L’ONG Educo recrute pour ce poste (20 Octobre 2021)

Sous l’autorité du Directeur Pays, le(a) Coordinateur-trice Administratif et Financier pilote le management financier global du Bureau Pays Educo au Mali : Supervision de la gestion financière et budgétaire, Gestion de l’administration générale, Suivi des relations avec les partenaires et contrôle qualité de la production des Rapports financiers. Il/elle supervise le personnel Administratif Comptable et Financier des différents bureaux/Bases d’Educo Mali. Il est garant de toutes les opérations financières du Bureau Financier et supervise l’ensemble de la gestion de la comptabilité. Il est également garant des politiques Educo et les procédures bailleurs. 

-Participer à l’élaboration et à la révision des orientations stratégiques pour le pays ;

– Consolider les différents processus & Piloter le management financier global du Bureau Pays ;

-Travailler à la mise en place d’un Cadre Budgétaire + Politique d’allocation des coûts pour le Bureau Pays et piloter la stratégie de recouvrement des coûts;

-Piloter les processus de digitalisation de la gestion d’Educo Mali (paiements en ligne et à distance)

– Consolider et superviser le système de gestion par base (Bureau Central de Bamako + 4 Bases) ;

– Mener et coordonner des évaluations des besoins en utilisant des outils validés par le siège et identifier les champs d’action prioritaires et possibles pour Educo dans son secteur d’intervention ;

–  Piloter la dimension stratégique du Poste

II. PLANIFICATION, DEVELOPPEMENT ET GESTION DES MOYENS GENERAUX

-Participer aux efforts de Mobilisation de Ressources du Bureau Pays ;

-Coordonne les exercices d’élaboration des Budgets Annuels Pays et les Planifications y afférentes ;

-Développer de nouveaux et pertinents outils dans son domaine d’activité en soutien aux équipes ;

-Vérifier et contrôler les critères de qualité dans les processus d’élaboration des Budgets bailleurs.

-Assurer la capitalisation de la gestion administrative et financière des projets internes pour le partage avec les autres bureaux pays d’Educo.

-Elaborer/actualiser et suivre le processus de sécurité de l’argent ;

-Vérifier le calcul des impôts/taxes et s’assurer des déclarations/paiements aux organismes concernés ;

-Veiller au respect de la législation malienne pertinente dans tous les processus de gestion ;

-S’assurer de la diffusion et respect des procédures administratives et financières et leur actualisation

III. MANAGEMENT DES RESSOURCES HUMAINES  

-Coordonner l’équipe administrative et financière en assurant sa supervision et son accompagnement technique (Chef Comptable + Finance Manager + Gestionnaire Financier de Base + Finance Officers + Grants Manager & Assistants Comptables + Services Administratifs );

-Participer au processus de recrutement du personnel de son Département ;

ü  Evaluer périodiquement les performances des agents placés sous sa responsabilité ;

-Identifier les besoins de formation des équipes ou des partenaires et participer à la mise en place du plan de renforcement des capacités ;

-Vérifier le calcul des salaires et des soldes de tout compte avant soumission au Directeur pays ;

-Élaborer et suivre les plans d’action individuels des membres de l’équipe ;

-Gérer les plannings, la répartition et la coordination du travail de son équipe ;

-Assurer le renforcement des capacités de son équipe (formation, partage d’expérience et appuis).

IV. SUPERVISION DE LA GESTION FINANCIERE DES PROJETS (INTERNES & BAILLEURS)

-Préparer les budgets annuels et des projets dans les délais prévus,Soutenir le Finance

-Manager dans leur exécution et les mises à jour au besoin ;

-Participer aux négociations et développements de partenariats aux niveaux local, régional, national et international ;

-Assurer, pour son domaine d’activité, la représentation de Educo auprès des autorités nationales et au niveau local, en appui à la coordination des programmes ;

-Superviser l’application et le respect des termes de tout contrat de financement, contrôler l’engagement global des dépenses et le risque financier ;

V. MANAGEMENT QUALITE DES PROJETS BAILLEURS

-Mettre en place un système garantissant un bon mécanisme de planification, gestion et suivi des Projets externes

-Accompagner le Finance Manager dans l’élaboration et le suivi budgétaire ;

-Valider les demandes de fonds à envoyer aux bailleurs/donateurs ;

-Veiller au respect des procédures bailleurs ;

-Soutenir le Grants Manager dans la gestion des subventions et financements externes du Bureau Pays

VI. COMPTABILITE & TRESORERIE

–  Encadrer et superviser le système de comptabilité assurant la transparence, la complétude des informations financières, le respect des procédures et la lisibilité des dépenses.

–  Assurer des résultats comptables de qualité et des informations financières correctes pour la préparation des rapports financiers ;

–  Valider les demandes mensuelles de trésorerie et contrôler la trésorerie au niveau pays ;

–  Surveiller et valider la clôture comptable ;

–  Superviser le correct archivage et la sécurité des documents (versions physiques et numériques) de l’organisation ;

VII. SUIVI, REPORTING ET AUDIT

–  Coordonner la mise en place et le fonctionnement du mécanisme de suivi budgétaire conjoint entre le Département Finances et les Programmes ;

–  Assurer un suivi de la production des rapports périodiques vers le Siège ;

–  Réviser et valider les rapports financiers adressés aux bailleurs

– Produire périodiquement des rapports de suivi et des situations d’avancement/taux d’exécution budgétaire pour le bureau pays et le Siège ;

–  S’assurer que les rapports financiers sont de qualité et produits à temps (interne Educo et bailleurs)

– Préparer les audits comptables et financiers ;

–  Veiller à la mise en application des recommandations des auditeurs.

VIII.     APPUIS TECHNIQUES AUX PARTENAIRES DE MISE EN ŒUVRE DES PROJETS

-Accompagner les Partenaires dans l’élaboration et le suivi budgétaire ainsi que pour les actions relevant du domaine administratif ;

-Assurer le suivi qualité et valider les Rapports Financiers soumis par les Partenaires de co-exécution des Programmes Educo au Mali.

PROTECTION DES ENFANTS

En tant qu’organisation qui travaille avec les enfants et les adolescents, Educo a l’obligation morale et la responsabilité juridique de favoriser une culture du bon traitement et de garantir la sécurité et la protection de tous les enfants et adolescents dont elle prend soin et qui se trouvent sous sa responsabilité.

La prévention et la protection de tout type de violence physique, psychologique ou sexuelle, intentionnelle ou non intentionnelle, sont les piliers sur lesquels se base notre organisation. Par conséquent, toute personne rattachée à notre organisation devra connaître, respecter et signer notre Code de Conduite envers les enfants et les adolescents.