Poste 1 : Responsable Conformité – Projet SWEDD
Date : 05-Avr-2022
Lieu : Cotonou, Bénin
Entreprise : Plan International
L’organisation
Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité pour les filles.
Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.
En travaillant avec les enfants, les jeunes, nos sympathisants et nos partenaires, nous aspirons à un monde juste, en nous attaquant aux causes profondes des défis auxquels sont confrontées les filles et tous les enfants vulnérables.
Nous soutenons les droits des enfants de la naissance jusqu’à ce qu’ils atteignent l’âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer – et de réagir – aux crises et à l’adversité. Nous conduisons des changements dans les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances.
Nous construisons des partenariats puissants pour les enfants depuis plus de 80 ans et sommes maintenant actifs dans plus de 70 pays.
| Poste | Agent de conformité | Noter | C2 |
| Service & Localisation | Département des Finances
|
Date | avril 2022 |
| Rendre compte au : | Responsable Financier Pays | ||
| Mais : Comment ce poste appuie-t-il la stratégie et la mission de Plan ? | Dans le cadre de la société en œuvre de sa stratégie, Plan International Bénin a obtenu du gouvernement béninois à travers la Banque Mondiale un financement pour la mise en œuvre des sous Projets Autonomisation des femmes Zone Sud et Zone Nord (Projet SWEDD Composante1). Afin de renforcer la qualité de la mise en œuvre de ces projets, Plan Benin recrute sur fonds propre un compliance officer. | ||
Dimensions du rôle
Le compliance officer assurera la conformité aux exigences de la subvention et servira de personne-ressource pour les chargés des finances et les gestionnaires du projet SWEED. Il / elle veillera à ce que les procédures financières et administratives jugées du projet soient rédigées, recommandées et mises en œuvre conformément aux exigences du bailleur. Il/elle sera sous la supervision hiérarchique du Directeur Financier de Plan Bénin et sous la supervision fonctionnelle de la coordonatrice nationale du projet SWEDD.
- Résultats finaux clés et responsabilités typiques
2.1 Principaux résultats
- Mise en place d’un système de suivi pour s’assurer que les exigences en matière de rapportage (rapports financiers, évaluations, audits) sont respectées ;
- Bonne gestion administrative et financière de la subvention dans SAP
- Bonne documentation des dépenses sur la subvention
- Bon archivage des documents comptables produits sur le projet (à la fois sous forme électronique et sur papier).
- Renforcement des capacités des partenaires
2.2 Responsabilités typiques
- Maintenir les informations clés de gestion liées au projet SWEDD ;
- Veiller à ce que les dépenses soient conformes au budget prévu et aux exigences des donateurs ;
- Informer le BDM et le CFM des éventuelles situations de non-conformité liées aux subventions lors de leur mise en œuvre ;
- Préparer et suivre un calendrier annuel de rapportage de la subvention (financier et narratif et assurer le respect des délais de rapport) ;
- Maintenir toutes les informations relatives au projet SWEDD ;
- Participer à la mise à jour du Plan opérationnel de la subvention ;
- Assurer la liaison avec les auditeurs et faciliter les missions d’audits internes et externes du projet SWEDD et assurer le suivi des recommandations
- Travailler avec les programmatiques pour s’assurer que toutes les modifications des PO sont conformes au document FAD et assurer un suivi approprié avec les autres membres du personnel de la subvention pour la modification du FAD lorsque cela est nécessaire.
- Veiller à ce que les exigences en matière de rapports des donateurs au moment de la préparation des rapports soient respectées afin d’atténuer le risque de coûts non autorisés
- Veiller à ce que les achats soient effectués conformément au plan de passation de marchés et aux exigences des donateurs
- Veiller à ce que la documentation de la subvention SWEDD soit diffusée aux parties concernées, y compris le personnel de terrain et les partenaires de mise en œuvre
- Développer la capacité du personnel de Plan et du personnel des partenaires du projet SWEDD à se conformer aux exigences des donateurs
- Veiller à ce que les procédures administratives et financières soient élaborées, recommandées et mises en œuvre conformément aux exigences des donateurs.
- Aviser le CFM de tout problème potentiel de non-conformité (plan ou partenaires).
- Effectuer des visites de suivi et de soutien aux projets selon les besoins pour signaler et résoudre les problèmes de gestion
- Produire des rapports mensuels et trimestriels sur la situation de la subvention, à la fois interne pour Plan International Bénin et externe
- S’assurer que la gestion de la subvention respecte les normes de transparence et de responsabilité de Plan et respecte les politiques, procédures et règles de Plan, y compris la politique de protection de l’enfance de Plan.
