Le HCR, l’Agence des Nations Unies pour les réfugiés, prend la tête de la protection des personnes forcées de fuir les guerres et les persécutions dans le monde, en fournissant une aide vitale, notamment un abri, de la nourriture et de l’eau, pour garantir leur sécurité, leurs droits et leur dignité. L’UNHCR recrute un.e Assistant.e Transports. Avec 18 879 femmes et hommes travaillant dans 137 pays, nous travaillons sans relâche pour faire une différence dans la vie de 89,3 millions de personnes déplacées de force dans le monde.
Description de poste standard
Assistant de transport
Cadre organisationnel et relations de travail
L’assistant de transport fait partie de l’unité administrative et est responsable des activités liées au transport. Le titulaire du poste interagira régulièrement avec le personnel à différents niveaux du bureau ou dans d’autres lieux d’affectation et entretiendra également des contacts fréquents avec les fournisseurs ou les autorités locales, d’autres parties prenantes externes telles que le prestataire de services d’entretien des véhicules, les homologues/pairs des agences des Nations Unies. Le titulaire du poste peut superviser des Chauffeurs et/ou Chauffeurs seniors.
Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de s’acquitter de leurs fonctions comme indiqué dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière conforme aux compétences de base, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et aux valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.
Fonctions
- Superviser la flotte de véhicules appartenant au HCR ainsi que le parc de véhicules loués (le cas échéant) par l’intermédiaire d’entrepreneurs commerciaux et de véhicules d’escorte de police (le cas échéant, en collaboration avec la Section de sécurité et l’UNDSS), fournir une assistance administrative liée à l’acquisition, réception, distribution, entretien et utilisation.
- Enregistrer/enregistrer régulièrement la consommation de carburant et d’essence et le kilométrage mensuel de toute la flotte de véhicules dans l’AoR (zone de responsabilité).
- Enregistrer/enregistrer toutes les missions de déplacement et de conduite conformément au registre (journal de bord) établi.
- Mettre à jour régulièrement le logiciel de gestion de flotte (Fleet Wave) et signaler toute irrégularité au superviseur.
- Signaler les incidents à Global Fleet Management conformément aux procédures en place et veiller à ce que les accidents et les violations accidentelles des règles de circulation soient signalés à l’administration du HCR et à la police locale.
- Coordonner les calendriers d’entretien et de réparation avec le garage de maintenance et suivre les factures pour s’assurer qu’elles sont présentées correctement et dans les délais au HCR.
- Tenir des registres précis des véhicules entretenus et réparés au sein de la zone de responsabilité.
- Fournir à l’administration/approvisionnement toute la documentation requise pour le processus d’élimination et de vente aux enchères.
- Fournir des estimations des heures supplémentaires et des indemnités journalières des chauffeurs et canaliser les besoins facultatifs des chauffeurs à l’administration.
- Rester à jour avec tous les réseaux routiers de la région et leur état physique à tout moment, être pleinement familiarisé avec les règles et normes de circulation locales.
- Vérifier que les véhicules du HCR sont utilisés conformément aux règles et règlements de l’ONU et que les données d’utilisation sont correctement enregistrées.
- Attribuer des tâches à tous les chauffeurs de l’AoR et établir l’horaire hebdomadaire des chauffeurs.
- Organiser les déplacements du personnel national et international pour les visites officielles, les missions routières et pour le personnel international pendant les week-ends et après les heures de travail.
- Vérifier régulièrement si tous les conducteurs inspectent les véhicules et signalent les défauts en temps opportun, conformément aux procédures en place.
- Veiller à ce que les conducteurs conduisent des véhicules uniquement lorsque leur sûreté ou leur sécurité n’est pas menacée.
- Soutenir l’identification et la gestion des risques et chercher à saisir les opportunités ayant un impact sur les objectifs dans le domaine de responsabilité.
- Assurer la prise de décision en matière de risques basée sur le domaine fonctionnel de travail. Faire part des risques, des problèmes et des préoccupations à un superviseur ou à un ou plusieurs collègues fonctionnels concernés.
- Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.
Qualifications minimales
Années d’expérience/niveau de diplôme
Pour G4 – 1 an d’expérience pertinente avec diplôme d’études secondaires ; ou Baccalauréat ou équivalent ou supérieur.
Domaine(s) d’études
Sans objet.
Certificats et/ou permis
Permis de conduire ;
Certificat de mécanique automobile ;
Transport et logistique ;
(Les certificats et permis marqués d’un astérisque* sont essentiels)
Expérience professionnelle pertinente Connaissance
essentielle
des règles et réglementations de conduite. Compétences de base en matériel de bureau et en machines couramment utilisées.
Souhaitable
Bonnes connaissances en entretien automobile et en réparations mécaniques de routine. Exposition aux fonctions administratives et de maintenance de routine des opérations de pays du HCR. Expérience en gestion de flotte. Connaissance et expérience professionnelle de Fleet Wave.
Compétences fonctionnelles
DV-Gestion des véhicules ;
DV – Compétences de base en mécanique des véhicules ;
SC-HCR Programme mondial d’assurance des véhicules de gestion de flotte ;
DV-Règles et réglementations de conduite ;
Connaissances en informatique ;
Informatique-Microsoft Excel (les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque* sont essentielles).
Exigences linguistiques
Pour l’international Emplois professionnels et de service sur le terrain : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, si ce n’est l’anglais.
Pour les emplois d’administrateur national : connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, sinon de l’anglais et de la langue locale.
Pour les emplois des services généraux : connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais.
Tous les membres du personnel du HCR doivent, individuellement et collectivement, contribuer à un environnement de travail où chacun se sent en sécurité et habilité à accomplir ses tâches. Cela inclut le fait de ne faire preuve d’aucune tolérance à l’égard de l’exploitation et des abus sexuels, du harcèlement, y compris du harcèlement sexuel, du sexisme, de l’inégalité entre les sexes, de la discrimination et de l’abus de pouvoir.
En tant qu’individus et en tant que gestionnaires, tous doivent être proactifs pour prévenir et répondre aux comportements inappropriés, soutenir un dialogue continu sur ces questions et s’exprimer et rechercher des conseils et un soutien auprès des ressources compétentes du HCR lorsque ces problèmes surviennent.
Il s’agit d’une description de poste standard pour tous les emplois du HCR avec ce titre de poste et ce niveau de grade. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et/ou souhaitables supplémentaires liées à l’opération et/ou au poste spécifique. Toutes ces exigences sont incorporées par référence dans la présente description de poste et seront prises en compte pour la présélection, la présélection et la sélection des candidats.
Profil du candidat souhaité
Le candidat idéal doit posséder :
- Expérience dans la collecte et la saisie de données pour la gestion et le suivi des véhicules.
- Expérience dans le suivi et la planification des mouvements de véhicules (GPS, système de localisation (VTS), etc.)
- Expérience dans l’organisation du transport et la gestion des véhicules et des chauffeurs auprès des organisations internationales, du système des Nations Unies, etc.
- Expérience dans l’organisation de convois et l’encadrement des chauffeurs.
- Maîtrise des outils d’information, notamment Excel pour l’analyse des données.
Autorisation fonctionnelle
Ce poste ne nécessite pas d’habilitation fonctionnelle
Langues requises (la capacité globale attendue est d’au moins le niveau B2)
Français
Langues souhaitées
Anglais
Qualifications supplémentaires
Compétences
DV – Compétences de base en mécanique des véhicules, règles et réglementations de conduite DV, gestion des véhicules DV, connaissances en informatique, informatique-Microsoft Excel, programme d’assurance automobile pour la gestion mondiale de la flotte SC-HCR.
Éducation
Certifications
Certificat de mécanicien automobile – Autre, Permis de conduire – Autre, Transport et logistique – Autre
L’expérience professionnelle
Calculateur de salaire du HCR
https://icsc.un.org/Home/SalaryScales
