Vous êtes un(e) assistant(e) de direction chevronné(e), à l’aise avec les agendas complexes, les voyages de délégations de haut niveau et les outils d’intelligence artificielle ? La Fondation Gates recrute un Senior Program Assistant (SPA) à Nairobi pour soutenir plusieurs responsables, dont au moins un directeur ou plus haut niveau, au sein de son équipe Afrique. Le poste est à temps plein, en contrat à durée limitée jusqu’au 31 décembre 2027, et l’offre ne prévoit pas d’aide à la relocalisation.
Recrutement d’un Senior Program Assistant à Nairobi (Kenya) – Fondation Gates, contrat à durée limitée jusqu’en décembre 2027
L’essentiel à retenir pour rejoindre la Fondation Gates
- Organisme : Fondation Gates (équipe Afrique), réf. B021847
- Poste / Programme : Senior Program Assistant (LTE), assistant(e) senior de programme à durée limitée
- Pays : Kenya (Nairobi), poste à temps plein sur site
- Critères clés d’éligibilité :
- Licence ou expérience équivalente démontrée
- Expérience intermédiaire dans un poste administratif auprès de la direction ou de dirigeants
- Expérience intermédiaire de soutien à des déplacements de délégations de haut niveau
- Maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Outlook et Teams ; pratique de CoPilot, ChatGPT et autres outils d’IA fortement préférée
- Autorisation légale de travailler au Kenya, sans parrainage de visa
- Pièces à fournir : Non précisé
- Date limite : Non précisé
- Lien officiel : https://gatesfoundation.wd1.myworkdayjobs.com/en-US/Gates/job/Nairobi-Kenya/Senior-Program-Assistant–LTE-_B021847-1
Un rôle clé au cœur de l’équipe Afrique de la Fondation Gates
L’équipe Afrique contribue aux objectifs de la fondation en déployant à grande échelle des interventions fondées sur des preuves, contre des maladies et des difficultés socio-économiques endémiques en Afrique subsaharienne. Elle agit par un engagement direct dans les pays et en bâtissant l’architecture de partenaires nécessaire pour reproduire les modèles qui fonctionnent.
Le Senior Program Assistant en est un maillon central : il gère les agendas complexes, coordonne de nombreuses réunions sur plusieurs fuseaux horaires, traite des échanges parfois sensibles avec des interlocuteurs de haut niveau et assure la logistique des voyages et des visites de terrain. Le poste est rattaché à l’Associate Manager, Administration Services and Engagement.
Vos futures missions à la Fondation Gates
Soutien administratif de haut niveau
- Anticiper et gérer des priorités concurrentes
- Gérer des courriels complexes, suivre les priorités et actions pour le directeur et prendre en charge des projets spéciaux
- Entretenir des relations solides avec les partenaires internes et externes, coordonner les flux de travail quotidiens, préparer les supports de réunion et prendre des notes
- Utiliser la technologie, l’intelligence artificielle, l’automatisation et les outils numériques pour gagner en efficacité et en précision
- Traiter les notes de frais et remboursements des responsables
- Gérer les échanges avec les représentants du gouvernement pour les réunions
- Tenir à jour la liste des contacts clés (partenaires et membres du gouvernement)
Gestion des agendas
- Appuyer plusieurs responsables, dont un niveau directeur
- Gérer en autonomie les agendas de direction en cohérence avec les priorités et objectifs de la division
- Coordonner des réunions complexes sur plusieurs fuseaux horaires
- Anticiper et résoudre les conflits d’agenda, et éventuellement superviser l’agenda d’équipe
Soutien et coordination de l’équipe
- Organiser réunions et activités au service des objectifs de l’équipe
- Animer la communauté des assistants : réunions, mentorat, partage d’informations, intégration et formation
- Participer à l’accueil des nouveaux collaborateurs et aux initiatives de culture d’équipe
- Donner un avis stratégique sur le modèle de couverture des assistants pour équilibrer les charges de travail
Événements et logistique
- Piloter ou soutenir la logistique d’événements : réunions internes et externes, retraites, activités d’équipe, visites de terrain, présentations, conférences nationales ou internationales
- Agir en chef de projet : remboursements des participants, lieux, voyages, aménagement des salles, documents, suivi après l’événement
- Apporter une réflexion sur les objectifs, résultats et ordres du jour des retraites
- Appuyer la préparation des engagements médias si nécessaire
Voyages, visas et passeports
- Gérer tous les aspects des voyages : vols, hébergement, visas, transports, sécurité
- Préparer les responsables avec des itinéraires et documents, et assurer la logistique sur place pour les déplacements de direction
- Suivre les demandes de visa et de passeport (dossiers, dépôts, suivi, archivage) avec CIBT et les ambassades
- Travailler avec les coordinateurs de voyage lors des déplacements de direction
- Suivre les ressources liées aux voyages (temps, personnes, coûts)
- Coordonner réunions, lieux et temps de trajet sur place
Communication
- Communiquer clairement et de façon proactive avec les responsables et les parties prenantes
- Gérer les informations sensibles avec discrétion et assurer une remontée d’information rapide
- Gérer la correspondance et rédiger des réponses pour les directeurs et directeurs adjoints
Profil recherché par la Fondation Gates
- Licence ou expérience équivalente démontrée
- Connaissance générale de la mission, des valeurs, des ressources, de la culture, des systèmes et des stratégies de la fondation
- Sens des priorités, gestion précise du temps et capacité à transformer des décisions en exécution claire
- Capacité à décider au nom des responsables en portant leur voix et leurs messages clés
- Aptitude à repérer les besoins de l’équipe et à y répondre
- Expérience intermédiaire de soutien à la direction et à des délégations de haut niveau
- Capacité à bâtir confiance et respect, et à s’adapter dans des situations changeantes
- Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Teams) ; outils d’IA comme CoPilot et ChatGPT fortement appréciés
Avantages et culture à la Fondation Gates
La fondation présente un ensemble d’avantages complet : couverture médicale, dentaire et optique sans cotisation, congés payés généreux, congé familial payé, contribution retraite payée par la fondation, jours fériés régionaux et communautés d’employés. Les détails spécifiques au poste (salaire, grade) ne sont pas indiqués dans l’offre.
