L’ONG Medair recrute pour ce poste (16 Juin 2022)

Medair est une organisation d’aide humanitaire inspirée par la foi chrétienne. Pour notre siège social et notre personnel recruté à l’international, nous recherchons des professionnels qui partagent nos valeurs et qui sont engagés et motivés pour soulager la souffrance dans certaines des communautés les plus reculées et les plus vulnérables du monde.

Rôle et responsabilités

Le Project Support Manager est la clé du bon déroulement des opérations dans le domaine auquel il est affecté. Ce rôle varié et stimulant implique la coordination et la gestion des principales fonctions de support, notamment l’administration générale, la gestion de base, les finances, les ressources humaines, la logistique et la sécurité. Avec la responsabilité de la gestion hiérarchique du personnel impliqué dans des rôles de soutien. En l’absence du coordinateur de projet, le responsable du soutien au projet représente également Medair lors des réunions pertinentes avec les sous-traitants, les autorités locales, les ONG et les autres parties prenantes.

Aperçu du projet

Medair fournit des interventions multisectorielles vitales aux populations touchées par des situations d’urgence dans l’est de la RDC dans des zones difficiles d’accès et malgré les problèmes de sécurité. Les attaques des groupes armés et les violences intercommunautaires dans l’est de la RDC continuent de menacer les populations vulnérables, malgré les efforts des forces armées gouvernementales (FARDC) et l’assistance de la Mission des Nations Unies en RDC (MONUSCO). Les secteurs d’intervention sont la santé, la nutrition et WASH.

En termes d’épidémies, la partie orientale de la RDC où Medair apporte son soutien en connaît une fréquente comme la rougeole, le choléra, Ebola (réapparition depuis février 2021) et la pandémie de COVID-19 (depuis mars 2020). Dans ce contexte, l’accès et la qualité aux SSP sont une priorité.

Lieu de travail et conditions

Poste de terrain basé à Butembo, RD Congo.

Date de début / Détails du contrat initial

Août 2022. Temps plein, 24 mois.

Principaux domaines d’activité

Gestion du soutien au projet

• Assurer le bon fonctionnement de la base assignée, y compris la supervision du personnel, l’entretien et la liaison avec les propriétaires, les entrepreneurs et les fournisseurs. Surveiller que les sauvegardes informatiques régulières, les mises à jour antivirus et la maintenance de routine sont effectuées et fournir un dépannage informatique.
• Veiller à ce que la gestion de la trésorerie respecte les délais de déclaration, les exigences d’audit interne et externe.
• S’assurer que tous les contrôles financiers internes sont en place et que les directives de Medair et des donateurs sont suivies, superviser la préparation des rapports financiers de clôture hebdomadaires et mensuels, examiner les rapprochements effectués par les assistants financiers.
• Gérer le(s) budget(s) de base, s’assurer que les dépenses respectent les directives établies, en s’assurant que tous les fonds sont dépensés correctement et en temps opportun conformément aux exigences et aux délais des donateurs.
• Superviser toutes les activités de ressources humaines, en soutenant les supérieurs hiérarchiques dans des domaines tels que le recrutement, l’intégration, la formation, les évaluations, les mesures disciplinaires, etc. S’assurer que toutes les exigences légales nationales et internationales relatives à l’emploi sont respectées, y compris les contrats, les retenues légales, la tenue de registres, etc. .
• Fournir un soutien logistique au personnel du programme et aux bases sur le terrain, y compris la gestion de la chaîne d’approvisionnement, des véhicules, des actifs, du matériel informatique et de communication et la formation du personnel logistique.
• Assurer des procédures précises et efficaces d’approvisionnement, de stockage et de transport au sein du secteur logistique.
• En collaboration avec le PC, travailler avec les responsables de terrain et le personnel du GSO dans la préparation et l’élaboration de budgets pour le soutien et les coûts partagés, en veillant à ce qu’ils répondent à toutes les exigences pertinentes de Medair et des donateurs.
• Gérer et suivre les dépenses du budget attribué, notamment en aidant les chefs de projet à effectuer des analyses trimestrielles du pipeline, en veillant à ce que les dépenses soient conformes aux exigences et aux délais des donateurs et en informant les responsables de terrain concernés de tout ajustement nécessaire.

