Une mission diplomatique est un groupe de personnes d’un État ou d’une organisation intergouvernementale internationale (telle que les Nations Unies) présentes dans un autre État pour représenter officiellement l’État/l’organisation d’envoi dans l’État d’accueil. En pratique, une mission diplomatique désigne généralement la résidente, à savoir le bureau des représentants diplomatiques d’un pays dans la capitale d’un autre pays. En plus d’être une mission diplomatique auprès du pays dans lequel elle est située, il peut également s’agir d’une mission permanente non résidente auprès d’un ou de plusieurs autres pays. Il existe ainsi des ambassades résidentes et non résidentes.
- Intitulé du poste : Agent d’approvisionnement _ Ouvert à tous les candidats intéressés / Toutes sources
Devoirs
Assure l’approvisionnement en biens et services pour sept agences situées dans les mêmes locaux que l’ambassade, conformément aux normes ICASS. Effectue principalement des achats auprès de pays tiers et aux États-Unis via Internet. Utilise toutes les méthodes d’approvisionnement autorisées. Réalise des achats locaux selon les besoins. Effectue des achats aléatoires et sécurisés auprès de fournisseurs locaux et à partir du catalogue SELP. Reçoit la supervision du responsable des achats du personnel LE.
Prépare les bons de commande et les demandes d’achat pour signature par l’agent contractant, conformément à la réglementation fédérale des acquisitions, afin de répondre aux besoins des services clients. Participe aux réunions de planification des acquisitions ; collecte et analyse les données ; élabore et met à jour les outils de suivi des actions en cours ; collabore avec les clients pour la préparation des justifications, des dérogations et autres approbations nécessaires ; et vérifie l’exhaustivité et la clarté des données du système intégré de gestion logistique (ILMS) avant de transmettre les demandes au bureau de gestion financière (FMO) pour examen du financement. Prépare et publie les appels d’offres dans l’ILMS et travaille avec le superviseur des achats et l’agent contractant pour garantir la conformité aux exigences de publication de la réglementation des affaires étrangères (FAR) et de la réglementation des acquisitions du département d’État (DOSAR), notamment la publication des synopsis et des appels d’offres, conformément à la réglementation. Collabore avec le superviseur des achats et l’agent contractant à la préparation des demandes de propositions/devis. Participe aux activités préalables à l’attribution des marchés publics et aux enquêtes d’évaluation préalables auprès des fournisseurs ou bénéficiaires potentiels, afin de garantir leur admissibilité avant l’attribution du marché. Il/Elle effectue directement des opérations d’achat de micro-approvisionnement pour des fournitures ou des services en dessous du seuil d’acquisition simplifié qui nécessitent un recours limité aux techniques de négociation et d’analyse.
Solliciter et obtenir des devis par le biais de catalogues, d’Internet et de fournisseurs locaux et nationaux. Contribuer au suivi des performances, conformément aux termes et conditions du contrat, par l’analyse des rapports de performance et financiers. Gérer les contrats du portefeuille attribué, en contrôlant les niveaux de financement et en effectuant les modifications nécessaires sous la supervision du responsable des achats. Collaborer avec le responsable des achats et les représentants des contractants (RC) afin de garantir la définition et l’atteinte des objectifs/étapes clés (ou la mise en œuvre de mesures correctives), ainsi que la réalisation des objectifs généraux du programme/projet/activité. Effectuer des visites de site et participer aux réunions, selon les besoins. Fournir un encadrement au personnel technique et assister les RC dans leurs tâches programmatiques, afin d’éviter tout problème contractuel ou juridique, en sollicitant l’avis du responsable des achats et du responsable des achats si nécessaire. Contribuer à la recherche et à la résolution des problèmes pouvant survenir lors de l’exécution du contrat, notamment les modifications, les arrêts de travail, les litiges, les difficultés de mise en œuvre, les manquements, les dépassements de coûts, les performances insuffisantes et les problèmes de paiement. Prépare les documents justificatifs pour les examens postérieurs à l’attribution, y compris, mais sans s’y limiter, les notes de service, les notes de négociation des prix, les justifications des options, les modifications, la détermination des responsabilités, les dérogations, les documents d’attribution et les documents de résiliation, le cas échéant.
Qualifications et évaluations
Exigences:
Tous les candidats retenus doivent être en mesure d’obtenir et de conserver :
- certificat de sécurité ; ou
Tous les candidats retenus feront l’objet d’une enquête de sécurité et pourront être soumis à un examen médical d’embauche.
