L’ONG internationale MSH recrute pour ce poste (24 Avril 2024)

Management Sciences for Health (MSH) est une organisation mondiale à but non lucratif qui apporte des changements fondamentaux aux systèmes de santé afin de protéger les personnes contre les maladies et d’améliorer leur santé. MSH collabore avec des partenaires locaux, du ministère à la communauté, pour renforcer et compléter les systèmes de santé existants. Depuis 1971, MSH travaille dans plus de 150 pays pour assurer un accès durable, résilient et équitable à des soins de santé de qualité dans le monde entier.

Management Sciences for Health (MSH) est à la recherche d’un(e) directeur(trice) des finances et de l’administration pour un projet potentiel de renforcement des systèmes de santé de cinq ans financé par l’USAID au Bénin. L’objectif du programme est de renforcer et d’améliorer le système de santé afin d’offrir des services de santé de qualité. L’activité permettra de renforcer la gestion des ressources humaines pour la santé, d’accroître la disponibilité et l’utilisation des données, d’accroître les investissements du secteur privé et de renforcer la mise en œuvre et l’expansion de la couverture sanitaire universelle.

RESPONSABILITÉS GLOBALES

Le (la) Directeur(trice) des finances et de l’administration (DFA) relève du Chef de partie et travaille en étroite collaboration avec l’équipe de direction du projet de renforcement des systèmes de santé pour fournir un soutien de haut niveau en matière de gestion financière et de direction des opérations, ainsi qu’un soutien à la gestion des contrats et des subventions. Il/elle veille à ce que les fonctions financières et opérationnelles soutiennent la mise en œuvre rapide et efficace de la portée technique du projet. Il/elle fournit des conseils pour aider la direction du projet à s’assurer que les ressources sont allouées et utilisées conformément aux exigences contractuelles, aux règlements applicables et aux normes et procédures appropriées. Le DFA assurera la liaison avec l’équipe de direction du projet, les partenaires locaux, l’USAID et le siège de MSH en ce qui concerne tous les aspects de la mise en œuvre du programme, les contrats, la gestion des risques, le partage des coûts, la gouvernance et toutes les autres questions liées aux finances et à l’administration. Il/elle travaillera en collaboration avec l’équipe de direction du projet pour s’assurer que toutes les dépenses, le paiement, l’approvisionnement et la gestion des véhicules sont effectués conformément aux normes et réglementations de l’USAID et de la MSH. Le ministère des Affaires étrangères assure un leadership faisant autorité en ce qui concerne l’ensemble des budgets et des dépenses

le suivi, l’établissement de rapports financiers et les questions contractuelles afin d’assurer la mise en œuvre rapide et efficace des activités du programme au Bénin.

Le Directeur des Finances et de l’Administration supervisera la gestion financière de l’ensemble des activités liées au Nom du Projet au Bénin. Cela comprend la supervision de l’approvisionnement, des subventions, de la construction, de la logistique, des ressources humaines, de la comptabilité et des finances, ainsi que des dossiers. Cette personne sera responsable de la gestion du budget du contrat et de la préparation des rapports financiers à soumettre à l’USAID. Il/elle veillera à ce que les fonds dépensés soient conformes aux réglementations et aux politiques du gouvernement des États-Unis. Il/elle mettra en œuvre des pratiques d’atténuation de la fraude et veillera à ce que les systèmes et les processus soient mis en œuvre efficacement pour soutenir la mise en œuvre de la bourse.

