Médecins sans frontières recrute pour ces 2 postes (18 Mars 2022)

Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable de l’Unité RH Afrique de l’ouest et Cameroun, et en lien avec les Responsables des Services Recrutement des Centres Opérationnels, il/elle :

Définit et implémente la stratégie de recrutement sur la région Afrique de L’ouest, au service des opérations de MSF,

Anime l’équipe de recrutement basée à Dakar

Responsabilités :

Stratégie :

En collaboration avec le responsable de l’unité régionale RH, il/elle élabore la stratégie de l’activité recrutement en fonction des stratégies des centres opérationnels et de leurs orientations RH principales,

Avec les Responsables de recrutement des différents OC, il/elle définit les objectifs de recrutement, en assure le suivi et intègre les évolutions des besoins opérationnels,

Il/elle élabore le plan d’action annuel incluant le HR marketing, le recrutement et le support aux terrains,

Il/elle veille à une réelle proactivité de l’équipe de recrutement de Dakar dans la réponse aux besoins spécifiques des OC et/ou des Cellules basées à Dakar, avec l’accord des équipes de recrutement des OC (gaps, pénuries, hyper spécialistes, ouverture ou fermeture de mission, etc),

En collaboration avec l’équipe de LnD et de Carieer Advising, identifier des gaps existants en termes de compétences à développer, pour son équipe,

DEI : en collaboration avec le responsable de l’Unité RH, il/elle élabore une stratégie spécifique sur le recrutement des femmes dans la sous-région,

Coordonne les recrutements spécifiques sollicités par les OCs et les celllules basés à Dakar,

Coordonne le recrutement des SOS, des postes profilés des cellules et des différents OCs,

Participe aux différentes réunions des recruteurs des OCs et plateformes pour un meilleur partage/acquisition de méthodes de travail.

Outils et procédures de recrutement

Participe à la mise en œuvre des choix techniques des outils, politiques et procédures de recrutements,

Adapte les processus et outils à la spécificité dans la région, en suivant toutefois les principes de MSF,

Définit le type de support au recrutement domestique (HQ/Local) du bureau de Dakar,

Networking :

Stratégie de connexion avec les plateformes des ONG et les institutions, bureaux de recrutement, au Sénégal,

En collaboration avec le responsable de l’unité régionale RH, définir le plan d’action du HR marketing dans la sous-région,

En collaboration avec le responsable de l’unité régionale RH, rester le pilier de la définition et l’élaboration de la stratégie et des objectifs de l’activité recrutement en fonction des cibles définies et des besoins opérationnels,

Participer aux réunions de recrutement des différents OCs et plateforme,

S’assurer d’une large diffusion des ouvertures de postes (Spécifiques, booster, SOS…) du mouvement,

Suivre des séances d’information sur le mouvement MSF à travers des stands, séances d’information avec les instituts…….

 Gestion d’équipe :

Définit une organisation de travail optimale de son équipe dans le contexte régional d’Afrique de l’Ouest, au service de plusieurs OC, et à proximité de 3 cellules opérationnelles,

Recrute les membres de l’équipe, définit leurs objectifs individuels, fait leurs évaluations,

Coordonne et supervise l’équipe de recrutement : Chargés de recrutement et assistants, et leur apporte le soutien technique nécessaire,

Assure un système backup de son équipe.

Prendre en charge la bonne gestion des mouvements du personnel en lien avec le bureau de Dakar et assumer l’entière responsabilité de toutes les questions administratives liées aux mouvements et entrées sur le territoire au Sénégal en conformité avec les normes et procédures MSF ainsi que les législations nationales, afin de permettre les déplacements internationaux du personnel dans les meilleures conditions.

Responsabilités

Connaître la législation de l’Immigration en vigueur au Sénégal ; se maintenir informé/e de toute modification apportée à la législation à travers la vérification régulière des sources de la législation et / ou des rencontres régulières avec des autorités locales à ce niveau.

Connaître toutes les politiques, procédures, outils, normes et principes de MSF s’appliquant aux mouvements du personnel (national, international, régional, etc.), etc. ; les adapter à la réalité du Sénégal et assurer une mise en œuvre équitable, efficace, transparente et responsable par tout le personnel concerné.

Avec le point focal Santé du personnel, se tenir informé des règlements internes notamment sanitaires lors des voyages, et veiller à ce que l’ensemble du personnel en déplacement respectent les règles sanitaires en vigueur.

