du poste apportera un appui opérationnel à la mise en œuvre des activités administratives et RH, conformément aux procédures internes de l’organisation, aux exigences des bailleurs de fonds et à la législation en vigueur.
Il/elle contribuera notamment à la gestion administrative du personnel, à la préparation et au suivi des documents contractuels et administratifs, à la mise à jour des bases de données RH, ainsi qu’au classement et à l’archivage des dossiers du personnel. Il/elle participera également au suivi des échéances administratives, à la vérification de la conformité des documents, à la préparation des audits.
Dans l’exercice de ses fonctions, le/la titulaire sera amené(e) à collaborer avec les différents départements et équipes opérationnelles d’Acted, ainsi qu’avec les institutions publiques, les partenaires et les prestataires externes, afin de faciliter la coordination et le traitement efficace des dossiers administratifs et RH.
Ce poste requiert un sens aigu de l’organisation, de la rigueur, de la discrétion dans le traitement des informations confidentielles et de bonnes capacités de communication. Il offre l’opportunité de contribuer directement à la qualité des processus administratifs et RH, tout en participant au respect des principes de transparence, de conformité et de bonne gouvernance au sein d’une organisation humanitaire internationale.
II. FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
1. Recrutement et intégration
– Appuyer le processus de recrutement : diffusion des offres, réception et tri des candidatures, convocation aux tests et entretiens, rédaction des procès-verbaux et archivage de la documentation de chaque recrutement ;
– Vérifier les références et les pièces justificatives des candidat(e)s retenu(e)s, conformément à la procédure de recrutement ;
– Organiser l’accueil et l’intégration des nouveaux employés (remise du kit d’accueil, du règlement intérieur et du Code de conduite, signature de la Politique de protection contre l’exploitation et les abus sexuels (PSEA), de la lutte contre la fraude et des politiques de sécurité) ;
– Assurer la gestion de la sortie du personnel : préavis, passation, solde de tout compte, certificat de travail et clôture des dossiers.
2. Contrats et dossiers du personnel
– Assurer le suivi des contrats administratifs en cours, futurs et passés du personnel national, en veillant à leur cohérence avec les dates, et alerter à temps sur les échéances (fins de contrat, périodes d’essai, renouvellements) ;
– Rédiger les contrats de travail, avenants et lettres de renouvellement du personnel national, après validation par le/la supérieur(e) hiérarchique ;
– Constituer, tenir à jour et classer les dossiers individuels du personnel (physiques et électroniques) et les bases de données RH, de manière sécurisée et confidentielle, prêts pour les audits et vérifications des bailleurs ;
– Établir et mettre à jour les tableaux de suivi RH (effectifs, organigramme, contrats, congés, absences, formations).
3. Temps de travail, congés et éléments de paie
– Assurer la préparation, la collecte, la vérification et l’archivage des feuilles de présence (timesheets) du personnel national, requises pour la justification des dépenses auprès des bailleurs ;
– Gérer les congés et absences du personnel national (traitement des demandes, suivi des soldes, mise à jour des fiches de congés) ;
– Transmettre au Responsable Administratif / Ressources Humaines, dans les délais, les éléments variables nécessaires à l’établissement de la paie (présences, congés, primes, retenues, mouvements du personnel) et vérifier la concordance avec les bulletins de paie.
4. Conformité légale et déclarations sociales
– Effectuer les déclarations des nouveaux employés à l’INPS et à l’AMO, ainsi que leur retrait, et suivre les déclarations et paiements des cotisations sociales avec le département Finance ;
– Suivre les obligations légales de l’organisation en matière de droit du travail (déclarations, visites médicales, affichages, registres obligatoires) ;
– Assurer la gestion de l’assurance maladie et des autres couvertures du personnel (affiliations, déclarations de sinistres, suivi des remboursements) ;
– Assurer une veille sur l’évolution de la réglementation du travail et de la protection sociale et informer le/la supérieur(e) hiérarchique.
