Poste à pourvoir à l’Institut international pour la démocratie et l’assistance électorale (IDEA)-(9 juillet 2026)

L’Institut international pour la démocratie et l’assistance électorale (IDEA) est une organisation intergouvernementale qui regroupe 35 États membres répartis sur différents continents. L’IDEA a pour mission de soutenir une démocratie durable à l’échelle mondiale, notamment en collaborant avec les démocraties, qu’elles soient récentes ou établies, afin de renforcer leurs institutions et leur culture démocratiques. À l’interface de la recherche et de la pratique, l’IDEA sert de forum de dialogue et s’appuie sur l’analyse comparative des expériences pour identifier les bonnes pratiques en matière de consolidation de la démocratie. Il produit également des outils de connaissances et des guides pratiques pour l’appui à la démocratie. L’Institut anime un réseau mondial d’experts, fournit des supports de formation et offre des conseils stratégiques aux acteurs de la démocratie aux niveaux international, régional et national. Son siège se trouve à Stockholm et il dispose de bureaux de terrain en Afrique et au Moyen-Orient, en Asie et dans le Pacifique, ainsi qu’en Amérique latine et dans les Caraïbes.

Le projet de renforcement des organisations de la société civile (CSO Bridge) vise à créer un environnement plus favorable à leur développement et à leur contribution au développement durable au Nigéria. Il s’appuiera sur les acquis du programme « Agents pour une transformation citoyenne » (ACT), financé par l’Union européenne (UE) et récemment achevé. Ce programme, financé par l’Union européenne (UE) pour une durée de trois ans (2025-2028), devrait produire les résultats suivants :

• Résultat 1 : Des mécanismes de coordination fonctionnels et efficaces, encourageant et maintenant un environnement favorable aux opérations des OSC, sont en place aux niveaux national et infranational.
• Résultat 2 : Amélioration des capacités des OSC à comprendre et à respecter les exigences réglementaires existantes et à appliquer les principes et pratiques d’autorégulation.
• Résultat 3 : Amélioration des cadres réglementaires et des pratiques ayant une incidence sur la formation et le fonctionnement des OSC aux niveaux national et infranational.

L’assistant administratif fournit un soutien logistique et administratif solide au projet CSO Bridge, permettant à ce dernier d’atteindre ses objectifs et résultats, en étroite coordination avec les autres projets mis en œuvre par IDEA au Nigéria et en collaboration avec le bureau régional Afrique et Asie occidentale d’International IDEA.

Fonctions et responsabilités

1. Traite les demandes et questions administratives pour l’équipe et selon les directives du responsable des achats et des opérations et du chef de programme ;
2. Fournit en temps opportun des données sur les coûts (hébergement hôtelier, lieu et transport) à l’équipe du programme pour appuyer la préparation des budgets et l’analyse ;
3. Organise et coordonne les aspects logistiques des réunions, conférences et ateliers (obtention de devis et réservation de salles, liaison avec les participants, etc.) ; Aide à la préparation du matériel de réunion et gère les demandes d’impression ;
4. Gère tous les préparatifs de voyage (hébergement à l’hôtel, transport, etc.) pour le personnel et les consultants sur demande, et établit les demandes d’achat correspondantes ;
5. Sollicite les commentaires des visiteurs et du personnel afin d’assurer le contrôle de la qualité des prestations de voyage (hôtels, lieu, transport, etc.) ;
6. Élabore et met à jour les coordonnées des prestataires de services (hôtels, billetteries, salles de spectacle, etc.) utilisés par le programme (y compris l’immigration et la Commission nationale de planification) ;
7. Dirige les arrangements protocolaires du programme ; Établit et maintient des relations efficaces avec les personnes clés qui facilitent le statut officiel du personnel expatrié dans le pays ;
8. Fournit un soutien en matière de demande et de traitement de visas au personnel du programme en mission officielle ; fournit les lettres de visa pertinentes et assure la liaison avec les ambassades et les agents de visas concernés pour obtenir les visas requis ;
9. Apporte son soutien à tous les processus administratifs affectant l’arrivée, la présence et le départ du personnel du projet (interne et externe) ; réception et envoi des effets personnels du personnel international à l’arrivée et au départ ;
10. Maintient une connaissance des processus clés et des organisations officielles applicables au personnel international entrant, y compris l’immigration, l’enregistrement de résidence auprès de la Commission nationale de planification (CNP), les permis de conduire, etc.
11. Est responsable de la documentation des procédures et processus appropriés pour les procédures d’entrée et de sortie, y compris les différents permis requis pour le personnel et les consultants d’International IDEA en visite ;
12. Apporte son soutien au responsable des achats et des opérations en ce qui concerne les inventaires de bureau, la gestion du registre des actifs, les achats, les questions relatives aux bureaux et aux logements, etc., y compris les questions d’entretien nécessaires au bureau ou aux résidences ;
13. Gère le planning des chauffeurs de bureau, y compris l’entretien des véhicules, et s’assure que les chauffeurs effectuent et enregistrent les détails de tous les contrôles de sécurité des véhicules ;
14. Veille à ce que les exercices d’incendie réguliers soient effectués, que le matériel d’incendie soit entretenu et que tout problème de sécurité soit signalé rapidement à l’équipe de direction ;
15. Fournit un soutien administratif au chef de programme, notamment en organisant des réunions internes régulières du personnel au bureau de pays et en produisant des projets de procès-verbaux et de rapports de ces réunions ;
16. Apporte son soutien à la communication et à la correspondance internes et externes du chef de programme ; rédige des rapports, des lettres et d’autres correspondances pertinentes et assure un classement approprié ;
17. Gère l’agenda du responsable de programme et sert de point de contact pour les visiteurs externes au bureau du responsable de programme. Cela comprend la planification des voyages des visiteurs ;
18. S’acquitte de toutes autres tâches et responsabilités liées au poste qui peuvent lui être confiées de temps à autre.

