Créée en 1951, l’Organisation internationale pour les migrations (OIM) est la principale agence des Nations Unies chargée des migrations et une organisation intergouvernementale de premier plan dans le domaine des migrations. Elle collabore étroitement avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux, avec pour mission de favoriser une migration humaine et bien organisée pour le bien collectif. Elle y parvient en offrant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants. L’OIM recrute pour ces 05 Assistants :

POSTE 1 : Assistant(e) principal(e) aux opérations – Poste accéléré à temps partiel – RÉSERVÉ AUX CANDIDATS INTERNES

Description de l’emploi

Les candidatures internes sont les bienvenues. Pour tous les postes vacants à l’OIM, les candidatures des candidats qualifiés et éligibles de premier rang sont prioritaires lors du processus de sélection. Pour ce poste, les candidatures internes sont considérées comme des candidatures de premier rang.

Responsabilités

1. Superviser jusqu’à huit membres du personnel chargés des mouvements et du traitement des données, notamment la coordination, la planification et la réservation des voyages, la distribution des avis de réservation anticipée (ABN) et la diffusion des mises à jour sur les vols intérieurs, les annulations et les avis de départ ; ou des activités de traitement des données, notamment l’enregistrement des informations démographiques et biographiques dans MiMOSA, la confirmation de leur réception à des tiers, ainsi que la gestion, la sécurisation et la comptabilité des documents de voyage, conformément aux procédures opérationnelles normalisées (PON) locales. Soutenir les processus de développement du personnel, notamment en dispensant des formations, en attribuant des tâches et en fournissant régulièrement des retours sur les performances des membres du personnel, afin de garantir un travail de qualité et la réalisation précise des activités.
2. Superviser l’organisation et la réalisation de toutes les réservations par les membres du personnel de Movements en temps opportun et conformément au Manuel des tarifs de l’OIM (HIT).
3. Assurer le respect des procédures opérationnelles standard (SOP) spécifiques au programme pour les différents types de migrants et les autres modes de déplacement par voie aérienne, terrestre ou maritime.
4. Diffuser l’information aux parties prenantes internes et externes.
5. Superviser la création des fichiers de données de mouvement, par ABN, pour toutes les personnes, conformément aux procédures opérationnelles standard (SOP). Superviser les membres du personnel des mouvements lors de la compilation et de l’analyse des statistiques descriptives, en utilisant I-GATOR pour saisir les coûts et préparer les documents de prêt de voyage, conformément aux SOP et aux procédures du gouvernement hôte.
6. S’assurer que le personnel chargé du traitement des données assure le stockage sécurisé des documents et des données, conformément aux principes et directives de l’OIM, qu’il prend toutes les mesures nécessaires pour garantir un accès limité aux dossiers physiques, et qu’il expédie les documents de voyage et coordonne les autorisations de sortie dans les meilleurs délais. S’assurer que le sac de voyage contient tous les documents nécessaires pour quitter le pays.
7. Superviser les membres du personnel chargés du traitement des données pendant qu’ils traitent les permis de sortie et les documents de voyage en étroite coordination avec les superviseurs et d’autres collègues de l’OIM ; cela peut inclure une communication directe avec les bénéficiaires en leur demandant de soumettre les documents requis conformément aux SOP.
8. Superviser la préparation des rapports de traitement des données, de la réception des documents jusqu’à la livraison, ainsi que des rapports réguliers d’exploration de données confirmant la mise à jour et l’exactitude des données de MiMOSA ; conseiller la direction sur les éventuels problèmes nécessitant une attention particulière et suggérer des mesures correctives. Signaler spécifiquement à la direction tout problème rencontré, comme les refus de sortie, les raisons de ces refus et les solutions possibles.
9. Superviser les conseils avant le départ concernant les procédures d’embarquement et les besoins particuliers pendant le voyage (repas, médicaments, fauteuils roulants, problèmes médicaux, etc.), selon les besoins, ainsi que la vérification de l’identité et des documents avant la remise des documents de voyage aux personnes en partance. Identifier les vulnérabilités des bénéficiaires et coordonner les mesures appropriées pour y remédier, notamment en supervisant la coordination des accompagnateurs.
10. Sous la supervision étroite du responsable des opérations de mouvement, assurer la liaison, selon les besoins, avec d’autres équipes et unités de l’OIM Ghana et avec des partenaires externes tels que les autorités aéroportuaires et gouvernementales, l’ambassade des États-Unis et le Haut-Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (HCR).
11. Fournir régulièrement des commentaires sur le travail accompli au responsable des opérations de mouvement et tenir les superviseurs immédiatement informés de tout problème qui survient.
12. Démontrer une compréhension globale des SOP pertinentes relatives aux opérations de mouvement et des systèmes et bases de données liés aux mouvements (y compris iGATOR, MiMOSA, SAR et Amadeus), ainsi que la capacité de rester professionnel, impartial et impartial lors de toutes les interactions avec les migrants et les collègues conformément au Code de conduite de l’OIM et aux instructions sur la prévention de l’exploitation et des abus sexuels (PSEA).
13. Maintenir et garantir la confidentialité et l’intégrité de tous les documents pertinents, conformément aux normes de conduite et aux règles de protection des données. Alerter le responsable des opérations de mouvement ou la direction de tout manquement aux procédures opérationnelles standard ou aux codes de conduite par les membres du personnel ou les partenaires de l’OIM.
14. Exécuter toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.

