L’ONG humanitaire MAG INTERNATIONAL recrute pour ce poste (23 Août 2024)

Lieu :  Abuja avec déplacements fréquents dans les zones d’opérations du MAG

Avis important : Le poste est soumis à la disponibilité des fonds

Objectif du poste :

Le Coordonnateur des Ressources Humaines et des Finances sera responsable de la gestion générale et quotidienne du bureau de pays et du bureau de terrain de MAG en termes de gestion des ressources humaines et de gestion financière et comptable. Ce poste sera supervisé par le Responsable des Finances Sous-Régional, travaillant en étroite collaboration avec le Responsable de Programme.

Plus particulièrement, le coordonnateur RH et finances sera responsable de :

Description de l’emploi

Toutes les activités doivent être entreprises conformément à l’objectif, à la portée et aux principes des normes et politiques du MAG.

Ressources humaines

• Contribue à la rédaction et à la mise en œuvre du règlement intérieur au niveau du programme MAG au Nigéria et à l’application des politiques institutionnelles
• Garantit l’existence d’une veille locale sur les normes juridiques et l’évolution de la jurisprudence en relation avec les différentes lois du travail, et l’application du cadre légal
• Prépare, coordonne et contrôle la gestion de la paie du personnel national pour l’ensemble du programme
• Assure régulièrement la préparation, la signature, la collecte et l’archivage des Feuilles de Temps
• Effectuer les démarches administratives du personnel national recruté par MAG auprès des services de sécurité sociale et des impôts et s’assurer que toutes les cotisations obligatoires au Nigéria sont payées à temps.
• Gère et paie les SDD au personnel expatrié sur une base mensuelle
• S’assurer que les impôts, les cotisations sociales et les avances sont déduits
• Assure le suivi des congés de tout le personnel national
• Compile et effectue le classement méthodique (électronique et papier) de tous les dossiers RH du personnel national de MAG
• Participe au processus de recrutement et veille à ce que le calendrier d’intégration de chaque nouveau membre du personnel soit coordonné
• Prépare les contrats, les prolongations ou les avenants aux contrats de travail et coordonne le processus d’évaluation des performances du personnel national
• Communique, si nécessaire, aux RH de la région et du programme Nigéria les informations devant être partagées (jours fériés, modification du Code du Travail, etc.)
• Soutenir et assurer la formation continue du Responsable des Services Support en gestion des ressources humaines

Finance

Garantir la gestion de la comptabilité du bureau MAG à Abuja, dans le respect des délais. :

• Assure l’existence et la qualité des pièces comptables et s’assure de leur recevabilité (visa de paiement, bon de paiement correct, factures adéquates, etc.)
• Assure l’adéquation du solde du journal de bord et du solde comptable en fin de mois.
• Remplit correctement les codifications comptables sur le visa de paiement
• Saisit les pièces comptables dans les journaux de caisse et de banque et dans le logiciel de comptabilité
• Répertorie et demande les documents manquants aux personnes concernées (caissière, gestionnaires de budget, logistique, etc.)
• Permet de suivre les pièces manquantes et de les intégrer dans la comptabilité à réception
• Vérifie la bonne répartition des dépenses par rapport au tableau de répartition des coûts de la structure et au tableau des dépenses du projet. Alerte le Responsable Financier Sous-Régional en cas de doute.
• Assure la communication avec le Responsable Financier Sous-Régional sur le suivi comptable du programme
• Réalise les travaux de clôture semestrielle : saisie des charges à payer, des provisions pour risques et charges, pointage des immobilisations et photocopie des factures des immobilisations acquises au cours de l’exercice, contrôle et justification des comptes de tiers, rassemblement des documents logistiques nécessaires, saisie de nouveaux documents, contrepassation et saisie des charges à répartir
• Assurer toutes les questions de comptabilité financière, y compris le suivi régulier des avances, l’analyse des comptes de bilan, des recettes, des paiements et des besoins en matière de paie
• Vérifier les rapports et les pièces justificatives des partenaires et superviser la gestion financière des contrats des partenaires, en s’assurant qu’elle est conforme aux obligations du « Contrat principal ».
• Veiller à ce que le programme mette en œuvre et rende compte de toutes les activités conformément aux exigences fiscales régionales et locales (par exemple, impôt sur le revenu, sécurité sociale, TVA, impôt sur les sociétés, etc.)
• Aider le responsable financier sous-régional à garantir qu’un niveau élevé de contrôle financier est en place dans toutes les activités et dans tous les bureaux, y compris l’élaboration et le respect des politiques et procédures financières (adaptées au contexte local) pour garantir la conformité avec les exigences statutaires, du pays hôte et du siège de MAG
• Participer à la préparation de nouveaux budgets et veiller à ce que l’élaboration de nouvelles propositions de projets soit soumise à une surveillance et à un contrôle financiers appropriés, en tenant compte des exigences statutaires, des donateurs et du siège social.
• Faciliter et fournir un soutien à tous les audits des donateurs et internes en coordination avec le responsable financier sous-régional et le PM
• Est en charge de l’ouverture des comptes du nouvel exercice
• Est l’interface privilégiée avec la banque pour le programme MAG dans le Sous-Région Financière Responsable
• Prépare les paiements en espèces, par chèque et par virement
• Prépare et consolide la demande de trésorerie mensuelle pour le responsable financier sous-régional du MAG

