L’ONUDC est un chef de file mondial de la lutte contre les drogues illicites et la criminalité internationale.
Créé en 1997 par la fusion du Programme des Nations Unies pour le contrôle des drogues et du Centre pour la prévention internationale du crime, l’ONUDC opère dans toutes les régions du monde grâce à un vaste réseau de bureaux de terrain.
Configuration et rapports organisationnels
Ce poste est basé au Bureau régional pour le Moyen-Orient et l’Afrique du Nord (ROMENA), au sein de la Division des opérations (DO) de l’Office des Nations Unies contre la drogue et le crime (ONUDC). Le/la titulaire du poste relèvera directement du/de la responsable des déplacements UNOV/ONUDC, Section d’appui général (GSS), Division de la gestion (DM), Bureau des Nations Unies à Vienne (ONUV), à Vienne, et sera placé(e) sous la supervision administrative du/de la responsable administratif(ve) et financier(ère) du Bureau ROMENA. Pour plus d’informations sur l’ONUDC, veuillez consulter le site web suivant : www.unodc.org
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont conférés, l’assistant de voyage sera responsable des tâches spécifiques suivantes :
- Coordonner les déplacements et fournir des informations aux membres du personnel, au personnel affilié et aux participants aux réunions sur les droits, les politiques et les procédures relatives aux voyages officiels, à l’expédition d’effets personnels et aux exigences en matière de passeport et de visa, conformément aux règles et réglementations en vigueur.
- Calculer les tarifs aériens, les franchises bagages excédentaires, les frais d’aéroport et les indemnités journalières de subsistance des membres du personnel, de leurs personnes à charge et du personnel affilié, et les soumettre à l’approbation du responsable de l’unité. Élaborer les itinéraires des membres du personnel, de leurs personnes à charge, des délégations et du personnel affilié en mission officielle, en privilégiant les trajets les plus économiques et les plus directs, en étroite collaboration avec le service des voyages à Vienne.
- Aider au dépannage du système interne SAP/Umoja et fournir un soutien aux bureaux de terrain de l’ONUDC sur les questions liées aux voyages.
- Contactez les compagnies aériennes ou les agences de voyages pour réserver aux meilleurs tarifs et demander l’émission des billets. Collaborez avec les agences de voyages partenaires pour les itinéraires complexes et l’émission des billets. En cas d’écart, établissez des devis révisés et obtenez un remboursement, le cas échéant.
- Approuver les autorisations de voyage et d’expédition, y compris les modifications.
- Calculer et enregistrer les droits à indemnité forfaitaire (le cas échéant).
- Fournir aux voyageurs des conseils sur le rapprochement des demandes de remboursement de frais de voyage conformément aux règles et réglementations applicables. Examiner les demandes de remboursement et les pièces justificatives afin d’en vérifier l’exhaustivité, l’exactitude, la validité et la conformité aux règles et réglementations des Nations Unies. Transmettre les divergences aux agents administratifs et/ou aux agents de certification pour obtenir des éclaircissements et des mesures correctives.