Nos conseils pour réussir votre candidature à la Fondation Gates
- Quantifiez votre soutien à la direction. Précisez le niveau des dirigeants appuyés, le volume de réunions, les fuseaux horaires gérés et la taille des délégations.
- Racontez un voyage complexe. Détaillez un déplacement de haut niveau que vous avez organisé : visas, sécurité, logistique sur place, imprévus résolus.
- Montrez votre discrétion. Évoquez, sans rien divulguer, votre gestion d’informations sensibles et de correspondances avec des officiels.
- Mettez en avant l’IA et l’automatisation. Citez des cas concrets d’outils (CoPilot, ChatGPT, automatisations) qui ont fait gagner du temps à votre équipe.
- Illustrez votre rôle de connecteur. Mentorat d’assistants, organisation d’événements d’équipe, accueil de nouveaux collaborateurs.
- Ciblez votre lettre de motivation. Reliez votre parcours à la mission de la fondation et à l’impact de l’équipe Afrique.
- Vérifiez votre éligibilité. Vous devez pouvoir travailler légalement au Kenya sans parrainage, et aucune aide à la relocalisation n’est prévue.
Comment postuler rapidement
Rendez-vous sur la page officielle de l’offre (référence B021847) et cliquez sur « Apply ». Préparez un CV à jour et, si le formulaire le permet, une lettre de motivation en anglais. L’offre, publiée depuis 2 jours, ne précise pas la date limite : déposez votre dossier sans tarder. L’embauche est conditionnée à une vérification des antécédents.
Postuler ICI : Accéder à l’offre et postuler
Demande d’aménagement (candidats en situation de handicap) : Écrire aux RH de la fondation
Détails de l’offre originale
Senior Program Assistant (LTE)
- Lieu : Nairobi, Kenya
- Type de temps de travail : temps plein
- Publié : il y a 2 jours
- Identifiant de l’offre : B021847
La Fondation
Nous sommes la plus grande organisation à but non lucratif engagée dans la lutte contre la pauvreté, la maladie et l’inégalité dans le monde. Notre conviction est simple : toute personne, quelle que soit son identité ou sa situation, doit avoir la chance de vivre en bonne santé et de manière productive. Nous pensons que nos employés doivent refléter la riche diversité des populations mondiales que nous cherchons à servir. Nous offrons à nos employés et à leurs familles un ensemble d’avantages exceptionnel, comprenant une couverture médicale, dentaire et optique complète sans cotisation, des congés payés généreux, un congé familial payé, une contribution de retraite payée par la fondation, des jours fériés régionaux et des possibilités de s’engager dans plusieurs communautés d’employés. En tant que lieu de travail, nous nous engageons à créer un environnement dans lequel vous pouvez vous épanouir personnellement et professionnellement.
L’équipe
L’équipe Afrique œuvre pour permettre à la fondation d’atteindre ses objectifs ambitieux : déployer à grande échelle des interventions fondées sur des preuves, ciblant un éventail de maladies et de conditions socio-économiques endémiques en Afrique subsaharienne. L’équipe assume cette responsabilité par un engagement direct dans les pays pour déployer des interventions et des modèles de prestation, et en bâtissant l’architecture de partenaires nécessaire pour reproduire les interventions et modèles réussis dans plusieurs pays.
Votre rôle
Il s’agit d’un poste à durée limitée prenant fin le 31 décembre 2027. Aucune aide à la relocalisation ne sera fournie.