Superviser et contrôler la comptabilité d’Abuja et de Maiduguri

• Vérifie les documents comptables d’Abuja et de Maiduguri et vérifie leur recevabilité (visa de paiement, bon de paiement correct, factures adéquates, etc.)
• S’assure que le solde du journal de bord du site est cohérent avec le solde comptable et son solde physique (état de trésorerie mensuel)
• Vérifie que les dépenses sont correctement imputées au tableau de répartition des coûts de structure et des dépenses de projet sur les visas de paiement et les factures.
• Répertorie et demande les documents manquants aux personnes concernées (responsables de chantier, responsables de budget, logistique, etc.)
• Permet de suivre les pièces manquantes et de les intégrer dans la comptabilité à réception
• Envoyer un rapport mensuel avec les commentaires du Comptable en charge des Services Support

Cette description de poste vise à résumer les principales tâches et responsabilités du poste. Il ne s’agit pas d’une liste complète et exhaustive des tâches. Il s’agit d’un document non contractuel qui peut être modifié en fonction des circonstances. On s’attend à ce que tout le personnel de MAG soit flexible et disposé à effectuer les tâches appropriées lorsque le besoin s’en fait sentir.

Tous les membres du personnel sont censés s’acquitter des tâches générales suivantes :

• Travailler dans le respect des valeurs fondamentales de MAG
• Travailler à la réalisation des objectifs du département et du programme
• Assurer la connaissance et le respect de toutes les politiques et procédures de MAG et se tenir au courant des activités de MAG
• Exercer leur rôle d’une manière adaptée au contexte culturel local et au cadre juridique
• Comprendre et respecter les normes décrites dans le cadre de protection de MAG, en agissant avec le soin et l’attention nécessaires pour préserver le bien-être de toute personne qui entre en contact avec le travail de MAG et en signalant tout problème éventuel

Spécification de la personne

Expérience essentielle

• Diplôme d’études supérieures de niveau universitaire en administration, en ressources humaines ou en finances.
• Qualification/certification professionnelle pertinente en comptabilité
• Expérience préalable d’au moins trois (3) ans minimum dans un rôle de responsable RH ou de responsable financier dans une ONG.
• Expérience avérée en gestion et administration des ressources humaines au Nigéria
• Expérience avérée en gestion financière au sein d’ONG,
• Très bonnes capacités d’organisation, attentionné et minutieux, capable de travailler de manière autonome.
• Excellentes compétences administratives, notamment dans l’utilisation de MS Word et Excel.
• Maîtrise de l’anglais

Compétences essentielles

• Intérêt et engagement envers le mandat et les principes humanitaires de MAG
• Honnêteté, transparence
• Motivé, enthousiaste
• Rigoureux
• Esprit d’équipe, humble et courtois, capable de travailler sous pression, rapide et proactif, capacité de gestion du stress et d’initiative
• Déterminé et engagé à atteindre des normes de qualité élevées