En Afrique francophone Deloitte est présent en Afrique du Nord, en Afrique de l’Ouest et en Afrique Centrale et dispose de 10 bureaux avec une capacité d’intervention sur 19 pays Deloitte mobilise plus de 1 400 collaborateurs dans les activités de Consulting, d’Audit Assurance, de conseil Juridique et Fiscal, de Risk Advisory, de Financial Advisory et de Business Outsourcing.
POSTE 1 : Soutien administratif
Description de l’emploi
Objectif du poste
Le poste d’assistant(e) administratif(ve) consiste à fournir une assistance administrative aux différents services d’AMCE. Ce rôle garantit le bon fonctionnement du bureau en gérant la correspondance, la planification, la saisie de données et en participant aux tâches administratives quotidiennes. L’assistant(e) administratif(ve) contribue à maintenir un environnement de travail organisé et efficace pour l’équipe et à améliorer la productivité globale de l’établissement.
Responsabilités principales
Gestion opérationnelle et administrative
- Coordonner les activités administratives quotidiennes, en veillant au bon fonctionnement du bureau.
- Gérer la planification des rendez-vous et des réunions des chefs de service et des cadres supérieurs.
- Organiser et tenir à jour les dossiers et fichiers du bureau, en veillant au respect des réglementations en matière de protection des données.
- Veillez à commander les fournitures de bureau en temps voulu et à surveiller les niveaux de stock.
- Coordonner la logistique des événements, réunions et conférences hospitalières.
Communication et correspondance
- Assurer la liaison pour les communications internes et externes, en personne et par téléphone/courriel.
- Préparer, relire et corriger la correspondance telle que les courriels, les notes de service et les rapports.
- Transmettre les messages entre les différents services et assurer un suivi approprié.
- Maintenir une communication efficace avec les patients, leurs familles et les fournisseurs.
- Élaborer et gérer les protocoles de communication destinés au personnel interne.
Soutien financier et budgétaire
- Participer au traitement des factures, au suivi des dépenses du département et à la gestion des budgets.
- Apporter un soutien aux cadres supérieurs du service financier dans la préparation des rapports et documents financiers.
- Assurer le paiement ponctuel des factures fournisseurs et tenir à jour les registres des transactions financières.
- Contribuer au suivi et au rapprochement des budgets départementaux.
- Contribuer à la préparation des rapports d’audit et participer au processus d’audit interne.
Planification et coordination
- Aider à la planification des réunions, des rendez-vous et des interventions chirurgicales pour les professionnels de la santé.
- Collaborer avec les médecins, les infirmières et les autres membres du personnel médical afin d’assurer une planification efficace.
- Préparer la documentation et le matériel nécessaires pour les réunions ou les visites chez les patients.
- Faciliter la préparation et l’organisation des formulaires et rapports d’admission des patients.
- Veillez à ce que tous les documents soient correctement classés et facilement accessibles en cas de besoin.
Conformité et documentation
- Veiller à ce que toutes les activités opérationnelles respectent la réglementation en matière de soins de santé et les politiques de l’organisation.
- Contribuer au respect des normes en matière de dossiers médicaux et de confidentialité des patients.
- Appuyer les processus d’audit et fournir la documentation requise pour les audits légaux et réglementaires.
- Tenez-vous au courant des politiques, de la législation et des meilleures pratiques en matière de soins de santé.
- Assurer un contrôle documentaire adéquat, y compris le stockage et la récupération des dossiers patients sensibles.
Qualifications
Exigences en matière d’éducation
- Un baccalauréat en administration des affaires, en gestion ou dans un domaine connexe est préférable.
- Un master en gestion des établissements de santé, en administration des affaires ou dans un domaine connexe constitue un atout supplémentaire.
Exigences professionnelles
- Toute certification administrative ou liée aux soins de santé est un atout (par exemple, administration de cabinet médical, administration des services de santé).
Exigences en matière d’expérience
- 1 à 4 ans d’expérience en soutien administratif, de préférence dans le secteur de la santé.
- Une expérience de travail en milieu médical ou hospitalier est préférable.
- Capacité avérée à gérer les fonctions administratives, notamment la planification, la facturation et la gestion de bureau.
- Une expérience avec les logiciels de gestion des soins de santé ou les systèmes similaires est un atout.
Exigences de compétences
Exigences en matière de connaissances
- Connaissance des procédures et des meilleures pratiques de bureau.
- Connaissance de diverses applications logicielles (par exemple, traitement de texte, tableurs, bases de données).
- Compréhension des principes de base de la comptabilité et des achats.
Exigences en matière de compétences
- Excellentes aptitudes à la communication (écrite et orale) et aux relations interpersonnelles.
- Solides compétences en matière d’organisation et de gestion du temps.
- Maîtrise de la saisie de données et de la tenue de registres.
- Capacité à prioriser les tâches et à travailler de manière autonome.
Capacités personnelles
- Intégrité et confidentialité élevées.
- Souci du détail et de la précision.
- Attitude positive et sens du service client.
- Adaptabilité et flexibilité.
- Proactif et débrouillard.
Méthode d’application
Utilisez le(s) lien(s) ci-dessous pour postuler sur le site web de l’entreprise.
- Comptable
- Consultant ERP
- Responsable de la transformation de l’apprentissage
- Administrateur de laboratoire
- Superviseurs des déchets (médicaux et non médicaux)
- Responsable qualité et conformité
- Responsable des dossiers médicaux