Le Senior Program Assistant (SPA) joue un rôle essentiel en apportant un soutien complet à plusieurs responsables, dont l’un doit être de niveau directeur ou supérieur. Cela comprend la gestion d’agendas complexes, la coordination d’un volume élevé de réunions sur différents fuseaux horaires et la résolution proactive des conflits d’agenda. L’assistant gère aussi des tâches administratives telles que le traitement d’un grand volume de communications, souvent sur des sujets complexes et sensibles, et la correspondance avec des parties prenantes internes et externes de haut niveau, en pilotant et/ou gérant des projets spéciaux, tout en construisant des relations collaboratives avec des partenaires internes et externes. Par ailleurs, le rôle comprend le soutien et la coordination de l’équipe, l’organisation d’événements d’équipe, la gestion de la logistique de voyage et la supervision de multiples processus complexes de visas et de passeports.
L’assistant senior doit communiquer efficacement, faire preuve de discrétion et appuyer les délégations de la direction de la fondation et les visites de terrain, en assurant une exécution fluide de la logistique et le traitement des notes de frais. Avec un jugement solide, de la discrétion et une approche collaborative, l’assistant senior est un connecteur central qui contribue au bon fonctionnement, fluide et efficace, des dirigeants individuels comme de l’équipe dans son ensemble.
Ce poste est rattaché à l’Associate Manager, Administration Services and Engagement, et est basé à Nairobi, au Kenya.
Ce que vous ferez
Soutien administratif de base
- Fournir un soutien administratif de haut niveau en anticipant et en gérant des priorités concurrentes
- Gérer des courriels complexes et de haut niveau, suivre les priorités et actions pour le compte du directeur, et aider pour les tâches administratives et projets spéciaux selon les besoins
- Entretenir des relations solides avec les partenaires internes et externes, coordonner les flux de travail quotidiens et les rythmes d’activité, et gérer les tâches administratives et projets spéciaux tels que l’impression en volume, la prise de notes et la préparation des documents de réunion
- Tirer parti de la technologie, de l’intelligence artificielle (IA), de l’automatisation et des outils numériques pour rationaliser le soutien, en garantissant efficacité et précision
- Gérer le traitement des notes de frais et les remboursements des responsables
- Gérer la correspondance avec les représentants du gouvernement pour les réunions
- Gérer la liste des contacts clés des partenaires et des membres du gouvernement
Gestion des agendas
- Apporter un soutien complet à plusieurs responsables, dont un de niveau directeur
- Gérer de manière indépendante les agendas de niveau directeur, en alignant les emplois du temps sur les priorités et les objectifs de la division. Coordonner des réunions complexes de haut niveau sur plusieurs fuseaux horaires tout en construisant des partenariats solides. Aider les responsables à gérer leur temps et leurs priorités, faire remonter les décisions si nécessaire et les représenter occasionnellement dans des affaires courantes.
- Anticiper et résoudre les conflits d’agenda, et éventuellement superviser l’agenda d’équipe afin de soutenir la prise de décision au niveau de la division
Soutien et coordination de la division/équipe
- Organiser des réunions et activités pour soutenir les objectifs de l’équipe, apporter une expertise sur les opérations et processus, et favoriser la coordination en partageant le contexte inter-équipes et en jouant le rôle de connecteur pour renforcer l’engagement et la dynamique d’équipe
- Rester engagé auprès de la communauté des SPA pour partager les mises à jour pertinentes, et organiser la communauté des assistants d’équipe en animant des réunions, en assurant du mentorat, en partageant l’information et en soutenant l’intégration et la formation
- Soutenir l’intégration des nouveaux employés et les initiatives de culture d’équipe, encadrer les nouveaux assistants et apporter un avis stratégique sur le modèle de couverture des assistants afin d’équilibrer les charges de travail
- Organiser la communauté des assistants d’équipe ; cela peut inclure l’animation de réunions d’assistants, le mentorat, la diffusion d’informations issues des réunions des assistants seniors de la division, et le soutien à l’intégration et à la formation
- Aider au processus d’intégration des nouveaux employés, ce qui peut inclure la coordination de réunions d’accueil
- Soutenir les initiatives visant à créer et entretenir la culture d’équipe en collaboration avec les responsables
Événements et logistique de la division/équipe
- Diriger ou soutenir la planification et gérer la logistique d’événements et de rassemblements, y compris réunions internes/externes, retraites, activités de cohésion d’équipe, visites de terrain, présentations et conférences nationales ou internationales. La préparation peut inclure le rôle de chef de projet, la coordination des dispositions et remboursements des participants, la gestion de la logistique des lieux et des voyages, l’aménagement des salles, et la préparation et diffusion des documents, sans le soutien d’une équipe interne d’événements et de logistique.
