Un nouveau poste est disponible à l’ONG humanitaire NRC.
Intitulé : Agent administratif
Rôles et responsabilités
Le rôle de l’agent administratif est d’assurer la mise en œuvre quotidienne des responsabilités liées aux fonctions de soutien.
Responsabilités générales
- Veiller au respect des politiques, outils, manuels et directives de l’ONG humanitaire NRC
- Mettre en œuvre le portefeuille de fonctions de support déléguées conformément au plan d’action
- Préparer et élaborer des rapports d’activité selon les besoins de la direction
- Veillez à assurer le classement correct des documents
- Promouvoir et partager des idées pour améliorer la fonction de support.
Responsabilités spécifiques
- Accueillir les visiteurs au bureau de manière cordiale et respectueuse ;
- Répondre aux appels téléphoniques, les transférer et les filtrer de manière professionnelle ;
- Planification des rendez-vous et gestion des itinéraires du directeur pays et des visiteurs de l’ONG humanitaire NRC ;
- Assurer le secrétariat des procès-verbaux pour toutes les réunions administratives et du personnel ;
- Rédiger, préparer et archiver les procès-verbaux des réunions de manière opportune et organisée ;
- Enregistrement et distribution du courrier entrant et sortant conformément à la clé de classement du NRC ;
- Tenir des registres précis de toute la correspondance (entrante et sortante) ;
- Gestion des réceptions et des livraisons via DHL et d’autres agences de messagerie et suivi régulier des envois de l’ONG humanitaire NRC ;
- Gestion et tenue de la caisse de menue dépense du bureau de pays conformément aux procédures financières ;
- Gestion du standard téléphonique et du photocopieur du NRC, et mise à jour des listes de contacts du NRC ;
- Organisation des déplacements, y compris la réservation des vols, des hébergements hôteliers et des services de transport/navette pour le personnel et les invités ;
- Réserver les salles de réunion et de formation et s’assurer qu’elles sont correctement préparées pour leur utilisation ;
- Assister dans les tâches administratives telles que le classement, la saisie, la mise à jour des listes téléphoniques et le maintien d’un stock suffisant de fournitures de bureau ;
- Tenir des registres clairs et précis de toutes les livraisons, fournitures et stocks de bureau ;
- Maintenir les archives du NRC conformément aux directives de l’ONG humanitaire NRC et veiller à ce que les systèmes de classement appropriés soient respectés ;
- Coordination du soutien logistique pour les visiteurs, y compris les transferts aéroport et l’organisation des transports locaux ;
- Assurer une communication fluide au sein du bureau et le bon fonctionnement de l’accueil ;
- Fournir un soutien administratif général à tous les départements selon les besoins ;
- Garantir la confidentialité, l’exactitude et le professionnalisme dans le traitement des informations et des documents de bureau ;
- Effectuer toute autre tâche connexe qui pourrait vous être confiée.
QUALIFICATIONS
Compétences professionnelles génériques
Les compétences sont importantes pour que l’employé et l’organisation atteignent les résultats escomptés. Elles concernent tous les membres du personnel et se répartissent en deux catégories :
Compétences professionnelles
Ce sont des compétences, des connaissances et une expérience importantes pour une performance efficace.
Compétences professionnelles génériques :
- Diplôme de licence en gestion ou dans un domaine connexe, avec 5 ans d’expérience professionnelle pertinente dans le secteur administratif, de préférence au sein d’une ONG internationale.
- Expérience acquise en tant qu’agent de soutien dans un contexte humanitaire/de relèvement
- Expérience antérieure de travail dans des contextes complexes et instables
- Résultats documentés liés aux responsabilités du poste
- Bonne connaissance de l’anglais
- Engagement envers les principes et l’action humanitaires.
Contexte/Compétences, connaissances et expérience spécifiques :
- Compréhension des lois et exigences légales pertinentes
- Bonnes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles – établir de bonnes relations avec les parties prenantes internes et externes
- Connaissance approfondie des opérations des ONG internationales et de la dynamique du secteur humanitaire
- Sens aigu du respect des politiques et procédures
- Bonnes compétences en négociation de contrats employeur-employé
- Compétences en résolution de conflits personnels et en résolution de problèmes
- Solides compétences organisationnelles et de travail en équipe
- Bonne conscience et sensibilité culturelles
- Compétences de base en matière de conseil aux employés
- Bonnes compétences en applications informatiques, notamment Microsoft Excel, Word, PowerPoint, bases de données et communications réseau.
Compétences comportementales
- Gestion des environnements non sécurisés
- Planifier et obtenir des résultats
- Travailler avec les gens.
Analyse
Communiquer avec impact et respect
Faire face au changement
Lieu : Addis-Abeba, Éthiopie
L’ONG humanitaire NRC ne publie ses offres d’emploi que sur son site web via Ethiojobs, et toute annonce publiée sur d’autres sites web ou réseaux sociaux ne représente pas notre organisation.
