Le Programme alimentaire mondial des Nations unies est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre la faim zéro de notre vivant. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour faire en sorte qu’aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.
POSTE 1
Assistant de soutien aux entreprises G3
QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD
Éducation : Diplôme d’études secondaires.
Expérience : Trois ans ou plus d’expérience dans le travail administratif général.
Connaissances et compétences :
– Capacité à utiliser des équipements de bureau standard tels que des photocopieurs et des scanners.
– Connaissance des routines et des méthodes de travail standardisées de soutien aux entreprises.
– Connaissance des progiciels de bureautique standard, par exemple Microsoft Word.
– Faire preuve de tact et de courtoisie pour donner et recevoir des informations avec diverses personnes.
– Bonne attention aux détails afin d’identifier les divergences de données.
– Capacité à travailler dans le respect des délais et à suivre des instructions claires.
Langue : Service général (siège) : Maîtrise de la langue anglaise (niveau C). La maîtrise (niveau C) ou une connaissance intermédiaire (niveau B) d’une autre langue officielle peut être requise en fonction de l’emplacement du poste ou de la zone de responsabilité.
Agent des services généraux (terrain) : Maîtrise de la communication orale et écrite dans la langue de l’ONU en usage au lieu d’affectation et dans la langue du lieu d’affectation, si elle est différente.
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
Ces emplois se trouvent dans les bureaux de pays (CO), les bureaux régionaux (RB) et le siège (HQ). Les titulaires de ces postes fournissent généralement un soutien administratif à une ou plusieurs équipes et/ou soutiennent un secteur d’activité spécifique, et rendent compte à l’associé concerné. À ce niveau, le travail est effectué sous une supervision étroite ou avec une assistance immédiatement disponible. Les titulaires du poste sont censés produire un travail organisé et précis.
OBJECTIF DU POSTE
Assurer une gamme de tâches de soutien de routine, afin de garantir un soutien efficace au personnel.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES (non exhaustives)
1. Collecter, trier et diffuser la correspondance, les rapports et autres documents pour répondre aux demandes du personnel dans les délais impartis.
2. Répondre aux questions de routine reçues et les transmettre à un échelon supérieur le cas échéant, afin de fournir un service rapide et précis aux clients.
3. Corriger les épreuves des documents écrits, tels que les rapports et la correspondance standard, afin de contribuer à l’exactitude des informations écrites élaborées par le personnel.
4. Fournir un ensemble d’activités de soutien commercial standard, le cas échéant, afin de contribuer au fonctionnement efficace des opérations commerciales.
5. Organiser les voyages et soutenir les événements, etc., pour aider le personnel à travailler efficacement.
6. Soutenir la tenue des dossiers, des documents et des registres du bureau conformément aux systèmes et aux processus établis, afin que l’information soit à jour et facilement accessible au personnel.
7. Effectuer des tâches standard de saisie de données conformément aux systèmes définis, afin que les informations soient organisées et facilement disponibles pour l’équipe commerciale.
4P CAPACITÉS ORGANISATIONNELLES DE BASE
Objectif
Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Comprendre les objectifs stratégiques du PAM.
Être une force de changement positif : Aborder les tâches et responsabilités individuelles avec une attitude et un comportement positifs.
Faire en sorte que la mission soit une source d’inspiration pour l’équipe : Comprend l’impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires.
Rendre notre mission visible dans les actions quotidiennes : Relie les tâches et responsabilités individuelles aux objectifs et à la mission de l’unité.
Personnes
Rechercher les moyens de renforcer les compétences des personnes : Recherche les occasions de développer et d’améliorer les compétences individuelles.
Créer une culture inclusive : Faire preuve de respect et de compréhension pour la diversité et les différences culturelles.
Être un coach et fournir un feedback constructif : Identifier et approcher des collègues ou des superviseurs pour servir de coach.
Créer un esprit « Je veux »/ »Nous voulons » : Fixe des objectifs clairs et des cibles mesurables pour ses propres tâches et responsabilités.
Performance
Encourager l’innovation et les solutions créatives : Évaluer ses propres tâches et responsabilités pour trouver des moyens d’être plus efficace.
Se concentrer sur l’obtention de résultats : Tenir des registres précis des délais d’exécution et des tâches dans ses propres domaines de responsabilité.
Prendre des engagements et les tenir : Comprendre les responsabilités et les mesures associées à ses propres tâches.
Être décisif : Informer les superviseurs des situations dangereuses ou des problèmes potentiels qui peuvent survenir sur le terrain ou au bureau.
Partenariat
Établir des liens et partager entre les unités du PAM : Comprendre la structure organisationnelle du PAM, y compris l’objectif et la mission de chaque unité.
