OBJECTIF DU POSTE

Gérer efficacement la fonction de la chaîne d’approvisionnement conformément aux procédures de World Vision afin de soutenir la mise en œuvre en temps opportun des programmes / projets de World Vision RDC qui auront le plus grand impact sur l’amélioration des processus, la simplification, la normalisation et la maîtrise des coûts, garantissant ainsi la réalisation du Child Well Être des résultats.

Veuillez noter que la connaissance pratique et orale de la langue française est une exigence obligatoire pour le poste.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Besoins de l’entreprise

• Élaborer une stratégie fonctionnelle alignée sur la stratégie GSCM et les priorités du RO, en coordination avec les autres stratégies du département et du NO.
• Examiner et finaliser les plans d’affaires annuels
• S’engager de manière proactive avec les fournisseurs, les partenaires, les autorités locales, les autres ONG, les clusters et les parties prenantes pour assurer une bonne coordination et un partage d’informations adéquat, répondre aux préoccupations/problèmes communs et rechercher des solutions.

Planification

• Représenter la fonction SCM sur le processus de planification stratégique et de planification annuelle des activités NO
• Représenter la fonction SCM dans la conception des projets et participer aux réunions du GAM, aux réunions des partenaires et des sous-bénéficiaires en veillant à ce que le SCM soit engagé suffisamment tôt pour permettre une contribution professionnelle pendant la phase de planification.
• Préparer les directives de planification des achats conformément aux directives mondiales et au calendrier de planification et les partager avec toutes les parties prenantes.
• Examiner la planification des achats et préparer le plan d’approvisionnement annuel consolidé pour socialiser avec NO Management & RSCM et développer la stratégie d’approvisionnement.
• Veiller à ce que les plans d’approvisionnement annuels soient examinés chaque trimestre avec les finances et les opérations, et mettre à jour les plans d’approvisionnement en conséquence.

Approvisionnement stratégique

• Déterminer les besoins pour la catégorie, le marché et le fournisseur titulaire en fonction de l’analyse des dépenses et des plans d’approvisionnement annuels.
• Exécuter la stratégie d’approvisionnement révisée et approuvée.
• Développer le processus d’évaluation du marché et de pré-qualification des fournisseurs sur la base des politiques et processus mondiaux.
• Développer le cadre de gestion du processus RFQ / RFP, y compris les bases de référence et les méthodologies d’enquête sur les prix.
• Diriger les négociations pour les catégories à dépenses élevées et développer les stratégies de négociation et les processus contractuels pour les autres catégories.
• Examiner les documents de soumission au comité d’approvisionnement pour s’assurer de leur exhaustivité afin de permettre un processus de prise de décision éclairé.
• Assurez-vous que le processus d’approvisionnement stratégique et les contrôles connexes sont inclus dans les outils d’évaluation des partenaires/sous-bénéficiaires pour l’évaluation.
• A établi l’approvisionnement stratégique qui est la méthode standard de WV pour la sélection des fournisseurs, l’attribution des contrats et le processus d’approvisionnement.

Gestion des contrats et des relations avec les fournisseurs

• Vérifiez (via le service juridique du pays) et finalisez les contrats Global Standard pour une utilisation NON.
• Rédiger et réviser les contrats des fournisseurs pour les catégories où le format de contrat standard mondial approuvé n’est pas applicable, et examiner les modifications recommandées par les fournisseurs.
• Assurez-vous que les indicateurs de performance clés (KPI) sont intégrés pour tous les contrats d’approvisionnement stratégique et gérés.
• Résoudre les problèmes liés aux contrats et améliorer les conditions générales dans les contrats et le processus de passation des marchés.
• Développer le processus d’intégration des fournisseurs et le cadre de gestion des relations avec les fournisseurs, y compris les directives de communication et le plan d’amélioration continue des fournisseurs.

Exécution des achats

• Assurez-vous que tous les PR orphelins en attente d’être recherchés sont affectés au personnel approprié et sont traités en temps opportun.
• Suivez les politiques et les directives d’approvisionnement dans les décisions d’attribution des fournisseurs sous le seuil applicable et assurez-vous que le mécanisme d’examen périodique est à la place des décisions d’attribution des fournisseurs des acheteurs.
• S’assurer que toutes les lacunes sont identifiées concernant l’exécution de l’approvisionnement (processus, utilisation du système, litiges, etc.) et les mettre à jour/résoudre en temps opportun.
• Fluidité des opérations d’approvisionnement quotidiennes, assurer une livraison rapide et de qualité.

Gestion des données, analyse et rapports

• Développer, suivre et évaluer les mesures d’approvisionnement, y compris les domaines de l’analyse des dépenses, du processus d’approvisionnement au paiement, de l’efficacité opérationnelle et des performances des fournisseurs pour piloter le développement et la mise en œuvre de la stratégie d’approvisionnement.
• Concevoir et communiquer le tableau de bord SCM KPI à la direction.
• Organiser des réunions régulières avec le personnel sur les KPI pour identifier les domaines à améliorer.
• Surveiller l’avancement des projets d’approvisionnement et produire des rapports sur l’état de l’approvisionnement à l’intention de la direction.
• Assurez-vous que le processus de gestion des données de référence repose sur des directives mondiales, garantissant l’acceptation et l’exhaustivité.

