Médecins du Monde, association médicale militante de solidarité internationale, s’engage depuis plus de 40 ans à soigner les populations les plus vulnérables ici et là-bas, à témoigner des entraves constatées quant à l’accès aux soins, à obtenir des améliorations durables des politiques de santé pour tous.
POSTE 1 : (02) ASSISTANT ADMINISTRATIF(VE) ET FINANCIER(E)
Au Sud-Kivu, Nous intervenons également à Uvira sur le programme de Santé et Droits sexuels Reproductifs et à Kabare nous intervenons dans l’approche One Heath qui vise l’interaction des acteurs de la santé humaines, animal et environnemental.
Actuellement, MdM B exécute un projet d’intervention multisectorielle au profit des personnes vulnérables et affectées par les conflits dans les zones de santé d’Itombwe et de Minembwe.
Actuellement, MdM B exécute un projet d’intervention multisectorielle au profit des personnes vulnérables et affectées par les conflits dans les zones de santé d’Itombwe et de Minembwe.
OBJECTIFS ET ROLE DU POSTE
Le poste d’assistant(e) Administratif/ve et financier(e) est sous la supervision du l’adjoint au coordinateur Financier et Financier de la coordination et de l’Adjointe Coordinatrice des Ressources Humaines.
TACHES ET RESPONSABILITES
1- Administration:
Suivre le planning des congés du personnel du projet et autres documents sollicités par le staff. Développer et harmoniser les politiques et outils RH (timesheet, processus d’évaluation, modèles de contrats d travail, profils de poste, la gestion de base des données RH, les congés etc.) et superviser leur mise en œuvre par toutes les équipes du terrain.
-Faire le suivi des mouvements du personnel notamment les autorisations d’absence et les récupérations d’heures.
– Établir les contrats de travail du personnel, les renouvellements de contrat et/ou d’avenants contractuels.
– Identifier les besoins en ressources humaines, superviser le recrutement, créer / réviser les descriptions de tâches et faciliter l’introduction de nouveaux membres de l’équipe.
Encadrer les membres de son équipe; élaborer les plans d’action annuels, fixer les objectifs individuels, effectuer les évaluations, organiser les backp-up en cas de congé, absence, prendre les mesures disciplinaires.
– S’assurer que le plan de sécurité est compris par l’équipe dont il est responsable et que les règles de sécurité sont respectées.
-Faire le suivi des mouvements du personnel notamment les autorisations d’absence et les récupérations d’heures.
– Établir les contrats de travail du personnel, les renouvellements de contrat et/ou d’avenants contractuels.
– Identifier les besoins en ressources humaines, superviser le recrutement, créer / réviser les descriptions de tâches et faciliter l’introduction de nouveaux membres de l’équipe.
Encadrer les membres de son équipe; élaborer les plans d’action annuels, fixer les objectifs individuels, effectuer les évaluations, organiser les backp-up en cas de congé, absence, prendre les mesures disciplinaires.
– S’assurer que le plan de sécurité est compris par l’équipe dont il est responsable et que les règles de sécurité sont respectées.
2- RH :
-Identifier les besoins de formation (coaching, formation continue, conférences…) des membres de l’équipe
-Former les membres du personnel concernés aux outils et procédures Fin & RH en place
-Définir et suivre un plan de formation du personnel national, en collaboration avec la Coordination.
-Veiller à ce que les systèmes de rémunération soient équitables et cohérents avec le coût de la vie pour le personnel national, effectuer des benchmarks réguliers.
-Suivre et mettre à jour le dossier du personnel.
-Assurer le suivi du dossier santé du personnel de la base.
-Accueillir et informer les visiteurs.
-Superviser les gardiens et agent de ménage de la base.
– Veiller à la disponibilité, au suivi et à l’archivage de l’ensemble de documents financiers de la mission en version papier et numérique.
-Suivre le pointage des gardiens et chauffeur de la base.
-Préparer les états de paiement des prestataires sur la base. Appui au processus de paiement du personnel sur le terrain et du personnel international.
-Veiller au respect du règlement intérieur et les conditions d’engagement de MDM-Be.
-Réceptionner, dispatcher et archiver les courriers de la base.
-Veiller sur la gestion de l’archivage numérique de la mission.
-Entamer et faire le suivi de toute procédure administrative demandée le coordinateur financier.
-Former les membres du personnel concernés aux outils et procédures Fin & RH en place
-Définir et suivre un plan de formation du personnel national, en collaboration avec la Coordination.
-Veiller à ce que les systèmes de rémunération soient équitables et cohérents avec le coût de la vie pour le personnel national, effectuer des benchmarks réguliers.
-Suivre et mettre à jour le dossier du personnel.
-Assurer le suivi du dossier santé du personnel de la base.
-Accueillir et informer les visiteurs.
-Superviser les gardiens et agent de ménage de la base.
– Veiller à la disponibilité, au suivi et à l’archivage de l’ensemble de documents financiers de la mission en version papier et numérique.
-Suivre le pointage des gardiens et chauffeur de la base.
-Préparer les états de paiement des prestataires sur la base. Appui au processus de paiement du personnel sur le terrain et du personnel international.
-Veiller au respect du règlement intérieur et les conditions d’engagement de MDM-Be.
-Réceptionner, dispatcher et archiver les courriers de la base.
-Veiller sur la gestion de l’archivage numérique de la mission.
-Entamer et faire le suivi de toute procédure administrative demandée le coordinateur financier.
– Appuyer le coordinateur financier pour la prise en compte des changements de la législation des associations.
-Participe au suivi des contrats (bail, assurance, etc.) et conventions en veillant au respect des échéances de renouvellement. Il fait des alertes à l’administrateur sur les échéances.
-Exécute toutes les formalités administratives et fiscales du site auprès des institutions, services et organes agrées.
-Participe au suivi des contrats (bail, assurance, etc.) et conventions en veillant au respect des échéances de renouvellement. Il fait des alertes à l’administrateur sur les échéances.
-Exécute toutes les formalités administratives et fiscales du site auprès des institutions, services et organes agrées.
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