Qualifications

Éducation

• Baccalauréat avec quatre années d’expérience professionnelle
• Diplôme d’études secondaires complété avec six années d’expérience professionnelle pertinente

Expérience

Une expérience préalable en opérations de mouvement, en transport et/ou en gestion constitue un atout majeur.

Langues

REQUIS

La maîtrise de l’anglais est requise (oral et écrit)

SOUHAITABLE

Connaissance pratique du français.

Compétences requises

Le cadre de compétences de l’OIM est disponible à  ce lien . Les compétences seront évaluées lors du processus de sélection.

Valeurs  – tous les membres du personnel de l’OIM doivent respecter et démontrer ces trois valeurs :

• Inclusion et respect de la diversité : Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles. Encourager la diversité et l’inclusion.
• Intégrité et transparence : Maintient des normes éthiques élevées et agit d’une manière conforme aux principes/règles et normes de conduite de l’organisation.
• Professionnalisme : Démontre sa capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et fait preuve de jugement pour relever les défis quotidiens.
• Courage : Démontre la volonté de prendre position sur des questions importantes.
• Empathie : fait preuve de compassion envers les autres, fait en sorte que les gens se sentent en sécurité, respectés et traités équitablement.

Compétences de base  – indicateurs comportementaux (niveau 2)

• Travail d’équipe : Développe et favorise une collaboration efficace au sein des unités et entre elles pour atteindre des objectifs communs et optimiser les résultats.
• Obtenir des résultats : Produit et livre des résultats de qualité, axés sur le service et dans les délais. Orienté vers l’action et déterminé à atteindre les résultats convenus.
• Gestion et partage des connaissances : Cherche continuellement à apprendre, à partager ses connaissances et à innover.
• Responsabilité : Assume la responsabilité de la réalisation des priorités de l’Organisation et de ses propres actions et du travail délégué.
• Communication : Encourage et contribue à une communication claire et ouverte. Explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.

Compétences managériales  – indicateurs comportementaux (Niveau 2)

• Leadership : Donne une orientation claire, montre l’exemple et démontre sa capacité à concrétiser la vision de l’organisation. Aide les autres à réaliser et à développer leur leadership et leur potentiel professionnel.
• Autonomiser les autres : crée un environnement propice dans lequel le personnel peut donner le meilleur de lui-même et développer son potentiel.
• Bâtir la confiance : Favorise les valeurs partagées et crée une atmosphère de confiance et d’honnêteté.
• Réflexion et vision stratégiques : Travaille de manière stratégique pour réaliser les objectifs de l’Organisation et communique une orientation stratégique claire.
• Humilité : Diriger avec humilité et faire preuve d’ouverture à la reconnaissance de ses propres défauts.

Remarques

1. Toute offre faite au candidat en relation avec cet avis de vacance est soumise à confirmation de financement.
2. Ce processus de sélection peut être utilisé pour pourvoir des postes similaires dans divers lieux d’affectation. Les candidats recommandés resteront éligibles à un poste similaire pendant une période de 24 mois.
3. Ce poste est soumis à recrutement local. Seules les personnes titulaires d’un permis de séjour et de travail valide dans le pays où ce poste est basé pourront postuler.
4. La nomination sera soumise à la certification que le candidat est médicalement apte à la nomination, à la vérification de la résidence, du visa et des autorisations du gouvernement concerné, le cas échéant.
5. L’OIM applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’OIM, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination fondée sur le sexe, la nationalité, l’âge, la race, l’orientation sexuelle, l’origine religieuse ou ethnique ou le handicap.
6. L’OIM ne facture aucun frais à aucune étape de son processus de recrutement (candidature, entretien, traitement, formation ou autre). Elle ne demande aucune information relative aux comptes bancaires.
7. L’OIM accepte uniquement les candidatures dûment complétées soumises via son système de recrutement en ligne. Cet outil permet également aux candidats de suivre l’état de leur candidature.

POSTULER

POSTE 2 : Assistant aux opérations (mouvements) VN accéléré (temps partiel) – RÉSERVÉ AUX CANDIDATS INTERNES

POSTE 3 : Assistant(e) aux opérations (traitement des données) – Poste accéléré (temps partiel) – RÉSERVÉ AUX CANDIDATS INTERNES

POSTE  4 : Assistant aux opérations – Chef d’équipe (soutien sur le terrain) – Poste accéléré (temps partiel) – RÉSERVÉ AUX CANDIDATS INTERNES

POSTE 5 : Assistant(e) aux opérations (soutien sur le terrain) – Poste accéléré (temps partiel) – Pour les candidats internes