Processus, procédure et politique

• Comprendre, interpréter et analyser les politiques, processus et directives mondiaux pour une meilleure adoption au niveau NO et gérer le processus d’approbation des exceptions.
• Diriger le plan de mise en œuvre de la politique, des processus et des directives, en définissant les rôles, les responsabilités et les propriétaires pour chaque étape du processus SCM.
• S’assurer que des révisions régulières sont effectuées sur les politiques, processus et directives d’approvisionnement (source pour payer (S2P), logistique, entreposage) pour garantir leur efficacité et leur applicabilité et conseiller les équipes régionales et mondiales de SCM pour d’éventuels changements et/ou améliorations.
• Conseiller les bureaux nationaux sur l’acquisition et l’utilisation des 3PL et 4PL et l’application des INCOTERMS.
• Veiller au respect des politiques, procédures et documentations de SCM pour garantir la conformité avec WVI et les réglementations des donateurs des partenaires/sous-bénéficiaires de mise en œuvre sont en cours d’évaluation au stade de l’évaluation des partenaires/sous-bénéficiaires et les capturent dans les plans de développement des capacités.

Développement et mise en œuvre de systèmes

• Maintenir les procédures et les mettre en œuvre.
• Planifier et exécuter les tests et la mise en œuvre des principaux systèmes.
• Assurez-vous que les bases de données répondent aux besoins des utilisateurs.
• Assurer la liaison avec les programmeurs, les applications/le personnel opérationnel , les chefs de projet informatique et les autres membres du personnel technique.
• Maximiser l’utilisation de tous les systèmes/outils/tableaux de bord et un fonctionnement bien géré avec les parties prenantes externes.

Contrôle et Conformité

• Évaluer la criticité des risques identifiés liés à la GCA et à l’approvisionnement et les tracer dans la pyramide des risques.
• Élaborer les plans d’atténuation des risques et intégrer les processus, les POS et les lignes directrices pour la mise en œuvre et évaluer régulièrement les mesures de contrôle.
• Surveiller le respect des mesures de contrôle et la conformité aux politiques et directives de la chaîne d’approvisionnement de VM.
• Coordination avec les autorités réglementaires pour une meilleure compréhension des exigences et guider l’unité SCM pour se conformer et surveiller la mise en œuvre.
• Enquêter sur les cas signalés de violation des contrôles, de fraudes, de non-conformité, de détournement de fonds et d’actifs de VM liés à SCM et prendre des mesures correctives conformément au cadre NON établi.
• Effectuer une analyse des causes profondes des résultats des audits externes et internes, préparer la réponse et le plan de mise en œuvre et surveiller.
• S’assurer que les politiques, les procédures et le système de contrôle interne de SCM sont suffisamment solides pour protéger les fonds et les pouvoirs de VM alloués aux partenaires et aux sous-bénéficiaires dans le cadre de l’accord de partenariat. Toute lacune doit être capturée au stade de l’évaluation des partenaires/sous-bénéficiaires et s’appuyer sur les plans de développement des capacités.
• Atténuer les risques financiers et éviter les cotes de risque financier importantes dans les achats pour le programme Vision Mondiale et les partenaires.

Direction et coaching

• Assurer le leadership du service de la chaîne d’approvisionnement pour s’assurer que la stratégie Notre promesse est intégrée à l’objectif annuel et au travail quotidien du service.
• Gérer les performances des subordonnés directs par le biais d’évaluations des performances, de conversations fréquentes et d’autres méthodes, le cas échéant. Soyez courageux en fournissant un coaching ou des commentaires pour une amélioration continue des performances.
• Assurez-vous que tous les membres du personnel de la chaîne d’approvisionnement comprennent les politiques, les processus et les systèmes d’approvisionnement.
• Planifier et coordonner les réunions des départements pour examiner l’état des tâches et informer l’équipe de direction de l’avancement des fonctions des départements.
• Diriger une réunion d’examen mensuelle appropriée pour résoudre les problèmes / performances d’approvisionnement ouverts et fournir une solution.
• Disponibilité des plans de relève pour les postes clés de l’équipe et de la direction de 2e ligne.

Formation et renforcement des capacités

• Coordonner, participer et / ou former le personnel de la chaîne d’approvisionnement et d’autres départements de WVI sur les politiques, processus et systèmes d’approvisionnement de WVI.
• Développer l’évaluation des capacités des partenaires / sous-bénéficiaires et le cadre / les directives de renforcement des capacités sont développés, en tirant parti des meilleures pratiques réglementaires les plus récentes.
• Former l’équipe SCM et les autres parties prenantes internes à l’utilisation du cadre d’évaluation des capacités et à l’élaboration de plans de renforcement des capacités pour les partenaires/sous-bénéficiaires.
• S’assurer que les plans de renforcement des capacités sont mis en œuvre, suivis et prendre des mesures correctives pour les lacunes / écarts identifiés.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Diplôme universitaire en gestion de la chaîne d’approvisionnement, achats, finances ou administration des affaires, ou qualification professionnelle équivalente (CIPS avancé)
• Un minimum de cinq (5) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans l’approvisionnement, la gestion des contrats, l’administration des contrats et/ou la logistique, dont trois (3) années d’expérience directement liée à l’approvisionnement et/ou à la passation de contrats de première main sont requises.
• Au moins 5 ans d’expérience dans la gestion de personnel

Compétences, connaissances et expérience préférées :

• Informatique (Word, Excel, Powerpoint, PowerBI, Outlook etc…)
• Expérience substantielle de travail dans le secteur des ONGI traitant avec plusieurs fonds de donateurs et répondant aux différentes exigences des donateurs
• Renforcement des capacités/compétences d’évaluation
• L’expérience est le leadership d’équipe – supervision, coaching

Environnement de travail

• Le poste exige la capacité et la volonté de voyager au pays et à l’étranger jusqu’à 30 % du temps.