Profil général

• A acquis des connaissances et des compétences spécialisées grâce à une formation formelle ou à une expérience professionnelle et à une expérience de travail considérable ;
• Apporte une valeur ajoutée considérable aux activités d’équipe au sein de son unité et est susceptible de servir de ressource informelle pour ses collègues ; collabore avec d’autres entités de l’Institut selon les besoins ;
• Respecte les procédures internes afin de garantir des normes de performance élevées et le respect des directives institutionnelles ;
• Agit conformément aux valeurs fondamentales d’International IDEA : respect, intégrité et professionnalisme ;
• Intègre les considérations d’égalité des sexes, de diversité et d’inclusion sociale (GEDSI) dans toutes les tâches et activités, conformément aux valeurs fondamentales de l’Institut et à son engagement envers la politique GEDSI.

Ligne hiérarchique

 Responsable des achats et des opérations (NG-FC).

Formation et expérience

• Diplôme ordinaire (OND) ou équivalent et de préférence formation commerciale et/ou de secrétariat ; un diplôme universitaire en commerce ou dans une autre discipline pertinente est considéré comme un avantage ;
• Minimum de trois (3) ans d’expérience professionnelle dans l’administration, le soutien logistique, l’approvisionnement et/ou l’administration des affaires ;
• La connaissance et la compréhension des enjeux affectant l’environnement réglementaire des sociétés civiles sont bénéfiques ;
• L’expérience en matière de réseautage et de communication avec différents acteurs tels que les gouvernements, l’UE, les ONG, les fournisseurs, les partenaires et autres organisations est considérée comme un atout ;
• L’expérience de travail dans un contexte international, par exemple au sein d’une ONG ou d’une organisation intergouvernementale, est considérée comme un atout.

Conditions du contrat :

• Courrier local.
• Contrat à durée déterminée jusqu’au 28 février 2028.
• Rémunération : salaire brut mensuel de 990 USD

Veuillez noter que, s’agissant d’un poste local, International IDEA ne prendra en charge aucun frais de déménagement du candidat retenu vers son lieu d’affectation. Ce poste est ouvert aux personnes légalement autorisées à vivre et à travailler au Nigéria pendant toute la durée du contrat. International IDEA n’est pas en mesure d’apporter son soutien aux demandes de permis de travail.

Utilisation de l’IA dans le recrutement :
International IDEA accorde une grande importance à l’intervention humaine dans le processus de recrutement. Les candidats doivent déclarer toute utilisation d’outils d’IA. Tous les documents de candidature, les évaluations écrites et les réponses aux entretiens (le cas échéant) doivent être entièrement rédigés par des humains et refléter les connaissances, les compétences et l’expérience propres au candidat. L’utilisation de l’IA pour générer du contenu ou présenter de manière trompeuse les qualifications est interdite. Les technologies d’assistance basées sur l’IA (telles que les lecteurs d’écran ou les outils de reconnaissance vocale) peuvent être utilisées à des fins d’accessibilité afin de garantir l’égalité d’accès au processus de recrutement.

Candidature à ce poste :

• Les candidatures doivent être soumises en ligne au plus tard le dimanche 19 juillet 2026 à 23h59 (CEST).
• Veuillez noter que toutes les candidatures doivent être rédigées en anglais.

Processus de sélection :

• L’évaluation des candidats qualifiés comprendra une évaluation écrite et jusqu’à deux (2) entretiens.
• Les candidats retenus pour la prochaine étape du processus seront contactés une fois que toutes les candidatures auront été soigneusement examinées.
• Tous les candidats seront informés de l’état de leur candidature par courriel une fois le processus finalisé.

Compte tenu du nombre élevé de candidatures attendues, International IDEA les examinera au fur et à mesure de leur réception, et le poste pourrait être pourvu avant la date limite initialement prévue. Les candidats sont donc invités à postuler au plus tôt.

International IDEA est un employeur qui respecte l’égalité des chances et qui cherche à diversifier davantage son personnel en termes de genre, de culture et de nationalité.

Postulez