Action Contre la Faim est une ONG internationale présente en RDC depuis 1996 et qui intervient dans les domaines de la nutrition, de la santé, de la sécurité alimentaire, de l’eau, de l’hygiène et de l’assainissement. Dans le cadre de ses activités, ACF est à la recherche d’un.e Gestionnaire des stocks médicaux pour sa base de Masiambio – Province de Maï-Ndombe.
Contexte et mission :
Mission 1 : Gérer les stocks de la base
– Garantir les procédures et directives de gestion de stocks Médicaux de ACF ;
– S’assurer de la mise en place, de l’utilisation et de la mise à jour des outils standards de gestion de stocks médicaux ;
– Assurer le suivi des stocks et apporter un soin particulier aux dates de péremption;
– Réaliser un inventaire mensuel et rédiger un rapport d’inventaire ;
– Tenir à jour tous les documents liés à la gestion des stocks (Fiche de Stock, SFU, etc) ;
– S’assurer de la bonne organisation des stocks sur la mission (organisation physique, contrôle de rongeurs, classement, isolation, contrôle température et humidité, etc) ;
– Planifier budgétairement les besoins liés aux différents stock de la base.
Mission 2 : S’assurer de l’hygiène, de la propreté et de la sécurité des entrepôts
– Vérifier quotidiennement la propreté des entrepôts ;
– Vérifier l’état sanitaire des nouveaux produits ;
– Ecarter les produits abimés, détruits ou perdus et reporter au Département Logistique ;
– Veiller à l’intégrité physique du local de stock et à l’application des bonnes conditions de stockage (ouvertures sécurisées, absence de dégâts des eaux, absence de fissure dans le toit ou les murs, nettoyage régulier du sol et des étagères, entretien du réfrigérateur, absence de nourriture ou de boisson sucrée etc.).
Mission 3 : Gérer les expéditions/réceptions et assurer le contrôle qualité/quantité
– Superviser la préparation et le chargement des produits et du matériel ;
– Rédiger les différents documents d’expédition et réception ;
– Superviser les cargaisons : préparation et chargement des produits et du matériel ;
– Inspecter les livraisons : quantité, qualité, documentation ;
– Vérifier l’état sanitaire des produits entrants/sortants ;
– Reporter tout problème de qualité/quantité. – Mener les inventaires selon la procédure ACF et selon le chronogramme des acticités pharmacie défini ;
– Transmettre les outils à jour au RP/RDD Nut/Santé pour permettre l’analyse de stock (analyse de la CMM, risque de ruptures (SFUMed, Rapport de Stock etc.) ;
– Supporter le RP Nut/Santé dans l’analyse de risque (identification des risques de péremption, de rupture etc.) et dans les actions à entreprendre ;
– Sortir les produits périmés du stock (physiquement et virtuellement) et les lister ;
– Mettre en quarantaine et dans un endroit sécurisé les produits périmés et/ou endommagés.
Mission 4 : Encadrer l’équipe stock
– Etablir le planning de travail ; – Déléguer les activités et contrôler leur bonne exécution ;
– Organiser des formations ; – Mener les entretiens d’évaluation ; – Apporter un soutien technique à l’équipe si nécessaire ; – Gérer les journaliers si nécessaires, en lien avec le département RH.
Mission 5 : Monitorer les états de stocks MED et RUTF ACF de la zone de couverture ;
Contrôler à distance les journaux de mouvements, en lien avec le flux de distribution et d’approvisionnement ;
– Alerter les managers en cas de risques de pertes ;
– Contrôler à distances les inventaires, communiquer et informer sur ces écarts.
Mission 6 : Appuyer le programme dans les activités de supervision des pharmacies des partenaires/sites de dispensation :
– Appuyer si nécessaire le RP Nut/Santé dans la préparation de la/des DSS ;
– Préparer la commande de la DSS validée ;
– Compléter les outils de transfert (Bon de Commande, Bon de Livraison etc.).
– Appuyer techniquement les superviseurs sur les bonnes pratiques de gestion de stock médical à transmettre aux structures appuyées par ACF ;
– Appuyer techniquement les superviseurs dans l’analyse des CMM et la planification des besoins pour les structures appuyées par ACF.
Mission 7 : Reporting / Archivage – Rédiger un rapport d’activité mensuel à transmettre aux responsables programmes via l’équipe logistique ;
– S’assurer que le classement des documents et archives des projets est effectif (bons de livraison; bordereaux de réception, etc) ;
– Participer à la mise à jour du planning annuel des activités logistiques ;
– Analyser les rapports logistiques produits afin d’optimiser l’activité.
Profil recherché :
Diplôme/Niveau d’études/Expériences :
– Diplôme de Pharmacien (Bac +6 ou Pharm.D) avec une expérience en gestion de pharmacie ou en logistique spécialisé dans la gestion des stocks médicaux ;
– Etre inscrit au tableau de l’ordre des pharmaciens de la RDC.
Compétences et connaissances requises :
– Expérience préalable en gestion de stock médicaux ;
– Expérience préalable avec une ONG Internationale ;
– Maîtrise du pack Office (Excel, de Word et Outlook, …) ;
– Connaissance de Link est un atout ;
– Grand sens moral et éthique – Responsable et rigoureux
– Respecte la confidentialité exigée en matière de sécurité des biens et des personnes et des données financières de la mission
– Veille à véhiculer une image positive de l’organisation – Honnêteté, intégrité, motivation – Professionnalisme ;
– Forte capacité d’organisation – Capacité d’adaptation et d’autonomie développée
– Aptitude à travailler en équipe-Forte disponibilité ;
– Bonne maîtrise du français à l’écrit et oral exigée, la connaissance d’une langue locale est un atout.
