L’Office des Nations Unies contre la drogue et le crime est un bureau des Nations Unies créé en 1997 sous le nom d’Office pour le contrôle des drogues et la prévention du crime en combinant le Programme des Nations Unies pour le contrôle international des drogues (PNUCID) et la Division de la prévention du crime et de la justice pénale des Nations Unies. Office des Nations Unies à Vienne.
Nous recrutons pour combler le poste ci-dessous :
Titre du poste : Associé administratif (logistique et protocole)
Lieu : Abuja (FCT)
Type d’emploi : Contrat
Durée du contrat : 1 an (avec possibilité de prolongation)
ID du poste : 18119
Grade : SB3
Relève de : Le responsable des opérations / Chef de l’unité d’appui aux projets de la CONIG de l’ONUDC
Description de l’emploi
- Ce poste est basé au sein du bureau national de l’Office des Nations Unies contre la drogue et le crime (ONUDC) au Nigeria (CONIG), bureau d’Abuja.
- L’Assistant Administratif (Logistique et Protocole) rapporte au Responsable des Opérations/Chef de l’Unité d’Appui aux Projets de la CONIG de l’ONUDC.
- L’Unité d’appui au projet a été créée pour fournir des services consultatifs opérationnels au bureau CONIG de l’ONUDC, y compris la gestion de la chaîne d’approvisionnement, la gestion des actifs, le soutien logistique et les services de protocole.
- L’unité fournit des orientations et des conseils sur les questions logistiques, surveille et évalue la prestation des services de transport et de soutien stratégiques et dirige la prestation des services de transport et de soutien spécialisés.
- Sa principale responsabilité est de fournir des services opérationnels et des conseils commerciaux réactifs, efficaces et de qualité au bureau CONIG de l’ONUDC et à tous ses projets et programmes, en garantissant le meilleur rapport qualité-prix, à travers un processus compétitif, équitable et transparent, conformément aux normes établies par l’ONU. règlements, règles et procédures.
Tâches et responsabilités
Le titulaire du poste effectuera les tâches suivantes :
- Fournir des conseils à la direction du CONIG sur toutes les questions liées à la politique et aux procédures régissant la gestion des biens des Nations Unies ; Agir en tant que point focal pour les questions de gestion immobilière du bureau CONIG relatives au contrôle et au reporting sur les actifs.
- Assurer la responsabilisation et les mécanismes de suivi appropriés pour se conformer aux normes et objectifs de l’organisation ; Analyser et surveiller l’efficacité de l’exécution des procédures de contrôle des actifs au sein du CONIG.
- Soutenir la mise en œuvre du programme annuel de vérification physique ; Surveiller la mise en œuvre des actions clés de gestion et l’atteinte des objectifs organisationnels dans la discipline de la gestion immobilière ; Identifier et mettre en œuvre des solutions aux domaines problématiques du processus de contrôle des actifs ; Agir en tant que point focal pour le système de gestion des stocks Umoja.
- Superviser les activités liées à l’examen et à la mise à jour du registre des immobilisations pour les ajouts et les cessions, l’amortissement accumulé ; Clôturer les comptes en fin d’année et soutenir le rapprochement du solde comptable des immobilisations.
- Préparer les calendriers d’audit relatifs aux immobilisations, préparer les états financiers et les notes de bas de page, et répondre/mettre en œuvre, le cas échéant, en temps opportun les requêtes et/ou recommandations des auditeurs.
- Veiller à ce que les activités liées à la tenue du registre des immobilisations, y compris la saisie des données ou l’importation des actifs dans le registre des immobilisations et l’examen des pièces justificatives, soient menées en temps opportun et avec précision.
- Assurer l’exactitude et l’exhaustivité des registres des immobilisations, y compris le rapprochement des écarts ; Effectuer régulièrement des analyses des immobilisations.
- Veiller à ce que les modalités de transport officielles du bureau CONIG soient conformes aux politiques logistiques de l’ONU et aux normes de l’ONUDC. Soutenir les projets logistiques et les activités opérationnelles quotidiennes en suivant des processus standard et en contribuant, directement ou indirectement, à des livraisons de projets efficaces et rentables ;
- Planifier et gérer tous les transports logistiques pour le bureau et les opérations du projet afin de répondre efficacement et en temps opportun à toutes les exigences du bureau CONIG et de l’équipe de projet et d’optimiser les livraisons conformément aux règles et réglementations établies par l’ONUDC.