Le candidat retenu devra être en mesure de commencer à travailler dans un délai raisonnable après réception de l’autorisation de l’agence et/ou des habilitations/certifications requises, faute de quoi sa candidature sera annulée.
Exigences en matière de formation :
L’achèvement de deux années d’études universitaires est requis.
Évaluations :
Votre candidature sera évaluée en fonction des qualifications et exigences décrites dans cet avis de vacance de poste.
Il se peut qu’un test de langue ou de compétences vous soit demandé avant l’embauche.
Vous devez remplir le formulaire de candidature et fournir les documents requis. Votre candidature doit détailler toutes les qualifications et exigences du poste, notamment en matière de formation, d’expérience, de langues et de connaissances/compétences/aptitudes mentionnées. Toute candidature incomplète pourrait être rejetée.
Qualifications:
Expérience :
Trois ans d’expérience professionnelle en administration, service à la clientèle ou logistique sont requis.
Langue:
Anglais : Bonne maîtrise pratique ; expression orale, lecture et écriture [Ceci peut faire l’objet d’un test]
Français : Bonne maîtrise pratique ; expression orale, lecture et écriture [Ceci peut faire l’objet d’un test]
Connaissances professionnelles :
Connaissance pratique des procédures de passation de marchés et d’acquisitions au niveau national, incluant une bonne compréhension des tendances et des usages des marchés locaux et internationaux. Capacité à trouver des biens et services difficiles à obtenir et à négocier les prix avec assurance afin d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour le gouvernement américain. Aptitude à interagir avec tact et efficacité avec les fournisseurs, les acteurs de la chaîne d’approvisionnement et l’ensemble du personnel de la Mission en leur qualité de clients. Capacité à collaborer étroitement avec les services demandeurs, la section Budget et Finances, le service Expédition, les douanes, etc.
Compétences et aptitudes :
Maîtrise des outils informatiques de base et capacité à utiliser efficacement Internet pour les études de marché et la prise de contact avec les fournisseurs. Maîtrise de divers logiciels de traitement de texte, de bases de données et de tableurs. Capacité à analyser les tendances du marché, les prix de la concurrence, ainsi que la qualité et les spécifications des produits afin de garantir l’achat de biens et services de qualité à un prix raisonnable.
Avantages et autres informations
Avantages:
Avantages pour les agences :
La mission américaine offre une rémunération et des avantages sociaux compétitifs aux employés locaux :
Salaire : Le salaire annuel brut comprend : le taux de base, les indemnités diverses, les indemnités de transport, la prime Tabaski et la prime de fin d’année.
Prestations médicales : La mission américaine de Conakry assure directement ses employés et leurs personnes à charge admissibles par l’intermédiaire d’une compagnie d’assurance locale.
Congés : Sous réserve des limites et règles énoncées dans le plan de rémunération local, les employés ont droit aux congés suivants : congé annuel, congé de maladie, congé de maternité, etc.
Jours fériés : La mission américaine de Conakry observe les jours fériés américains et guinéens.
Pour les candidats membres de la famille admissibles (EFM), les avantages sociaux doivent être discutés avec le service des ressources humaines. Le barème de rémunération est établi par le service des ressources humaines et confirmé par Washington, D.C.
Autres informations :
PROCESSUS DE SÉLECTION PAR PRÉFÉRENCE À L’EMBAUCHE :
Une priorité d’embauche est accordée aux candidats admissibles et qualifiés, selon l’ordre indiqué ci-dessous. Il est essentiel de décrire précisément votre situation dans votre candidature ; à défaut, vous pourriez être jugé inéligible à cette priorité.
ORDRE DE PRÉFÉRENCE À L’EMBAUCHE
- Membre de famille admissible à une nomination (AEFM) / Membre de famille admissible citoyen américain (USEFM) qui est un ancien combattant américain admissible à une préférence*
- AEFM / USEFM
- Personnel du Service extérieur (FS) en congé sans solde (LWOP) et personnel de la fonction publique (CS) bénéficiant de droits à la réintégration **
IMPORTANT : Les citoyens américains membres de la famille admissibles (USEFM) qui demandent le statut d’ancien combattant américain bénéficiant d’une priorité d’embauche doivent fournir une copie de leur formulaire DD-214 le plus récent (« Certificat de libération ou de démobilisation du service actif »), de préférence la copie n° 4, une lettre du Département des affaires des anciens combattants (VA) attestant de l’existence actuelle d’une invalidité liée au service, ou tout document équivalent. Une « attestation » est tout document écrit des forces armées certifiant que le militaire devrait être libéré du service actif dans les forces armées dans des conditions honorables dans les 120 jours suivant la soumission de l’attestation par le demandeur. La lettre d’attestation doit être sur papier à en-tête de la branche militaire concernée et indiquer : (1) les dates de service militaire, y compris la date prévue de libération ou de démobilisation ; et (2) la nature du service. La soumission de documents acceptables est obligatoire pour bénéficier de la priorité d’embauche.
