Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) est une organisation humanitaire non gouvernementale et à but non lucratif, fondée en 1956, qui intervient dans plus de 35 pays à travers le monde. Au Kenya, le DRC est l’un des principaux acteurs de la protection des réfugiés. Il coordonne et plaide activement pour l’amélioration de l’environnement protecteur des réfugiés et des communautés d’accueil. Dans ses zones d’intervention, le DRC met en œuvre des programmes de suivi de la protection, de protection de l’enfance et de prévention et de prise en charge des violences sexistes afin de répondre aux problèmes de protection rencontrés par les personnes déplacées et non déplacées à risque. Le programme vise également à identifier et à développer des synergies avec le secteur de la relance économique du DRC afin de faciliter des solutions durables et des activités de désarmement humanitaire et de consolidation de la paix. L’objectif est de mieux répondre aux besoins des communautés touchées par des crises aiguës et de celles qui se trouvent dans des situations de déplacement prolongé.
Objectif général du poste :
Ce poste vise à garantir l’efficacité de la gestion des permis de travail, des visas et des déplacements des experts et des visiteurs de l’organisation, tout en assurant la confidentialité des documents et la fluidité des procédures dans un environnement dynamique. Le/la titulaire du poste contribuera également à la supervision d’autres fonctions administratives, notamment en aidant les visiteurs et le personnel à obtenir les informations et les documents de voyage nécessaires, conformément aux procédures, et en leur fournissant des conseils clairs et professionnels à chaque étape de leur interaction.
L’agent administratif est également chargé d’assurer le bon fonctionnement des services d’accueil en collaboration avec la direction. Il constitue le premier point de contact professionnel pour les visiteurs et le personnel, tout en gérant les systèmes bureautiques essentiels et en contribuant à la conformité et à l’efficacité de l’organisation.
Fonctions et responsabilités :
Gestion des visas et des permis de travail
- Responsable de veiller à ce que les visas – y compris les laissez-passer spéciaux et les permis de travail pour le personnel expert et leurs personnes à charge – soient traités en temps opportun en collaboration avec des prestataires de services externes.
- Veillez à ce que tous les voyageurs/visiteurs entrants reçoivent le soutien et les informations nécessaires, en répondant rapidement à leurs demandes et en leur fournissant un retour d’information.
- Assurer une communication régulière et opportune avec le personnel expatrié concernant le statut de leurs visas et permis de travail en veillant à ce que des informations précises soient transmises aux équipes.
- En tant que personne de référence, vous interagirez régulièrement avec les prestataires de services et assurerez la liaison entre ces derniers et l’organisation interne en coordonnant les réponses entre les différents services et partenaires externes afin de garantir un règlement rapide des problèmes.
- Veiller au maintien des contrats de service et signaler les échéances de renouvellement aux équipes concernées pour traitement.
- Maintenir à jour les listes de suivi des permis de travail/laissez-passer spéciaux et signaler proactivement ces derniers en vue de leur renouvellement et des actions de suivi nécessaires.
- Diffuser régulièrement la correspondance interne et les communications officielles sur les questions administratives et opérationnelles,
- Responsable de veiller à ce que tous les dossiers relatifs aux visas et aux permis de travail soient en place et à jour.
- Fournir un soutien administratif au personnel expert pour l’obtention d’un extrait de casier judiciaire, le cas échéant.
- Assurez-vous auprès du personnel spécialisé que l’obtention des cartes Allien et l’enregistrement des codes KRA soient effectués.
- Développer et maintenir le flux de travail pour la gestion des visas et des permis de travail au sein de l’organisation
- Maintien de systèmes de classement à jour – électroniques et physiques – pour les dossiers administratifs et de programmes, assurant une gestion efficace des documents, une accessibilité facile et conforme aux procédures organisationnelles.
Facilitation des voyages et des événements
- Responsable de la coordination des déplacements officiels, de l’hébergement et du transport du personnel et des visiteurs.
- En collaboration avec les prestataires de services concernés, faciliter les réunions, les ateliers et autres événements en assurant l’efficacité de la réservation des lieux, de l’inscription des participants et en maintenant une communication en temps opportun.
- Assurer la coordination avec la chaîne d’approvisionnement concernant la performance des fournisseurs et le renouvellement/la mise à jour des contrats fournisseurs. Le/la titulaire du poste veillera au respect des engagements des fournisseurs et à la mise à jour de leurs contrats.
- Responsable de veiller à ce que les demandes d’achat (DA) liées à l’administration et aux activités du programme soient soumises en temps opportun ; et de surveiller le processus en collaboration avec les équipes des achats et des finances.
