Le Secrétaire général des Nations Unies a lancé le 1er janvier 2019 une nouvelle réforme mondiale audacieuse qui a repositionné le système des Nations Unies pour le développement afin qu’il soit plus efficace et efficient dans la réalisation de l’Agenda 2030 et des objectifs de développement durable. Dans le cadre de cette réforme, les bureaux des coordonnateurs résidents des Nations Unies (UN RCO), sous la direction d’un coordonnateur résident des Nations Unies autonome et indépendant – le plus haut fonctionnaire du système des Nations Unies pour le développement et représentant du Secrétaire général des Nations Unies au niveau des pays – soutiennent pays dans la réalisation de leurs priorités de développement et la réalisation des ODD.
Sous la direction du chef de bureau et la supervision directe du coordonnateur résident (CR), et en toute confidentialité, l’assistant exécutif assure le fonctionnement efficace et efficient du front-office du CR, la gestion globale du calendrier et des besoins logistiques du CR, la maintenance des procédures protocolaires, la gestion des flux d’informations et le suivi des délais et des engagements pris.
Responsabilités
1. ASSURER LE FONCTIONNEMENT EFFICACE ET EFFICACE DU BUREAU DU CR
EN SE CONCENTRANT SUR LA RÉALISATION DES RÉSULTATS SUIVANTS :
• Maintenir le calendrier du superviseur, les contacts avec les visiteurs de haut rang, l’organisation des rendez-vous et des réunions du CR et du RCO, en agissant comme interprète si nécessaire.
• Assurer la couverture protocolaire des réunions, des événements et de la correspondance écrite.
• Coordonner des documents d’information de haute qualité pour le coordonnateur résident pour les rendez-vous, les réunions, les missions
• Rédiger la correspondance, s’assurer que toute la correspondance et tous les documents soumis au CR
sont conformes aux normes et standards des Nations Unies, y compris les directives, les commentaires au nom du CR pour
signature et action / suivi si nécessaire.
• Préparer des traductions provisoires/informelles.
• Gérer les voyages RC, les missions et le calendrier des représentations, soutenir la préparation des voyages
et assurer la réservation des vols et la fourniture d’informations logistiques.
• Maintenir des listes de partenaires de haut niveau, des listes téléphoniques pour les agences des Nations Unies et
le corps diplomatique.
• Aider à organiser des événements officiels : déplacements (réservation de vols, demande d’autorisation de sécurité, arrangements à l’aéroport, etc.) pour les visiteurs locaux et de haut niveau selon les besoins.
• Préparer et maintenir des listes de contrôle et des modèles pour les processus pertinents (visites de haut niveau, préparation des réunions, etc.).
2. ASSURER LA FOURNITURE D’UN SOUTIEN EFFICACE EN MATIÈRE DE COMMUNICATIONS AU
BUREAU, AXÉ SUR LA RÉALISATION DES RÉSULTATS SUIVANTS :
• Maintenir le système de classement (dans TEAMS) assurant la garde des documents confidentiels. Utilisation
du système de classement automatisé.
• Coordonner la circulation de l’information au bureau, faire le suivi des dossiers de circulation.
• Filtrage des appels entrants et de la correspondance RC.
• Coordonner et superviser les activités pour soutenir le personnel engagé pour le CR, par exemple Chauffeur, Tea
Lady, Messagers.
• Soutenir l’organisation et la communication sur les différentes réunions de coordination, y compris les réunions UNCT.
• Participer à l’organisation de journées officielles des Nations Unies, d’événements publics, d’événements conjoints des Nations Unies et fournir un secrétariat et un soutien administratif à l’équipe de pays des Nations Unies.
• Suivre les délais, les engagements pris, les mesures prises et coordonner la collecte et la soumission des rapports au CR.
3. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :
• Fournir un soutien au CR et au personnel international du RCO pour les questions de réinstallation telles que la documentation, les visas, les préparatifs de voyage, la recherche de maisons et d’écoles, etc.
• Tenir à jour l’organigramme du RCO.
• Servir de surveillant des congés pour le RCO.
4. ADMINISTRATION GÉNÉRALE :
• Rédiger la correspondance de routine pour répondre aux demandes de renseignements concernant les
questions administratives, d’audit financier et de personnel pertinentes.
• Coordonner étroitement avec les unités de service et assurer la liaison fréquemment avec les membres de l’équipe interne
au siège et sur le terrain.
• Effectuer d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, programme de voyage opérationnel ;
surveiller les comptes et le paiement aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour les services ; aider à
la planification de l’espace physique ; identification des besoins en bureautique et maintenance des
équipements, logiciels et systèmes ; organisation et coordination de séminaires, conférences et
traductions).
5. ADMINISTRATION DU CONTRAT :
• Agir en tant que remplaçant de l’assistant administratif RCO lorsque nécessaire pour soutenir RCO dans les tâches administratives quotidiennes, y compris l’administration du contrat, le budget et les finances, et la gestion des ressources humaines.
• Aide à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation des présentations de données et des rapports pour le partage d’informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.
• Aide aux visualisations et à la mise à jour du matériel d’information comme les pages Web ou les brochures.
• S’assure que les exigences et les informations de base utilisées pour l’analyse des données sont documentées.
• Effectue d’autres tâches pertinentes assignées.
Compétences
PROFESSIONNALISME : Aptitude à exécuter un large éventail de fonctions administratives, par exemple, budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. analyse, modélisation et interprétation des données en appui à la prise de décision. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face aux difficultés
problèmes ou défis; reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
COMMUNICATION : Parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste de l’intérêt pour une communication bidirectionnelle ; adapte la langue, le ton, le style et le format pour
correspondre au public; fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et tient les gens informés.
PLANIFICATION ET ORGANISATION : Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin; alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis. Un Brevet de Technicien Supérieur en Administration ou une Licence en littérature est souhaitable. La réussite au test mondial des services généraux des Nations Unies (GGST) est une condition préalable à l’examen du recrutement dans les services généraux et les catégories connexes du Secrétariat des Nations Unies. Les candidats qui n’ont pas réussi le GSST au moment de la candidature peuvent être invités à passer le test après avoir soumis une candidature. Le GGST est administré aux candidats au besoin avant l’administration d’une évaluation écrite et / ou d’un entretien.
L’expérience professionnelle
Un minimum de sept (7) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les domaines du secrétariat, de l’administration, des programmes, du budget/des finances, de la gestion des ressources humaines, des relations publiques et du protocole officiel ou dans un domaine connexe est requis.
Une expérience en gestion de front office est souhaitable.
Une expérience dans la fourniture d’un soutien aux cadres supérieurs / administratifs et de gestion au sein du système des Nations Unies, des organisations internationales ou des ambassades est souhaitable.
Un minimum d’un (1) an d’expérience professionnelle en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.
Une expérience dans le soutien de bureau général ou dans un domaine connexe est souhaitable.
Une expérience de travail avec un système de planification des ressources d’entreprise (ERP), tel qu’Umoja ou similaire, est souhaitable.
Une expérience de travail avec les Nations Unies ou une organisation internationale similaire est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise du français oral et écrit est requise. Une connaissance pratique de l’anglais est souhaitable. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est un atout.
« La maîtrise de la langue équivaut à une note de » fluide » dans les quatre domaines (lire, écrire, parler, comprendre) et « Connaissance de » équivaut à une note de « confiance » dans deux des quatre domaines.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés pour ce poste peut inclure une évaluation de fond, suivie d’un entretien basé sur les compétences.