- Contribuer efficacement à la planification opérationnelle du transport par pipeline en amont et en aval pour l’exploitation du bureau.
- Contribuer efficacement à la gestion de l’exécution par les transporteurs des activités du contrat de transport, y compris le suivi et l’évaluation des performances, appuyés par des analyses et des recommandations.
- Coordonner l’équipe de chauffeurs de CONIG via la plateforme en ligne UN-booking pour garantir des services de transport efficaces et rapides.
- Assurer l’entretien et le service réguliers de la flotte de véhicules de CONIG.
- Effectuer d’autres tâches selon les besoins.
- Assurer la liaison avec les entités gouvernementales nigérianes compétentes (y compris le ministère des Affaires étrangères et/ou l’unité du Protocole, le Service d’immigration du Nigeria) pour traiter et/ou résoudre toute question liée au protocole, y compris, mais sans s’y limiter, le traitement des visas pour le personnel CONIG de l’ONUDC et les personnes à charge éligibles, Dédouanement des importations par toutes les équipes de projet du bureau CONIG de l’ONUDC et ses membres du personnel, immatriculation des véhicules pour la délivrance des plaques d’immatriculation, questions liées à la fiscalité, permis de conduire pour les membres du personnel international.
- Aider les membres du personnel de l’ONUDC CONIG et leurs personnes à charge ainsi que les consultants et visiteurs internationaux dans le traitement et le suivi de leurs demandes de visas, de permis de séjour et d’identification diplomatique ainsi que d’autres documents connexes nécessaires conformément aux exigences des Nations Unies et de l’hôte. Pays en temps opportun.
- Gérer les opérations du protocole aéroportuaire ; faciliter l’escorte policière depuis/vers l’aéroport, y compris les réunions et l’accueil des aéroports pour soutenir le départ et l’arrivée des collègues de la CONIG de l’ONUDC ainsi que les missions entrantes
- Responsable de l’émission de la correspondance de routine protocolaire, des notes verbales et des rapports conformément aux exigences du gouvernement et aux procédures standard du bureau de l’ONUDC CONIG.
Compétences et expérience
requises
- Éducation secondaire
- Un diplôme universitaire de premier cycle en administration, économie des transports, chaîne d’approvisionnement, logistique et gestion d’actifs est souhaitable mais pas obligatoire.
Expérience:
- Un minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans les procédures protocolaires et la gestion des actifs et/ou dans d’autres domaines techniques directement liés sont requis.
- Une solide expérience de la logistique opérationnelle, y compris les modalités de transport, ainsi que la gestion des actifs et de l’inventaire des marchandises, est requise.
- Une expérience de travail avec les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP) tels que SAP et le système Umoja de l’ONU est requise.
- Une expérience en matière d’intervention d’urgence au sein de l’administration et des opérations du bureau est un avantage.
- Une expérience de travail dans la gestion d’actifs et les opérations à l’appui d’une opération sur le terrain des Nations Unies (y compris des opérations de maintien de la paix, des missions politiques spéciales, des agences, des fonds et des programmes) ou d’autres organisations internationales similaires est souhaitable.
Langue:
- La maîtrise de l’anglais (à l’oral et à l’écrit) est requise ; la connaissance d’autres langues officielles de l’ONU est un atout.
Compétences :
Professionnalisme :
- Connaissance des règles et normes des Nations Unies en matière de gestion des actifs et d’opérations (transport).
- Capacité démontrée à faire preuve de bon jugement dans le contexte des missions confiées.
- Se montre fier de son travail et de ses réalisations ;
- Démontre une compétence professionnelle et une maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ;
- Fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes.
- Assumer la responsabilité d’incorporer des perspectives inclusives et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
Planifier et organiser:
- Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues
- Identifie les activités et les missions prioritaires pour la gestion des actifs, le protocole et le transport pour le fonctionnement du bureau.
- Ajuste les priorités au besoin ; alloue le temps et les ressources appropriés pour terminer le travail
- Prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification
- Surveille et ajuste les plans et les actions d’approvisionnement si nécessaire
- Utilise le temps efficacement.
Orientation client :
- Considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients.
- Établit et entretient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect
- Identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées
- Surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes
- Tient les clients informés des progrès ou des échecs des projets
- Respecter les délais de livraison des produits ou services au client.
Date de clôture des candidatures
le 16 mai 2024.
Comment postuler
Les candidats intéressés et qualifiés doivent :
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