RESPONSABILITÉ SPÉCIFIQUE

Gestion financière:

• Diriger le processus d’élaboration du budget annuel du programme, y compris la gestion du plan de travail annuel, des budgets de la durée du projet et des activités, et veiller à ce que les dépenses du programme soient conformes aux budgets approuvés.
• Veiller à la cohérence, à l’inclusion et à l’exactitude des coûts et à ce qu’ils soient conformes aux politiques et pratiques convenues, et travailler avec le personnel à l’élaboration des budgets pour les activités techniques, au besoin.
• Réviser les budgets globaux et les sous-budgets, au besoin, tout au long de l’année du plan de travail. Maintenir des systèmes de surveillance et de suivi du budget du programme qui comprennent des données financières et contractuelles.
• Fournir des analyses de routine des pipelines à la COP et à l’USAID. Fournir également tous les rapports ad hoc demandés par l’USAID. De plus, effectuer une analyse financière de routine sur les dépenses du programme, documenter et surveiller le rendement global, analyser les tendances, cerner les lacunes afin d’assurer une gestion de projet efficace et saine.
• Responsable de la coordination des activités de gestion des contrats. Travailler avec le personnel du programme, le siège social et les partenaires pour rédiger, gérer et surveiller la mise en œuvre des contrats.
• Fournir des rapports d’étape de routine à l’équipe de gestion du programme.
• Assurer la direction du bureau local au siège de MSH pour la préparation des budgets et des amendements budgétaires à soumettre à l’USAID.
• La soumission à l’agent de l’USAID doit être examinée par l’agent des contrats MSH ou l’agent principal des contrats avant la soumission.
• Surveiller les ajustements du budget annuel chaque fois que nécessaire. Coordonner les demandes de fonds mensuelles, en fonction du budget et des prévisions de flux de trésorerie, afin de s’assurer que le programme dispose de tous les fonds nécessaires pour les opérations.
• Examiner les bons de commande et consulter le chef d’équipe pour approbation, avant l’émission des bons de commande pour l’approvisionnement en biens et services commerciaux dans les limites des seuils convenus.
• S’assurer que tout le personnel du programme est formé aux règles et règlements de l’USAID et au respect de l’accord ou du contrat de coopération.

Gestion des subventions :

• Superviser les fonctions d’administration des subventions et des contrats.
• Superviser l’équipe de gestion des subventions pour le projet. Correspondre, au besoin, avec les bénéficiaires, les sous-traitants locaux et le siège social de MSH.
• Diriger la conception du programme de subventions ; faire des recommandations au chef de partie pour le choix des instruments de subvention.
• Gérer l’élaboration de l’appel à candidatures ; déterminer les échéances et l’étendue des travaux appropriés.
• Collaborer avec le Bureau des contrats corporatifs à l’élaboration et à la révision de tous les modèles de subventions.
• Participer et être un membre votant du comité de sélection. Préparer, présenter et négocier les subventions ; modifier au besoin.
• Documenter le processus par lequel les titulaires de subventions sont sélectionnés pour les bourses ; informe les candidats et les autres intervenants des décisions relatives à l’attribution.
• Mener des enquêtes préalables à l’attribution des subventions et élaborer des plans de renforcement des capacités et des plans de surveillance de la conformité pour chaque bénéficiaire.
• Veiller au respect des modalités des subventions. Fournir une assistance technique aux bénéficiaires pour renforcer leurs capacités.
• Surveiller le respect par les titulaires de subventions des modalités de la subvention ainsi que de leurs politiques et procédures.
• Se tenir au courant, interpréter et fournir une formation et des conseils au personnel du projet et aux bénéficiaires de subventions sur tous les règlements et politiques des donateurs (y compris, mais sans s’y limiter, les circulaires A-110, A-122).
• Éduquer le personnel du programme et les bénéficiaires de subventions sur la conformité aux ententes et les sujets opérationnels.
• Approuver les factures et les paiements aux bénéficiaires. Superviser tous les aspects de la clôture de la subvention.

