L’OIM s’engage à promouvoir un environnement de travail diversifié et inclusif. Les candidatures internes et externes sont les bienvenues. Les candidatures internes sont toutefois prioritaires. 

Sous la supervision générale du responsable de la gestion des ressources humaines (RGH) et sous la supervision directe du responsable principal des ressources humaines, le/la titulaire du poste sera chargé(e) d’appuyer la gestion des ressources humaines conformément aux règlements et procédures de l’organisation. Plus précisément, il/elle devra :

1. Appuyer les processus de recrutement au sein du bureau en coordonnant la publication des avis de vacance de poste/avis de vacance de poste spéciaux, en recevant et en triant les candidatures, en organisant les entretiens et les tests, en préparant toute la documentation et le matériel requis, en envoyant des communications aux candidats, en contactant les anciens employeurs pour des vérifications de références et toute autre activité connexe assignée. 
2. Effectuer les activités de pré-embauche telles que la préparation de la documentation d’entrée en fonction (EOD) et la collecte des pièces justificatives, la coordination des examens médicaux EOD, le suivi auprès des services médicaux concernant les autorisations médicales, la coordination des séances d’orientation, l’organisation des séances d’information sur la sécurité et des examens médicaux, l’inclusion dans les régimes d’assurance le cas échéant, la création du dossier personnel, etc. 
3. Exécuter les rôles assignés dans le système RH de l’organisation, en accordant une attention particulière à la cohérence et à l’exactitude des données ; saisir et tenir à jour les données sur la base des approbations et des pièces justificatives ; surveiller et assurer le suivi de la situation contractuelle et des droits et générer des rapports et autres documents relatifs aux RH.
4. Assurer le rôle de gestionnaire des temps ; maintenir, mettre à jour et rapprocher les quotas de congés sur la base des pièces justificatives ; générer et modifier les rapports relatifs aux congés ; répondre aux questions générales concernant l’administration des congés ; guider le personnel sur la procédure de demande et d’approbation dans le système.
5. Appuyer les processus de séparation, de classification, de reclassement et de promotion en collectant la documentation nécessaire, en rédigeant les formulaires, en effectuant les calculs de base, en obtenant les approbations et en assurant la coordination avec les unités concernées au sein du bureau régional et des centres administratifs. 
6. Mettre à jour et maintenir les systèmes d’archivage électroniques et physiques de l’unité, y compris les dossiers du personnel avec toute la documentation justificative, les dossiers de recrutement, les politiques, règlements, directives et manuels des ressources humaines, les contrôles internes, etc. 
7. Rédiger des projets de certificats de travail, d’avis, de lettres, de rapports, de présentations, de graphiques, etc. ; mettre à jour l’organigramme et veiller à la soumission rapide des documents.
8. Appuyer l’organisation des réunions, des activités de formation et autres événements des ressources humaines en réalisant des activités logistiques telles que la réservation des salles de réunion, la mise à disposition du matériel et des fournitures, la préparation de la correspondance, ainsi que la rédaction et l’assemblage des documents. 
9. Répondre aux demandes de renseignements généraux concernant les politiques, les instructions et les procédures des ressources humaines.
10. Effectuer toute autre tâche connexe qui vous sera confiée.

ÉDUCATION

• Diplôme d’études secondaires et quatre années d’expérience pertinente; ou,
• Baccalauréat en ressources humaines, administration des affaires, psychologie ou domaine connexe, avec deux ans d’expérience professionnelle pertinente.
• Les universités accréditées sont celles qui figurent sur la liste des universités accréditées. Base de données mondiale de l’UNESCO sur l’enseignement supérieur.

EXPÉRIENCE

• Maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, Outlook) ; une expérience préalable avec SAP ou Oracle constitue un atout distinct ;
• Souci du détail, capacité à organiser les documents de manière méthodique ; 
• Discret, attentif aux détails et aux besoins des clients, patient et disposé à apprendre de nouvelles choses ;  

• Une expérience professionnelle antérieure au sein d’organisations humanitaires internationales, d’institutions/organisations non gouvernementales ou gouvernementales dans un contexte multiculturel est un atout ;

• Expérience de travail en étroite collaboration avec les collègues des RH et les autres départements ; 

COMPÉTENCES

• Solides compétences en matière d’organisation, de coordination, de communication et de résolution de conflits

• Compréhension des politiques, règles et procédures RH, y compris le recrutement et la gestion du personnel

• Maîtrise de l’outil informatique, notamment des applications MS Office.

• La connaissance des systèmes et procédures internes de l’IOM, tels qu’Oracle, sera un atout.

• Connaissance des principes fondamentaux du droit du travail et des exigences de conformité en matière de ressources humaines.

• Rédaction de documents : contrats, lettres, rapports RH.

• Gérer les données sensibles des employés de manière responsable, confidentielle et discrète.

• Compétences organisationnelles : capacité à gérer efficacement plusieurs tâches administratives.

• Compétences en communication : interaction claire et professionnelle avec les employés et les gestionnaires.

• Résolution de problèmes et adaptabilité : gérer avec souplesse les problèmes RH imprévus.

• Souci du détail : garantir l’exactitude des dossiers et des processus de conformité.

LANGUES
Les langues officielles de l’OIM sont l’anglais, le français et l’espagnol. 

Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais et du français (oral et écrit) est requise.