COOPI (Coopérative Internationale) est une organisation humanitaire, non confessionnelle et indépendante qui lutte contre toutes les formes de pauvreté pour un monde meilleur. Fondée en 1965 par Vincenzo Barbieri (le « père » italien du volontariat international), COOPI a son siège à Milan et compte 20 antennes locales dans le Sud des pays du monde.
Responsable des finances et de l’administration
Résumé du poste
- Le responsable des finances et de l’administration est chargé d’exécuter toutes les tâches relatives aux activités financières, administratives et de ressources humaines du projet.
Principales responsabilités et tâches
Sous la supervision directe de l’administrateur pays, et en collaboration avec le chef de base et les autres collaborateurs de la coordination et des autres bases, il/elle devra :
- Garantit la bonne gestion comptable et administrative du projet, conformément à la convention de subvention approuvée et signée par COOPI et aux procédures du donateur.
- Pour effectuer les tâches de gestion de trésorerie, qui comprennent la responsabilité de toutes les transactions en espèces au bureau, les saisies quotidiennes dans le système comptable COOPI-Cooperazione Internazionale (DESy)
- Assurer la bonne gestion du projet et la coordination des flux de trésorerie (caisse et banque) et en particulier le rapprochement mensuel (physique et avec le logiciel comptable Desy) sous la supervision de l’administrateur de zone.
- Garantit la bonne tenue de la comptabilité du projet et de tous les documents comptables ; organise, classe et numérise tous les bons de paiement avec les pièces justificatives associées pour archivage dans le cloud COOPI.
- Gestion administrative : Vérifier la bonne gestion administrative du projet (contrats, achats de biens et de services, appels d’offres, etc.) conformément aux procédures de COOPI et des donateurs.
- Préparer les documents de paiement et vérifier que tous les documents justificatifs sont conformes aux procédures de COOPI et des donateurs, ainsi qu’à la réglementation juridique spécifique au pays.
- Organiser, classer et numériser tous les justificatifs de paiement ainsi que les documents annexes à archiver dans le cloud COOPI.
- Être le point de contact financier pour les distributions de trésorerie aux projets, vérifier la documentation avant et après les distributions et être présent pour surveiller les distributions et les paiements.
- Appui à la préparation des audits de projets et à la coordination.
- Effectuer des opérations bancaires, y compris les demandes de virement, les retraits, l’émission/la réception de lettres et de relevés bancaires, les rapprochements bancaires.
- Afin de garantir la mise à jour des registres d’inventaire du ou des projets en collaboration avec le service logistique et d’aider à la réalisation d’inventaires physiques aléatoires et de relevés de stock.
- Versement des impôts (retenue à la source) dans l’État.
- Collectez tous les documents RH des nouveaux employés embauchés sur la base et assurez-vous d’une collecte fluide des bulletins de paie mensuels et de tout autre document RH.
- Mettre à jour, suivre et tenir à jour la base de données de tous les congés du personnel national de COOPI.
- Établir les feuilles de présence du personnel sur une base mensuelle.
- Assister le responsable RH/le gestionnaire dans la préparation des feuilles de temps du personnel.
Responsabilités supplémentaires :
- Cette description de poste n’est pas exhaustive et l’employé devra également effectuer d’autres tâches connexes, selon les besoins et les directives du coordonnateur de zone ou de l’administrateur de pays.
Compétences et aptitudes du candidat (formation, compétences, aptitudes)
Exigences minimales :
- Diplôme de premier cycle (licence ou master) en comptabilité, sciences sociales, gestion d’entreprise, administration des affaires, administration publique ou domaine connexe, avec une expérience préalable dans le domaine des projets humanitaires.
- Un master en comptabilité / finance / ressources humaines sera un atout supplémentaire.
- Preuve du certificat de libération du NYSC, avec une expérience antérieure de travail dans des projets de développement et d’urgence, notamment dans une ONG / OING ou dans le secteur financier.
Compétences / Aptitudes :
Essentielles :
- 3 à 4 ans d’expérience professionnelle dans le domaine administratif au sein d’une ONG, d’une ONG internationale ou de toute autre institution financière.
- Expérience en matière de collecte, de compilation et d’archivage de données.
- Compétences professionnelles : bonne connaissance de la gestion de trésorerie, des tâches administratives quotidiennes, de la logistique et des approvisionnements.
- Maîtrise de l’anglais.
- Capacité à planifier et organiser son travail, à rédiger des rapports clairs et concis et à communiquer efficacement (à l’écrit comme à l’oral).
- Capacité avérée à prioriser les tâches et à respecter les délais.
- Excellentes compétences en communication.
- Un engagement avéré en matière de responsabilité.
- Excellentes compétences informatiques, notamment une maîtrise de MS Excel.
- Solides compétences en analyse (qualitative et quantitative).
- Excellentes compétences interpersonnelles, communication écrite et verbale.
- Forte conscience et sensibilité culturelles.
- Bonne compréhension des situations d’urgence complexes et des contextes de crise.
- Compétences avérées en matière de gestion, de travail d’équipe, de négociation et de recherche de consensus.
- Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
- Les candidatures des personnes handicapées sont fortement encouragées.
Préféré :
- Excellente maîtrise de l’anglais, avec une compréhension correcte du haoussa.
- Apte et disposé à être basé et à voyager régulièrement dans des régions reculées où les services sont limités.
Méthode d’application
Intéressé et qualifié ? Rendez-vous sur COOPI – Cooperazione Internazionale sur form.gle pour postuler.