Administration:

• Collaborer avec le Chef de Partie pour (a) s’assurer que les activités du projet et les opérations de gestion sont mises en œuvre conformément à la mission, aux valeurs et aux politiques de MSH, aux procédures opérationnelles standard et aux lois et réglementations locales, et (b) pour protéger la réputation de MSH – intégrité financière, contractuelle et politique.
• Soutenir le chef de partie dans la gestion du projet, en alignant le personnel, les systèmes et les autres ressources sur le plan de travail et le budget annuels afin de fournir un soutien administratif et opérationnel rapide, rentable, réactif et de haute qualité, dans le respect des lois locales et des ressources disponibles, et dans un environnement avec des contrôles internes adéquats, en respectant les réglementations contractuelles, les politiques MSH, et les procédures d’exploitation normalisées.
• Veiller à ce que les rapports administratifs et financiers soient soumis en temps opportun au chef d’équipe et au bureau des opérations de l’entreprise, au besoin.
• Assurer la supervision administrative du personnel de soutien spécifique au projet et être responsable de la gestion de son rendement (y compris les résultats réguliers, les vérifications, les évaluations officielles, la supervision de soutien, les récompenses, la formation, l’encadrement et le soutien au développement des transporteurs).
• En liaison avec l’équipe de direction du projet, coordonner l’exécution des examens ou des vérifications internes et externes des finances, des opérations et des programmes, et assurer le suivi en temps opportun des conclusions et des recommandations de l’examen ou de la vérification.
• Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre du registre des risques des projets et prendre des mesures proactives pour atténuer les risques au sein des fonctions opérationnelles. Assumer la responsabilité de la gestion des risques et de la bonne gouvernance.

Généralités:

• Veiller à ce que les actions du projet soient régies par les normes les plus élevées en matière de conduite personnelle et professionnelle, comme le stipulent les lignes directrices de la politique.
• Contribuer au maintien du travail d’équipe, de la discipline, de saines relations de travail et de la productivité.
• Veiller à ce que le personnel de l’unité consacre son temps aux différentes activités du projet d’une manière qui reflète fidèlement son niveau d’effort.

QUALIFICATIONS

• Maîtrise en administration des affaires, finance et comptabilité ou dans une autre discipline pertinente ou expérience équivalente.
• Minimum de 8+ années d’expérience dans la gestion, dans des rôles de responsabilité croissants, des finances, de l’approvisionnement, de la gestion des contrats, de la construction, de la logistique et / ou des questions liées aux ressources humaines pour des activités de développement international de valeur monétaire similaire.
• Au moins huit ans d’expérience dans la gestion financière et opérationnelle de programmes complexes d’aide au développement international.
• Une expérience significative des projets financés par l’USAID, de préférence au Bénin, avec une expérience de terrain régionale fortement souhaitable, une expérience de l’USAID hautement souhaitable. Connaissance approfondie des exigences de l’USAID en matière d’information financière et de conformité.
• Solides compétences en leadership, en mentorat, en gestion, en planification, en analyse et en organisation, démontrées par la capacité de travailler à la fois de manière autonome et au sein d’une équipe, d’évaluer les priorités et de gérer une variété d’activités avec le souci du détail.
• Leadership et capacité éprouvés en matière de négociation et de gestion des conflits. Expérience avérée de la fourniture d’une assistance technique à l’organisation et à la conduite de formations.
• Excellentes compétences en communication analytique, orale et écrite avec la maîtrise de l’anglais et du français. Maîtrise de l’informatique.
• Expérience dans le maintien d’une excellente communication avec l’administration centrale.
• Capacité à voyager. Les candidats locaux sont fortement préférés.

MSH souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et n’exercera aucune discrimination à l’égard d’un employé ou d’un candidat à un emploi sur la base de la race, de la couleur, du sexe, de l’orientation sexuelle, du genre ou de l’identité de genre, de la religion, des croyances, de la citoyenneté, de l’origine nationale, de l’âge, du statut d’ancien combattant ou d’un handicap sans rapport avec les exigences du poste. MSH prendra des mesures positives pour s’assurer que les candidats qualifiés sont employés et que les employés sont traités sans distinction de race, d’âge, de couleur, de religion, de sexe, d’orientation sexuelle, d’identité de genre, d’origine nationale, d’ancien combattant et de handicap. Conformément à l’ordonnance 11246 du Département du travail des États-Unis, à l’article 503 de la loi sur la réhabilitation et à l’article 4212 de la loi sur l’aide à la réadaptation de l’ère vietnamienne, MSH a élaboré et maintient un programme et un plan d’action positive.

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