Universal Music Africa est la filiale Africaine du leader mondial de la production et de l’édition musicale. Leader sur le marché de la musique enregistrée et celui de l’édition musicale.
A travers ses labels, Universal Music Africa produit, distribue et commercialise des artistes de renommée nationale et internationale
Poste proposé : ASSISTANTE EXECUTIVE DU DIRECTEUR GENERAL ET CHARGEE DE MISSION
Type de contrat : CDI
Localisation : Abidjan
Disponibilité : Immédiate
Description du poste
Sous la supervision du Directeur Général, la candidate aura pour mission de lui apporter une assistance globale, être un réel appui, un soutien solide et permanent en matière d’organisation.
A ce titre, elle devra :
• L’accompagner dans la planification et dans la préparation de ses engagements professionnels ;
• Assurer l’accueil et l’information de ses interlocuteurs, dans un esprit de courtoisie, de discrétion et d’efficacité
• Avoir la capacité d’apporter un premier niveau de réponse et contribuer à la bonne circulation de l’information
• Suivre les projets et activités de la Direction Générale, et piloter certains dossiers de manière autonome
Compétences globales
• Maîtriser les techniques d’assistanat, de secrétariat et de communication
• Gestion des priorités, respecter les délais et gérer les urgences
• Assurer une bonne transmission de l’information
• Savoir travailler de manière autonome
• Savoir prendre des initiatives
• Produire un travail rapide, fiable et de qualité
• Savoir respecter les procédures
• Posséder des qualités d’organisation et de classement
• Savoir prendre des notes, rédiger des courriers et des comptes rendus
• Faire preuve de capacité de synthèse
• Savoir s’adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs
Compétences organisationnelles
• Optimiser l’efficacité de la Direction Générale
• Organiser l’agenda et la prise de RDV en fonction des priorités du Directeur Général
• Organiser les déplacements du Directeur Général
• Assurer la logistique des réunions et des séminaires
• Assurer l’organisation des séminaires et team building de l’entreprise
• Assurer la collecte des éléments auprès des services pour la préparation des réunions
• Préparer différentes réunions et en réaliser les comptes rendus
• Faire circuler l’information entre la Direction Générale et les services de la filiale et du Groupe
• Être le point contact entre les institutions, les organismes, les prestataires et la Direction Générale
Compétences administratives
• Traiter et filtrer les mails du Directeur Général
• Rappeler et synthétiser les informations importantes et transmettre les messages ;
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne de vos activités
• Saisir et mettre à jour les bases de données (contrats, fiches contact, répertoire, etc.)
• Constituer et préparer la documentation pour les demandes de visa
• Gérer les déplacements et missions du personnel conformément à la politique Travel de l’entreprise
• Classer et archiver (archivage physique et numérique) les documents et informations sensibles
• Editer les notes de frais du Directeur Général
• Éditer les demandes d’achats de la Direction Générale
• Saisir, mettre en forme divers documents officiels
• Réaliser et diffuser des mailings individuels ou groupés
• Gestion de la page LinkedIn de l’entreprise
• Maitriser la suite office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc.)
Compétences linguistiques et rédactionnelles
• Être bilingue Anglais – Français serait un atout
• Avoir une parfaite maitrise du Français écrit et parlé
Formation
Bac +4 Administration, Communication, Gestion ou équivalent
Expérience professionnelle
Expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans une fonction similaire idéalement acquise auprès d’une Direction Générale.
Comment postuler ?
Merci d’adresser votre CV à l’adresse suivante : [email protected]
Aimer la musique et l’industrie musicale serait un atout majeur.
Postuler avant le 28 avril 2024.
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