5. Personnel expatrié et non national
– Rédiger les demandes de visa de travail pour les travailleurs non nationaux et assurer leur enregistrement auprès du service public de l’emploi et des autorités compétentes ;
– Faire le suivi des visas, titres de séjour, autorisations de travail et autres documents de voyage du personnel expatrié, et anticiper leurs échéances de renouvellement ;
6. Administration générale
– Préparer, rédiger et suivre les courriers administratifs (notes internes, attestations, lettres officielles, correspondances avec les autorités) ;
– Préparer les ordres de mission et suivre les autorisations de déplacement du personnel, en coordination avec la Logistique et la Sécurité ;
– Tenir à jour le système de classement et d’archivage des documents administratifs, dans le respect des durées de conservation exigées par la loi et les bailleurs ;
– Appuyer l’organisation des formations, réunions, ateliers et évaluations du personnel (convocations, logistique, suivi des présences et des évaluations de performance).
7. Éthique, redevabilité et confidentialité
– Respecter et promouvoir le Code de conduite, les politiques de protection (PSEA, sauvegarde), de lutte contre la fraude et la corruption et de gestion des conflits d’intérêts ;
– Assurer la confidentialité stricte des données personnelles et salariales du personnel, et signaler sans délai à sa hiérarchie toute plainte ou préoccupation reçue, conformément aux mécanismes de signalement de l’organisation ;
– Respecter les consignes de sécurité en vigueur dans la zone d’intervention.
Exécuter toute autre tâche en lien avec ses compétences demandée par le/la supérieur(e) hiérarchique.
III. Indicateurs clés de performance
– Dossiers du personnel complets, à jour et conformes aux exigences des bailleurs et des audits ;
– Contrats, avenants et renouvellements établis dans les délais, sans rupture de couverture contractuelle ;
– Déclarations INPS/AMO effectuées dans les délais légaux (entrées et sorties) ;
– Feuilles de présence et éléments de paie transmis complets et dans les délais au département Finance ;
– Suivi des visas et titres de séjour du personnel expatrié sans expiration non anticipée ;
– Respect de la confidentialité et des procédures de l’organisation ;
Gestion administrative efficace et fiable du département RH.
IV. Profil et expériences requises :
Formation
– Diplôme d’études supérieures de niveau Bac +2 minimum (BTS/DUT/Licence) en Gestion des Ressources Humaines, Administration, Droit social ou domaine équivalent ;
Expérience
– Expérience professionnelle d’au moins 2 ans dans la gestion administrative et des Ressources Humaines ;
– Bonne connaissance du Code du travail et du système de protection sociale malien (INPS, AMO) ;
– Expérience dans une ONG humanitaire ou de développement, ou auprès de bailleurs institutionnels, serait un atout ;
Compétences
– Excellente maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit ;
– Compétences bureautiques solides, en particulier Word et Excel ; la maîtrise d’un logiciel de gestion RH/paie, notamment Homère serait un atout ;
– Capacité de rédaction de courriers et documents administratifs ;
Qualités personnelles
– Motivation, rigueur et sens de l’organisation ;
– Intégrité, discrétion et respect de la confidentialité ;
– Capacité à travailler de manière autonome et en équipe ;
– Capacité à travailler efficacement dans un environnement parfois stressant et rapide, avec des priorités multiples et des délais serrés ;
– Expérience de travail dans un environnement multiculturel ;
– Adhésion aux principes humanitaires d’humanité, de neutralité, d’impartialité et d’indépendance.
Les profils féminins sont particulièrement encouragés
Conditions et avantages
a) Conditions
Salaire défini en fonction de la grille des salaires Acted.
b) Lieu de travail :
Ce poste est baséà Bamako ;mais l’agent peut être amené à effectuer des missions ailleurs au Mali en fonction des besoins d’Acted.
Pour postuler?
Les candidatures doivent être soumises en français et comprendre un curriculum vitae (CV) mentionnant au moins trois références professionnelles, ainsi qu’une lettre de motivation.
Les candidatures devront être envoyées au plus tard le 27 octobre 2026 à 17h00, avec en référence : Assistant(e) Administration et Ressources Humaines _10/2026 dans l’objet à l’adresse suivante : [email protected]