- Coordination des événements de bureau, y compris les activités de team building et les événements du personnel, en gérant l’inscription des participants, la réservation des lieux, la logistique des déplacements, les plannings et la documentation administrative.
Gestion de la réception
- Gestion à temps plein de l’accueil, garantissant un environnement professionnel et chaleureux pour le personnel, les visiteurs et
- Les parties prenantes qui veillent à l’efficacité des opérations administratives
- Accueillir, filtrer et recevoir les visiteurs, répondre aux demandes de renseignements généraux et les orienter vers les membres du personnel compétents.
- Recevoir, enregistrer et distribuer tout le courrier et les livraisons entrants.
- Envoyer et recevoir le courrier et les colis de bureau par coursier ; maintenir un système de suivi.
- Tenir à jour la documentation et les registres du service d’accueil pour faciliter le suivi des activités et des demandes du bureau.
Expérience et compétences techniques
- Au moins 2 ans d’expérience en administration, au sein d’une ONG internationale, dans un rôle similaire.
- Solide expertise et connaissance approfondie des procédures de voyage et de visa, conformément aux règles d’immigration en vigueur au Kenya.
- Doit posséder une expérience diversifiée dans la gestion des services de vols humanitaires locaux et la coordination des vols internationaux.
- Doit faire preuve d’un grand sens de la confidentialité dans le traitement des données et documents personnels.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément afin d’assurer le bon déroulement des opérations dans des environnements multiculturels et dynamiques.
Éducation
- Un baccalauréat en administration des affaires ou en gestion d’entreprise, ou dans tout autre domaine pertinent.
Langues :
- Niveau avancé d’anglais
- Maîtrise du swahili
Principaux intervenants – internes et externes :
- agences gouvernementales
- secteurs privés
- Direction générale
- Le service pertinent fournit
- Autres services de soutien
- L’ensemble du personnel et des gestionnaires
- Les visiteurs de l’organisation
À propos de vous :
À ce poste, vous devrez démontrer les cinq compétences fondamentales de DRC :
- Recherche de l’excellence : Vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en assurant un processus efficace.
- Collaboration : Vous impliquez les parties prenantes et encouragez les retours d’information.
- Prendre les devants : Vous prenez les rênes et faites preuve d’initiative tout en visant l’innovation.
- Communication : Vous écoutez et parlez de manière efficace et honnête.
- Faire preuve d’intégrité : Vous agissez conformément à notre vision et à nos valeurs.
Conditions
- Contrat : Contrat d’un an renouvelable. La rémunération et les autres conditions sont conformes aux conditions générales d’emploi de DRC.
- Disponibilité : août/septembre 2026
- Lieu d’affectation : Bureau de pays de la RDC, Nairobi
Candidature et CV :
Seules les candidatures motivées, répondant aux exigences du poste et aux qualifications requises, accompagnées d’un CV, seront prises en compte.
DRC accepte uniquement les candidatures soumises via son formulaire en ligne disponible sur www.drc.ngo, rubrique « Offres d’emploi ». Veuillez joindre une lettre de motivation et votre CV, mais n’incluez pas de lettres de recommandation. Veuillez soumettre votre candidature et votre CV en anglais au plus tard le 24 juillet 2026.
Égalité des genres : DRC s’engage à atteindre la parité hommes-femmes au sein de son personnel à tous les niveaux. C’est pourquoi les candidatures féminines et celles issues de groupes minoritaires sont vivement encouragées.
Égalité des chances : DRC est un employeur qui respecte l’égalité des chances. Nous valorisons la diversité et nous nous engageons à créer un environnement inclusif fondé sur le respect mutuel de tous nos employés. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur l’âge, le sexe, le handicap, la religion, l’origine ethnique, la couleur de peau, la race, la situation matrimoniale ou toute autre caractéristique protégée.
La capacité de DRC à assurer la protection et l’assistance aux réfugiés, aux personnes déplacées et aux autres personnes relevant de sa compétence repose sur l’aptitude de son personnel à respecter et à promouvoir les normes les plus élevées en matière d’éthique et de professionnalisme, conformément aux valeurs et au Code de conduite de DRC, notamment en ce qui concerne la protection contre l’exploitation, les abus et le harcèlement sexuels. DRC effectue des vérifications approfondies des antécédents dans le cadre du processus de recrutement. Consultez drc.ngo pour en savoir plus sur nos mécanismes de protection.
Si vous avez des questions ou rencontrez des difficultés avec la procédure de candidature en ligne, veuillez consulter drc.ngo/jobsupport.