- Assurer le recouvrement des coûts administratifs liés à la subvention SWEDD.
- Effectuer des vérifications ponctuelles pour s’assurer que les subventions SWEDD sont suivies correctement dans SAP/YODA.
- Consolider les rapports financiers et procéder aux réconciliations appropriées
2.3 Indicateurs de performance
- Nombre d’employés du projet SWEDD de Plan International Bénin et des partenaires formés aux procédures de subvention et aux exigences des donateurs ;
- Des recommandations traduites et traduites dans les faits pour améliorer les activités du Programme ;
- Les risques sont identifiés et des recommandations ultérieures sont faites à la direction.
- Nombre de visites de suivi effectuées.
- Nombre de rapports financiers de qualité soumis dans les délais
- Gérer les problèmes
- Proactif et flexible, capable de travailler avec des exigences et des délais serrés ;
- Capable de travailler de manière autonome, de prendre des initiatives, d’établir des priorités et de planifier ;
- Collaborateur confiné avec le personnel du projet et les PIIAM pour trouver des solutions pratiques
- Appliquer l’approche de négociation appropriée avec chaque partenaire.
- Partager des informations, travailler avec d’autres collègues pour accomplir des tâches clés
- Communications et relations de travail
Intérieurement
- Le Compliance Officer travaille en étroite collaboration avec :
- Le responsable financier paie
- Le Responsable de la Mobilisation des Ressources ;
- Conseillers Techniques;
- Responsable contrôle qualité ;
- PIIAM.
- Autres membres de l’équipe de subvention
- Coordinateur du projet SWEDD
Externe
- Le Grants Compliance Officer travaille en étroite collaboration avec :
- Les partenaires de Plan International Bénin ;
- Donateurs.
- Nos
5 Connaissances, Compétences et Comportements Requis pour Atteindre les Objectifs du Rôle :
5.1 Connaissances
- Diplôme universitaire d’au moins quatre ans en Finances/administration/développement ou dans un domaine pertinent ;
- Élaboration de propositions et mobilisation des ressources/mobilisation et gestion du financement des donateurs.
- Connaissance des technologies de l’information
- Connaissance des systèmes, politiques et procédures de subventions
- Connaissance des principales exigences des principaux donateurs
- Attention au détail
5.2 Compétences
- Avoir de bonnes capacités de négociation ;
- Soyez un bon membre de l’équipe ;
- Avoir de bonnes compétences interpersonnelles ;
- Avoir la capacité d’établir de bonnes relations avec ses collègues et partenaires ;
- Avoir un sens élevé des responsabilités des délais ;
- S’engager à respecter les valeurs de Plan ;
- Maîtrise du français et de l’anglais écrits et parlés ;
- Excellentes compétences en informatique.
- Communiquer clairement et efficacement
5.3 Comportements
- Démontrer un respect clair envers tous et en particulier les enfants et les femmes sans discrimination ;
- Fait preuve d’honnêteté et de transparence ;
- Volonté d’obtenir le meilleur résultat global, en ajustant ses propres priorités si nécessaire ;
- Crée et fournit des résultats dans des complexes de partenariats,
- Reste calme et positif sous pression et dans des situations difficiles
- Proactif et flexible, capable de travailler avec des exigences et des délais contradictoires
- Capable de travailler de manière autonome, de prendre des initiatives pour prioriser et planifier
- Environnement physique et exigences
En règle générale, environnement de bureau avec 30 % de déplacements importants dans l’unité de programme.
- Politiques de protection de l’enfance
Chaque membre du personnel de Plan doit suivre un cours sur la protection de l’enfance et avoir une connaissance approfondie des politiques propres de protection de l’enfance de Plan. Le poste sera basé au bureau de pays et le niveau de contact avec les enfants est moyen.
Procédures de Candidature :
Toute personne désireuse de postuler à ce poste pourra envoyer son dossier de candidature
via les liens ci-dessous qui seront aussi partagés dans le quotidien la « Nation » et sur nos réseaux sociaux à cet effet au plus tard le Mardi 19 Avril 2022 . Le dossier de candidature comportera :
▪ Une lettre de motivation adressée au Représentant Résident de Plan International Bénin
▪ Un Curriculum Vitae détaillé mentionnant : le nom, prénoms, date de naissance, profil
académique, les formations, l’expérience acquise dans le domaine et en général…
▪ Photocopie simple des diplômes et /ou attestations
Plan est un environnement qui accorde du prix à l’égalité du genre et que les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Nous œuvrons pour un impact durable
- Je me donne un objectif clair et défini des attentes élevées.