** Ce niveau de préférence s’applique à tous les employés du Service extérieur en congé sans solde et aux employés du Service civil ayant des droits de réintégration dans leur agence ou bureau.
Pour les définitions complètes des termes AEFM, USEFM, EFM, membre du ménage, etc., veuillez consulter les définitions du formulaire 3 FAM 7210.
CONSIDÉRATIONS SUPPLÉMENTAIRES RELATIVES À L’EMPLOI
Les points suivants s’appliquent uniquement aux EFM, USEFM et AEFM :
- Les employés actuels ayant bénéficié d’une priorité d’embauche et qui se trouvent dans leurs 90 premiers jours d’emploi ne sont pas admissibles. Cette restriction ne s’applique pas aux contrats temporaires ni aux horaires de travail intermittents ou irréguliers.
- Les candidats bénéficiant d’une priorité d’embauche et ayant déjà accepté une offre d’emploi conditionnelle ne peuvent se voir proposer une seconde offre d’emploi conditionnelle que s’ils retirent par écrit leur candidature pour le premier poste.
Les dispositions suivantes s’appliquent uniquement au personnel recruté localement (LE) :
- Les employés actuellement en période probatoire ne sont pas admissibles.
- Les employés actuels dont la note globale est « À améliorer », « Insatisfaisante » ou dont le score MBC est inférieur à 100 points sur leur rapport de performance le plus récent ne sont pas admissibles.
Comment postuler ?
Cliquez sur le bouton « Postuler à ce poste » en haut de la page pour commencer votre candidature. Pour visionner une vidéo explicative sur la procédure de candidature, cliquez ici .
Veuillez inclure dans votre candidature toute expérience pertinente, toute formation, toutes compétences linguistiques (y compris l’anglais) et toutes compétences ou exigences liées à l’emploi.
Vous pouvez modifier votre candidature à tout moment avant la date limite de dépôt des candidatures. Si vous ne soumettez pas un dossier de candidature complet avant cette date, votre candidature pourrait être rejetée.
Pour obtenir une copie de la description de poste complète, veuillez contacter le service des ressources humaines.
Pour demander un aménagement raisonnable, veuillez contacter le service des ressources humaines.
Documents requis :
Veuillez joindre tous les documents requis à votre candidature. Si votre dossier est incomplet, votre candidature pourrait être rejetée.
Tous les candidats :
- Permis de séjour
- Diplôme universitaire
- Certificat
- Licence professionnelle
- CV (le cas échéant)
De plus, les candidats membres de la famille admissibles (MFA) doivent soumettre :
- Copie de l’ordre de mission/notification d’affectation du commanditaire (ou équivalent)
- copie du passeport
- DD-214 – Copie n° 4 du membre, lettre du ministère des Anciens Combattants ou autre document justificatif (le cas échéant)
- SF-50 (le cas échéant)
Prochaines étapes :
Une fois l’avis de vacance (AV) clôturé :
- Les candidatures répondant aux exigences minimales en matière de formation et d’expérience seront examinées par le service des ressources humaines et le(s) responsable(s) de la sélection.
- Seulsles candidats présélectionnés seront contactés par courriel pour des tests de langue et/ou de connaissances obligatoires.
- Seulsles candidats retenus après les tests seront contactés par courriel pour un entretien.
- Les candidats non retenus seront informés des résultats par courriel.
Pour les candidats sélectionnés :
- Le service des ressources humaines enverra une offre conditionnelle accompagnée des exigences en matière de certification de sécurité et d’autorisation médicale.
- La certification de sécurité est un processus de 2 à 4 mois, effectué par le Bureau régional de sécurité (BRS), qui contactera le candidat une fois qu’il aura rempli les conditions énoncées dans l’offre conditionnelle.
- L’autorisation médicale est prise en charge par l’ambassade des États-Unis et sera effectuée séparément par le demandeur, au cours du processus de certification de sécurité.
- Une fois que le service des ressources humaines aura reçu l’autorisation médicale et le certificat de sécurité, le candidat recevra une offre formelle avec une date de début convenue.
Pour les membres de la famille admissibles (EFM), le Bureau des ressources humaines fournira les informations et les conseils appropriés.
Merci pour votre candidature et votre intérêt à travailler avec nous.
