Grade: G6
Contractual Arrangement: Fixed-term appointment
Contract Duration (Years, Months, Days): 2 ans
Schedule : Full-time
IMPORTANT NOTICE: Please note that the deadline for receipt of applications indicated above reflects your personal device’s system settings.
OBJECTIVES OF THE PROGRAMME
L’equipe de pays est chargee de promouvoir la cooperation technique, de susciter de l’interet et de coordonner l’aide au developpement de la sante, tenant compte des strategies mondiales et regionales et des lignes directrices de l’OMS. Elle est egalement chargee de contribuer a la collecte, a l’analyse et a la diffusion d’informations sur la sante.
DESCRIPTION OF DUTIES
- GENERAL- Supervise et surveille le flux d’informations du bureau du WR, trie, trie, analyse et identifie les domaines dans lesquels leWR doit intervenir ;- Assure un suivi efficace et rapide des demandes d’informations, de briefings et d’autres actions emanant du bureau du WR, en liaison avec les unites / equipes, le cas echeant ;- Recoit les visiteurs et les appels telephoniques avec tact et discretion, et agit en fonction de la nature et de l’urgence de chacun, y compris en les reorientant au besoin ;- Fournit des informations generales pour les rendez-vous avec des visiteurs officiels et / ou des membres du personnel ;- Maintenir l’ordre du jour et le calendrier de WR en programmant des reunions et / ou en modifiant le calendrier en raison d’interruptions dues a des evenements imprevus, redirige les visiteurs et les appelants si necessaire ;- Diffuse des informations sur les procedures administratives au personnel des services generaux de l’equipe / du departement et aide le personnel a respecter les procedures administratives de l’OMS;2. CORRESPONDANCE- Redige la correspondance generale ou administrative de sa propre initiative ou sur la base d’instructions ; finaliser la correspondance / les rapports pour signature / dedouanement ;- Verifie que la correspondance sortante est presentee conformement a l’OMS et verifie la langue, la grammaire et l’exactitude avant de la soumettre a la signature et a la validation ;3. GESTION DE L’INFORMATION – Creer et / ou maintenir des systemes de classement en etroite collaboration avec d’autres membres du personnel de soutien ; examen continu du systeme de classement pour s’assurer que l’information est a jour et utilisee de facon efficace et efficiente ; – Obtenir des documents et des informations provenant de sources internes et externes, selon les besoins ; – Effectuer des recherches d’informations (bibliotheque, Internet) a la demande ; – Coordonner la compilation des documents demandes et fournis par le personnel professionnel, afin de s’assurer qu’ils sont logiquement compiles, formates et assembles de maniere a faciliter le travail du WR; 4. REUNIONS ET VOYAGES – Organise et coordonne les preparatifs administratifs pour les reunions, seminaires et ateliers, notamment : preparer les plans d’evenement en GSM, les lettres d’invitation, les devis et les demandes de deplacement ; aider a la preparation des documents ; envoi de materiel et liaison avec les participants et les autres personnes impliquees ; – Calendrier des reunions d’equipe / departement, selon les horaires et les besoins ; rediger des proces-verbaux et assurer le suivi des points d’action pour assurer une reponse rapide aux demandes duWR et la preparation des proces-verbaux ; – Obtient du personnel professionnel de l’equipe des documents d’information et de base pour les reunions, seminaires, ateliers, etc., en verifiant leur disponibilite et en s’assurant qu’ils disposent des dossiers et des documents d’information appropries – Utiliser le GSM, preparer les demandes de voyage pour le voyage officiel du WR et aider aux TC.- Effectuer des reservations de vol et d’hotel, preparer des dossiers de voyage et traiter d’autres questions connexes a la demande ou de sa propre initiative ; 5. AUTRES FONCTIONS -Surveille les registres de conges et d’assiduite du personnel du bureau de WR; -S’acquitte d’autres taches connexes selon les besoins ou les instructions du Representant.
REQUIRED QUALIFICATIONS
Education
Essential: Diplome de fin d’etudes secondaires suivi d’une formation en secretariat, assistant de direction, administration du bureau et/ou en gestion.
Desirable: – Diplome d’etudes superieures ou un Master en secretariat, assistant de direction, en administration de bureau ou en administration des affaires, ou dans des domaines connexes. -Formation en secretariat et / ou en administration de bureau, ou dans une autre specialite connexe
Experience
Essential: Au moins huit (08) annees d’experience professionnelle progressive en tant qu’assistant(e) executif(ve) dans des organisations internationales ou privee reconnue
Desirable: Une experience a des postes d’appui administratif a l’OMS ou dans une autre institution des Nations Unies serait un atout. Une experience des systemes de planification des ressources institutionnelles (ERP) sur Oracle ou tout autre systeme de ce type serait un atout.
Skills
Le ou la titulaire du poste fera montre de maitrise professionnelle et actualisera ses connaissances sur l’utilisation de la bureautique moderne grace a des cours internes, a des formations en cours d’emploi ou a des activites d’autoformation. Il ou elle se tient au fait de l’evolution des procedures et des pratiques, des regles et des reglements, de la structure administrative du bureau de pays, du groupe organique et de l’OMS, afin de pouvoir informer les autres membres et expliquer les procedures.
WHO Competencies
Teamwork
Respecting and promoting individual and cultural differences
Communication
Knowing and managing yourself
Moving forward in a changing environment
Use of Language Skills
Essential: Expert knowledge of French.
Desirable: Intermediate knowledge of English.
REMUNERATION
WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at XOF 11,466,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.
ADDITIONAL INFORMATION
- This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level
- Only candidates under serious consideration will be contacted.
- A written test may be used as a form of screening.
- In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.
- Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.
- For information on WHO’s operations please visit: http://www.who.int.
- WHO is committed to workforce diversity.
- WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.
- WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.
- WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.
- This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.
