Les Open Society Foundations (OSF), fondées par George Soros en 1979, sont un réseau mondial de philanthropie finançant des organisations indépendantes pour promouvoir la démocratie, les droits de l’homme, la justice et des sociétés ouvertes. Elles soutiennent des projets sur la gouvernance, l’éducation et l’équité.
Objectif du rôle
Le poste d’ agent administratif relève de la division Secrétariat général et Opérations du service juridique . Cette dernière apporte un soutien au service juridique dans un large éventail de tâches administratives et de direction, notamment l’administration des contrats, les processus de paiement des fournisseurs, la gestion des ressources et des demandes, la formation et la communication, l’amélioration continue et l’optimisation des processus, et abrite également la fonction de secrétariat général responsable du soutien à la gouvernance.
Principales responsabilités
En tant qu’agent administratif, vous devrez :
- Intégrez l’équipe de soutien juridique de l’OGC et assurez des tâches de soutien juridique, exécutif et administratif de haut niveau exigeant discrétion et confidentialité.
- Fournir un soutien administratif proactif au conseiller juridique adjoint (basé à Berlin, en Allemagne), notamment en matière de gestion complexe de son calendrier, de coordination des réunions, d’organisation des déplacements et de rapports de dépenses.
- Assister les hauts dirigeants et les avocats dans leurs fonctions administratives, notamment : la coordination des agendas, la planification de réunions/événements complexes avec les parties prenantes, la préparation des documents et l’organisation logistique.
- Effectuer des tâches juridiques sous supervision et suivre les procédures de conformité, ce qui requiert une connaissance du vocabulaire juridique mais pas l’expertise d’un juriste.
- Fournir un soutien administratif général au Bureau du conseiller juridique, notamment en matière d’administration des contrats, de processus d’approvisionnement, de facturation, de suivi des dépenses du département, de coordination des réunions d’équipe, de planification, d’assistance pour les déplacements et les dépenses, et autres tâches administratives.
- Établir et développer des relations avec les autres départements opérationnels multirégionaux d’OSF. Prendre des notes lors des réunions et apporter un soutien à la gestion de projet selon les besoins.
Le candidat idéal
Qualifications
- Un niveau d’études qui, combiné à votre expérience professionnelle, démontre clairement votre capacité à assumer les responsabilités clés et à contribuer au succès de l’organisation.
Expérience
Essentiel:
- Expérience confirmée en tant qu’assistant(e) administratif(ve) et/ou de direction hautement qualifié(e), auprès de cadres supérieurs, incluant la gestion d’agendas internationaux complexes et l’organisation de réunions de groupe. Une expérience au sein d’un cabinet d’avocats ou d’un service juridique serait un atout.
- Expérience en matière de direction et de gestion d’un large éventail de tâches et/ou de projets.
- Expérience en matière d’administration de contrats et de gestion des factures.
Souhaitable:
- Expérience de travail au sein de structures internationales complexes et/ou dans le secteur à but non lucratif.
- Connaissance des concepts et du vocabulaire juridiques
- expérience en gestion de projet
- Solide connaissance pratique des outils Microsoft 365, avec une expérience d’utilisation de systèmes numériques tels que les plateformes CRM, SharePoint, les systèmes de gestion documentaire, les outils de suivi ou des outils similaires.
Compétences fonctionnelles :
- Excellente maîtrise de Microsoft 365, des outils CRM et des plateformes d’organisation numérique, notamment la capacité d’utiliser la technologie pour organiser le travail, suivre les priorités, gérer l’information et améliorer les processus administratifs.
- Sensibilisation aux exigences de conformité afin de garantir que l’organisation respecte les lois et les réglementations.
- Capacité démontrée à utiliser la communication verbale et écrite pour apporter un soutien à plusieurs professionnels (au sein d’une équipe juridique), y compris dans un environnement virtuel.
- Capacité à traiter les informations avec la plus grande confidentialité
Compétences personnelles :
- Démontre son attachement aux valeurs fondamentales d’OSF que sont l’humilité, l’engagement, la collaboration, le respect, l’inclusion et l’intégrité.
- Esprit analytique aiguisé
- Solides compétences interpersonnelles permettant d’établir des relations à différents niveaux, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’organisation, avec une sensibilité aux différences culturelles.
- Fait preuve de débrouillardise et d’autonomie, capable de travailler de manière indépendante et de résoudre les problèmes de façon créative.
- S’engager en faveur de la diversité et de l’inclusion en reconnaissant et en valorisant les différences individuelles et collectives au travail et ailleurs. Créer un environnement de travail inclusif en respectant et en recherchant la diversité des points de vue et des perspectives.
Langues :
Excellente maîtrise de l’anglais. La connaissance d’autres langues serait un atout.
Voyage
Des déplacements sont nécessaires et leur fréquence dépend des exigences du poste.
Ce que nous proposons
- Des opportunités exceptionnelles d’apprendre, de progresser et d’avoir un impact ; allant d’une généreuse allocation annuelle de perfectionnement professionnel pour chaque employé à des formations sur site et à des échanges enrichissants avec des experts invités.
- D’excellents avantages sociaux et des primes favorisant le bien-être et un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, notamment :
- Congés généreux et modalités de travail flexibles.
- Les employés sont tenus de travailler dans un bureau de l’Open Society 50 % de leurs jours ouvrables par mois.
- Assurance maladie payée par l’employeur* et régimes dentaires pour les particuliers et les familles (aucune contribution de l’employé requise).
- Régime d’épargne-retraite exceptionnel (sans cotisation pour les employés) et assurance-vie.
- Congé parental rémunéré progressif, soutien à la planification familiale et reproductive, et bien plus encore.
- Un engagement à favoriser un environnement de travail diversifié et inclusif, afin que vous puissiez être vous-même au travail et avoir un impact positif.
Qui sommes-nous ?
Les Fondations Open Society œuvrent à l’établissement de démocraties dynamiques et inclusives où les gouvernements sont responsables devant leurs citoyens. Notre modèle opérationnel organise l’octroi de subventions autour de projets spécifiques et limités dans le temps, développés en parallèle avec le soutien apporté à nos partenaires établis, ce qui nous permet de répondre rapidement aux nouveaux besoins. Nous sommes engagés à promouvoir la dignité humaine, l’égalité et les droits ; à repenser les idéaux et les pratiques démocratiques ; et à faire progresser l’équité dans les systèmes de gouvernance.
Guidés par les valeurs de notre fondateur et par la conviction que tout est possible, nous collaborons directement avec des organisations, des individus et des décideurs politiques du monde entier par le biais de subventions, d’actions de plaidoyer, d’investissements à impact et de contentieux stratégiques en matière de droits humains afin de susciter un changement positif. Au cœur de notre mission se trouve un profond engagement envers les droits, l’équité et la justice, qui guide chacune de nos actions.
Rémunération compétitive
Open Society Foundations s’engage à promouvoir la diversité, l’équité et l’inclusion, et à constituer un personnel diversifié qui reflète les mouvements, les enjeux et les communautés que notre mission sert. Les candidatures de personnes issues de milieux, d’identités et de communautés sous-représentés sont encouragées.
Nous nous engageons à fournir des aménagements raisonnables aux candidats et aux collègues en situation de handicap.