- Apporter une réflexion partagée et une coordination sur les objectifs, résultats et ordres du jour des activités et retraites, afin de soutenir la construction de la culture d’équipe. Cela peut inclure la préparation et la diffusion de documents et le suivi après l’événement.
- Aider à la préparation et à la planification des engagements médias selon les besoins
Voyages, visas et passeports
- Gérer tous les aspects des voyages des responsables, y compris la réservation de vols, d’hébergement, de visas, de transports et de sécurité
- S’assurer que les responsables sont pleinement préparés avec itinéraires et documents, coordonner avec les partenaires internes et externes, appuyer les déplacements de niveau direction et gérer la logistique sur place
- Gérer tous les aspects des demandes de visa et des besoins en passeports, y compris la documentation, le dépôt, le suivi et la tenue des dossiers, en coordination avec CIBT et les ambassades pour garantir un traitement dans les délais
- Assurer la liaison avec les coordinateurs de voyage pour les déplacements de niveau direction, y compris en participant aux appels de planification et en répondant aux demandes en temps utile
- Suivre les ressources liées aux voyages (temps, personnes, coût, etc.)
- Coordonner sur place les réunions, les lieux de réunion et les temps de trajet entre réunions avec les partenaires internes et externes pour soutenir les rassemblements
Communication
- Faire preuve de jugement et de professionnalisme en communiquant de manière claire et proactive avec les responsables et les parties prenantes pour soutenir une prise de décision éclairée, en gérant les informations sensibles avec discrétion et en assurant une remontée et un partage des connaissances en temps utile dans l’équipe et la fondation
- Assurer une communication claire avec les responsables pour éclairer les décisions d’agenda et gérer les conflits
- Fournir de manière proactive des communications claires, rapides et adaptées au public pour toutes les demandes des responsables, tout en maintenant une communication constante avec les partenaires internes et externes
- Gérer la correspondance et rédiger des réponses pour les directeurs et directeurs adjoints, selon les demandes ou les besoins
Votre expérience
- Une licence ou une expérience équivalente démontrée
- Large connaissance de la mission, des valeurs, des ressources, de la culture, des systèmes et des stratégies d’activité
- Capacité à établir efficacement des priorités, à utiliser le temps avec précision et à communiquer clairement les décisions et les processus jusqu’à leur exécution
- Savoir comment prendre au mieux des décisions au nom des dirigeants, en s’exprimant avec leur voix et en portant les messages clés, la vision et les objectifs convenus par l’équipe de direction
- Compréhension de la façon d’identifier les besoins et opportunités de l’équipe et de les défendre et les résoudre
- Expérience intermédiaire dans un poste administratif de soutien à la direction ou à des dirigeants
- Expérience intermédiaire de soutien à des déplacements de délégations de haut niveau / de la direction générale
- Expérience de leadership et de construction de relations pour gagner le respect et la confiance des autres
- Expérience d’adaptation de l’approche, des objectifs et des méthodes pour obtenir des solutions et des résultats dans des situations dynamiques, en aidant les autres à faire face aux exigences continues du changement
- Expérience de la suite MS Office, en particulier Outlook, Teams, y compris CoPilot, ChatGPT et d’autres outils d’IA, fortement préférée
Autre critère
Vous devez pouvoir légalement travailler dans le pays où le poste est situé sans parrainage de visa.
Exigences d’embauche
Dans le cadre de notre processus d’embauche standard pour les nouveaux employés, l’emploi est conditionné à la réussite d’une vérification des antécédents.
Aménagements pour les candidats
Nous nous engageons à offrir une expérience de recrutement inclusive et accessible à tous les candidats. Si vous avez un handicap ou un problème médical et avez besoin d’un aménagement à une étape de la candidature ou de l’entretien, tel qu’un interprète en langue des signes américaine, un autre format d’entretien ou un soutien d’accessibilité physique, nous serons heureux de vous aider. Veuillez contacter [email protected] en indiquant le numéro du poste et une brève description de vos besoins d’aménagement. Les demandes seront traitées de manière confidentielle.
Déclaration d’inclusion
Nous sommes attachés à la conviction que toutes les vies ont la même valeur. Nous nous efforçons de bâtir un lieu de travail mondial et culturel qui soutient une diversité, une équité et une inclusion toujours plus grandes, des voix, des idées et des approches, et nous soutenons cette diversité par toutes nos pratiques d’emploi.
Tous les candidats et employés attirés par notre mission bénéficieront de l’égalité des chances et d’un traitement équitable, sans distinction de race, de couleur, d’âge, de religion, de grossesse, de sexe, d’orientation sexuelle, de handicap, d’identité de genre, d’expression de genre, d’origine nationale, d’informations génétiques, de statut d’ancien combattant, de situation matrimoniale et d’activité protégée antérieure.
Fondation Gates (Workday) – Consulter la source en cliquant ici
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