- Je crée un climat d’amélioration continue, je suis ouvert aux défis et aux nouvelles idées.
- Je me concentre sur les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact à long terme, en réponse aux changements de priorités ou de crises.
- Je me base sur des preuves pour évaluer l’efficacité.
Nous sommes ouverts et redevables
- Je promets une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les sponsors et les donateurs.
- Je travaille en toute responsabilité pour atteindre les plus hauts standards avec intégrité.
- Je suis cohérent et juste dans le traitement des personnes.
- J’admets et accepte d’apprendre de mes erreurs.
- Je m’assure que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes
Nous travaillons bien ensemble
- Je cherche des résultats constructifs, écoute les autres, accepte de faire des compromis quand c’est approprié.
- J’établis des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
- Je développe des relations de confiance et gagnant-gagnant avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
- Je m’engage et travaille bien avec les autres à l’extérieur de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.
Nous sommes inclusifs et renforçons les plus vulnérables
- Je cherche des résultats constructifs, écoute les autres, accepte de faire des compromis quand cela est nécessaire et ‘est approprié.
- J’établis des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
- Je développe des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
- Je travaille bien avec les autres à l’extérieur de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.
Poste 2 : Comptable pour le Bureau National.
JOB DESCRIPTION
| Position | Comptable | Grade | C1 |
| Département & Location | Département des Finances, Bureau National – Cotonou | Date | Avril 2022 |
| Reports to (position): | Chef Comptable, CFM, | ||
| Purpose: How does this post support
Plan’s strategy and mission? |
Dans le cadre de la mise en œuvre des activités au Bureau National, il est prévu le recrutement d’un Comptable qui assurera la gestion des opérations comptables, financières et budgétaires au sein de l’organisation.
|
||
- Responsabilités – Résultats clefs du poste :
De manière spécifique, le/la comptable assurera les fonctions suivantes :
- Suivre les paiements & contrôle des dépenses engagées par le personnel et les partenaires ;
- Examiner les documents comptables et financiers soumis par le personnel et les partenaires dans le but de d’assurer l’exactitude et des transactions ;
- Suivre toutes les demandes de paiement conformément au budget disponible et aux documents dûment approuvés ;
- Analyser les rapports financiers et requêtes de fonds de tous les partenaires, les ONGs et autres structures d’exécution afin de s’assurer que les dépenses effectuées ont suivi les normes du bailleur et sont bien codifiées par rubrique conformément au canevas retenu ;
- Contrôler l’imputation des dépenses et des recettes ;
- Préparer les lettres ou ordres de paiement pour les paiements à partir des différents comptes bancaires de Plan International Bénin et informer les bénéficiaires ;
- Mettre en place et procéder à la mise à jour des registre ou fichiers pour un suivi correct des avances
- Recevoir les reversements des avances non dépensées, délivrer des reçus et procéder aux versements à la banque ;
- Procéder mensuellement au traitement, à la liquidation et au paiement des impôts (AIB, TIL, IRPP) et à la CNSS dans les délais requis
- Enregistrement comptable :
- Procéder à la saisie journalière des pièces comptables dans le logiciel de gestion comptable et assurer leur classement quotidien, systématique et ordonné ;
- Mettre en place et assurer la mise à jour de tous documents, dossiers, livres et registre nécessaire à la traçabilité des opérations comptables et financières ;
- Procéder à l’annulation et à l’archivage des pièces comptables ;
Suivi bancaire :
- Suivre régulièrement toutes les opérations bancaires
- Analyser et faire le rapprochement des différents comptes bancaires et des avances avant la clôture mensuelle ainsi que des comptes du bilan.
- Appui aux partenaires :
- Fournir au personnel des partenaires et des ONGs en collaboration avec le chef comptable la formation requise dans le domaine comptable et financier ;
- Discuter avec les partenaires des voies et moyens pour les procédures financières afin d’accroître l’efficacité des projets, en donnant l’information facilitant la prise de décision ;
- Faire un suivi rapproché avec les comptables partenaires afin d’éviter tout retard/interruption dans les activités des partenaires.
INDICATEURS DE PERFORMANCE :
-
- Les TDR sont finalisés, les activités sont menées ;
- Les chèques et transferts sont effectués et délivrés à bonne date ;
- Les avances sont libérées et régularisées à bonne date ;
- Les différents rapports sont élaborés à bonne date ;
- Liquidation des avances et des retenues à la source ;
- Traçabilité permanente des pièces comptables.