Gestion de la sécurité

• En l’absence du PC, assister à toutes les réunions de coordination externe et de sécurité pertinentes et faire remonter les informations, le cas échéant, aux responsables et au personnel appropriés. Suivez les instructions du PC, afin d’assurer la disponibilité de l’équipement d’urgence. Fournir un soutien dans la gestion des incidents de sécurité, au besoin, y compris la rédaction et la soumission de rapports d’incident.

Administration

• Rédiger, gérer et réviser périodiquement les contrats entre Medair et les fournisseurs externes, en s’assurant qu’ils restent valides et pertinents et que les termes et conditions sont respectés.
• Soumettre des rapports internes précis et opportuns comme requis par la direction sur le terrain et le GSO et contribuer sur demande aux rapports externes. Assurez-vous qu’une trace écrite claire et transparente est en place pour toutes les transactions, que les enregistrements sont conservés de manière ordonnée et en temps opportun et que le système de classement (archives) est conforme aux exigences de Medair et des donateurs.

Gestion du personnel

• Gérer et superviser le personnel de soutien du programme affecté, y compris le recrutement, la gestion quotidienne, le suivi des performances, la discipline, le développement et la formation, l’évaluation, etc.
• Tenir des réunions d’équipe régulières avec le personnel de soutien du programme affecté, examiner les objectifs de l’équipe et individuels et s’assurer que les membres de l’équipe sont tenus informés des problèmes liés à leur travail.

Communication

• Développer et maintenir une structure de communication transparente, honnête et solidaire avec les collègues pour s’assurer qu’ils sont tenus informés des activités et des exigences liées au soutien.
• Développer et entretenir des relations positives avec les fournisseurs, les autorités locales, les autres ONG et toute autre partie prenante, représentant Medair et assurant une bonne coopération et des partenariats.
• Travaillez pour renforcer la communication interne, le soutien et la compréhension mutuelle entre les fonctions de soutien et les programmes, en fonction de votre niveau de travail et de votre zone d’influence.

Gestion de la qualité

• Promouvoir et utiliser la bibliothèque électronique Medair et d’autres procédures opérationnelles, en veillant à ce que tous les formats standardisés soient utilisés et que les versions les plus récentes et les directives soient suivies.
• Examiner, développer et mettre en œuvre des systèmes pour améliorer la transparence et détecter et finalement prévenir les pertes ou les fraudes. Effectuez des inspections régulières et des contrôles ponctuels, afin de garantir la meilleure utilisation des actifs et des ressources de Medair.

Vie spirituelle d’équipe

• Refléter les valeurs de Medair auprès des membres de l’équipe, du personnel local, des bénéficiaires et des contacts externes.
• Travaillez, vivez et priez ensemble dans nos cadres d’équipe basés sur la foi chrétienne. Contribuez pleinement à la riche vie spirituelle de votre équipe, y compris les dévotions d’équipe, les prières et les mots d’encouragement.
• Encouragés à rejoindre et à contribuer au réseau international de prière de Medair.

Cette description de poste couvre les principales tâches prévues. D’autres tâches peuvent être assignées au besoin.

Qualifications

• Diplôme universitaire dans un domaine pertinent ou qualification professionnelle / technique équivalente.
• Excellente connaissance pratique de la langue anglaise (parlé et écrit).

Vivre

• Expérience de gestion post-qualification dans une profession pertinente.
• Expérience de travail dans un environnement interculturel, préférable dans un rôle de soutien.

Tous les nouveaux membres du personnel international déployés dans les programmes nationaux de Medair (et d’autres rôles nécessitant des déplacements sur le terrain) doivent être entièrement vaccinés avec un vaccin COVID approuvé par l’OMS, accompagné d’un certificat de vaccination COVID comme preuve.