En étroite collaboration avec le Responsable de l’unité régionale RH, veiller à organiser des réunions administratives régulières avec les cellules afin de favoriser une bonne collaboration et planification et organiser des briefings et debriefing du personnel international déployé en mission ; le cas échéant.

Dans le cas où un risque légal est détecté dans son domaine de compétences, en informer le Responsable de l’unité régionale RH et suggérer les mesures à prendre pour le prévenir.

Contrôler, en étroite collaboration avec Responsable de l’unité RH, le responsable RH siège et le service logistique, que tous les mouvements internationaux et internes au bureau sont correctement gérés (visas, billets, indemnités journalières le cas échéant, dates d’arrivée / de départ, etc.).

Planifier et superviser, en coordination étroite avec le département des ressources humaines, la gestion du personnel des activités sous sa responsabilité (recrutement, formation, évaluation des performances, développement et communication interne) afin de garantir des ressources adéquates (effectif et connaissances) et développer leurs compétences.

Responsabilités spécifiques

Mouvements terrain / gestion des départs :

Superviser le travail de l’équipe, qui doit s’assurer que :

les informations figurant sur la proposition de mission soient correctes (imputation budgétaire et statut de l’employé, en particulier pour les visites terrain)

les délais nécessaires à l’obtention du visa ou autres validations administratives soient étudiés

la confirmation de mission (ou confirmation de visite terrain pour le personnel basé à Dakar/Genève) de l’employé partant sur le terrain en tenant compte des contraintes liées au pays de destination, de l’organisation interne de MSF et de la nationalité et pays de résidence de l’employé soit envoyé.

la demande de visa soit correctement suivie

le voyage soit planifié, intégrant les éventuels briefings au siège, en tenant compte de la politique voyage et cherchant le meilleur compromis prix / confort de l’employé / impact environnemental / flexibilité.

le voyageur détient toutes les informations sur les procédures à suivre et documents à se munir

le plan de briefing soit transmis aux collaborateurs impliqués

En fin de mission :

un éventuel débriefing soit planifié au siège et ainsi qu’une réservation du billet retour domicile et hébergement au siège nécessaires

les informations nécessaires soient transmises à la clôture du contrat à l’administration (date de fin, jours à ajouter, motif de fin de contrat, jours de congés pris au cours de la mission…)

le plan de débriefing soit envoyé aux personnes impliquées

un tableau de suivi des mouvements pour les missions dont il a la charge soit tenu

la base de données KDS pour le personnel entrant dans son champ d’action soit tenue a jour (expatriés cellule 3, employés OCG bureau de Dakar)

Mouvements liés à la formation, à la mobilité, au Carieer Advising et au recrutement :

En coopération avec l’équipe de L&D/PDM et du Carieer Advising, s’assurer que les mouvements du personnel ayant une formation planifiée soit géré (billets, visas, hébergement si nécessaire).

S’assurer que les déplacements internationaux du personnel en charge du recrutement soient gérés

Si nécessaire, s’assurer que les informations nécessaires à l’élaboration du contrat de travail du personnel international soient envoyées et que l’affiliation à l’assurance au service en charge soit faite.

S’assurer que le service prenne en charge de tout changement de durée éventuel.

Mouvements liés au bureau de Dakar :

Veiller à ce que les outils de suivi des mouvements et que la contact list de Dakar soient à jour et les diffuser régulièrement (notamment les tableaux de suivi des déplacements)

Superviser l’organisation de l’accueil ainsi que toutes les tâches administratives liées au transit par le Sénégal du personnel dont il a la charge (notamment transport, briefings, logement, perdiem…).

S’assurer de la bonne attribution des moyens de télécommunication auprès de la logistique

Gestion d’équipe et du service et autres activités transversales :

Applique, en étroite collaboration avec le responsable de l’Unité Régionale RH, les procédures RH induites (recrutement, formation/intégration, évaluation, gestion de carrière) du personnel sous sa responsabilité.

Contrôle et fait valider les dépenses faites sous sa responsabilité (billets d’avion, visas, hôtels etc)

En coordination avec le reste de l’équipe, assure une veille d’urgence les week-end et jours fériés pour tous les mouvements dont il a la charge.

Veille à ce que les billets actifs soient changés ou annulés si nécessaires avant no-show

Pour les missions dont il a la charge et pour le Sénégal, assure la veille administrative des procédures et politiques en cours afin de permettre les mouvements dans les meilleures conditions et les mettre à jour dans le tableau HR restrictions. Partage l’information avec les collaborateurs impliqués dans les mouvements et matchings.