COMMUNICATION ET RELATIONS DE TRAVAIL :
Les personnes ci-dessous avec lesquelles le comptable travaille sont :
- A l’intérieur de l’organisation
- Le chef comptable ;
- Chef de projet
- Staff finance du CO
- Le CFM ;
- Le business analyst
- Grant compliance
- Au niveau des partenaires,
- Les comptables des partenaires,
- Les DE, les superviseurs, Responsable de projet, les animateurs communautaires.
- KNOWLEDGE, SKILLS AND BEHAVIOURS REQUIRED TO ACHIEVE ROLE’S OBJECTIVES :
Knowledge
Essential
- BTS ou une Licence en comptabilité gestion ou en Finance ;
- Avoir au moins 3 ans d’expériences dans la tenue d’une comptabilité ;
- Avoir au moins 2 ans d’expériences dans la tenue d’une comptabilité dans une organisation de développement ou dans une organisation de la société civile ;
- Bonne connaissance en contrôle interne ;
- Avoir des aptitudes dans l’utilisation d’un ordinateur et connaissances de système d’exploitation Windows et de progiciels intégrés de gestion (e.g. Word processing, tableurs, données de base, internet…) ;
- Avoir de l’expérience sur une subvention dans le domaine communautaire serait un atout ;
- Avoir de bonnes capacités organisationnelles ;
- Avoir de bonnes capacités de communication y compris interpersonnelle ;
- Bonne maîtrise de l’outil informatique, en particulier la maîtrise de logiciel de gestion comptable ;
- La maitrise du système de gestion comptable de Plan International Bénin serait un atout ;
- Aptitude à produire les rapports financiers.
- Bonne capacité rédactionnelle ;
- Avoir une très bonne connaissance du français parlé et écrit ;
- Bonne connaissance de la langue anglaise serait un atout ;
Autres atouts :
- Esprit analytique.
- Intégrité et probité morale exigés.
- Résolution de problèmes ;
- Aptitude à travailler avec plusieurs partenaires multisectoriels
- Avoir une ouverture d’esprit ;
- Avoir une écoute attentive des autres ;
- Avoir une forte capacité d’adaptation ;
- Avoir l’esprit d’équipe ;
- Avoir l’esprit d’initiative ;
- Être proactif ;
- Savoir communiquer efficacement et clairement ;
- Excellentes relations interpersonnelles
- Orientation vers des résultats concrets ;
- Être prêt à travailler sous la pression
ENVIRONNEMENT PHYSIQUE
Environnement de travail adéquat et sécurisé
NIVEAU DE CONTACT AVEC LES ENFANTS ET SAUVEGARDE DES ENFANTS ET DES JEUNES
Moyen : Interaction occasionnelle avec les enfants
Procédures de Candidature :
Toute personne désireuse de postuler à ce poste pourra envoyer son dossier de candidature
via les liens ci-dessous qui seront aussi partagés dans le quotidien la « Nation » et sur nos réseaux sociaux à cet effet au plus tard le Mardi 19 Avril 2022. Le dossier de candidature comportera :
▪ Une lettre de motivation adressée au Représentant Résident de Plan International Bénin
▪ Un Curriculum Vitae détaillé mentionnant : le nom, prénoms, date de naissance, profil
académique, les formations, l’expérience acquise dans le domaine et en général…
▪ Photocopie simple des diplômes et /ou attestations
Plan est un environnement qui accorde du prix à l’égalité du genre et que les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Nous œuvrons pour un impact durable
- Je me donne un objectif clair et définis des attentes élevées.
- Je crée un climat d’amélioration continue, je suis ouvert aux défis et aux nouvelles idées.
- Je me concentre sur les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact à long terme, en réponse aux changements de priorités ou de crises.
- Je me base sur des preuves pour évaluer l’efficacité.
Nous sommes ouverts et redevables
- Je promeus une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les sponsors et les donateurs.
- Je travaille en toute responsabilité pour atteindre les plus hauts standards avec intégrité.
- Je suis cohérent et juste dans le traitement des personnes.
- J’admets et accepte d’apprendre de mes erreurs.
- Je m’assure que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes
Nous travaillons bien ensemble
- Je cherche des résultats constructifs, écoute les autres, accepte de faire des compromis quand c’est approprié.
- J’établis des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
- Je développe des relations de confiance et gagnant-gagnant avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
- Je m’engage et travaille bien avec les autres à l’extérieur de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.
Nous sommes inclusifs et renforçons les plus vulnérables
- Je cherche des résultats constructifs, écoute les autres, accepte de faire des compromis quand cela est nécessaire et ‘est approprié.
- J’établis des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
- Je développe des relations de confiance et «gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
- Je travaille bien avec les autres à l’extérieur de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.