Construire des partenariats externes solides : Aide l’équipe à travailler avec ses collègues et les partenaires du PAM sur le terrain pour atteindre des objectifs communs.
Être politiquement agile et adaptable : Entretenir des relations professionnelles et courtoises avec les autres employés du PAM et les partenaires sur le terrain.
Être clair sur la valeur que le PAM apporte aux partenariats : Comprend les contributions de sa propre équipe dans ses partenariats avec les parties prenantes internes et externes.
CAPACITÉS FONCTIONNELLES
N/A
AUTRES EXIGENCES SPÉCIFIQUES DU POSTE
Cette section est facultative pour décrire les responsabilités et connaissances supplémentaires requises pour le poste spécifique.
EXPÉRIENCES SOUHAITÉES POUR L’ENTRÉE DANS LA FONCTION
N/A
TERMES ET CONDITIONS
CONDITIONS GÉNÉRALES
CE POSTE EST OUVERT AUX SUD-SOUDANAIS UNIQUEMENT.
DATE LIMITE DE DÉPÔT DES CANDIDATURES
23 juin 2022.
POSTE 2
Assistant de soutien aux entreprises/résidence
CONTEXTE ET JUSTIFICATION DU POSTE
Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) de Nations Unies est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde.
La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030. Chaque jour, le PAM travaille pour s’assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puisse avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine.
Avez-vous une expérience dans le domaine de la planification et/ou gestion des projets ? Souhaitez-vous développer votre expérience professionnelle tout en contribuant à mettre fin à la faim dans le monde ?
Souhaitez-vous rejoindre le PAM, une organisation qui œuvre pour l’amélioration des conditions de vie des populations les plus vulnérables ? Voulez-vous rejoindre une organisation qui investit dans le développement de son personnel ?
Si votre réponse est oui, alors ce poste est pour vous. Le projet inter-agence du PAM, la FAO et l’UNICEF en République Démocratique du Congo (DRC) est présentement à la recherche d’un(e) Assistant(e) Administratif (Business Support Assistant) pour son antenne de Walikale. Une excellente opportunité pour devenir membre à part entière d’une équipe diversifiée et passionnée, qui travaille sur des projets variés contribuant directement à l’assistance aux bénéficiaires.
Conjointement mis en œuvre par les trois agences onusiennes PAM, FAO et UNICEF et financé par les fonds Allemandes (BMZ), le projet de résilience accompagne au nord Kivu plus de 40000 ménages des petits exploitants agricoles structurés en 800 Organisations paysannes, 95 Unions d’organisation paysannes et 14 Coopératives dans quatre sur six territoires que compte la province, y compris le territoire de Walikale.
L’objectif principal du projet inter-agence est de renforcer la résilience socio-économique des petits agriculteurs et des populations vulnérables dans les domaines de la sécurité alimentaire, de l’amélioration des moyens de subsistance et de l’accès aux services sociaux de base.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive)
Le Bureau de Coordination du projet inter-agence PAM/FAO/UNICEF à Goma est présentement à la recherche d’un Business Support Assistant (BSA) pour son antenne de Walikale, niveau SC5, et pour une période initiale de 12 mois, renouvelable.
L’objectif de cette position est d’effectuer un large éventail de tâches et d’activités d’aide à la gestion et la coordination des aspect opérationnels, administratifs et financiers du projet conjointe de résilience dans le territoire de Walikale, Nord Kivu.
Sous la supervision directe du Coordonnateur du Projet Inter-agence, la supervision technique du chargé de l’administration et Finance du Bureau de la Coordination à Goma, le/la titulaire sera responsable de l’exécution des principales fonctions et responsabilités suivantes :
- Rassembler des informations à inclure dans des rapports, des courriers et divers autres documents pour aider d’autres membres du personnel des trois agences onusiennes (FAO, PAM et UNICEF) à travailler avec efficacité.
- Répondre à des questions courantes sur la mise en œuvre du projet et donner des orientations précises en temps voulu à la Coordination du projet et à d’autres parties prenantes.
- Traiter et gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels du projet pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources au niveau de Walikale.
- Gérer et alimenter des fichiers et des bases de données pour s’assurer que les informations sont structurées et que le personnel et la Coordination du projet peuvent y accéder facilement.
- Entretenir des relations avec diverses personnes et structures en fournissant une aide à la gestion pour faciliter le partage des informations et la prestation de services à l’intention du personnel du projet.
- Relire des rapports, des courriers et divers autres documents, en les corrigeant si nécessaire conformément aux directives établies avant de les partager avec la Coordination et d’autres parties prenantes.
- Contribuer à l’amélioration des procédures opératoires et la coordination inter-agence au niveau de Walikale.
- Collecter des données et effectuer des analyses simples pour contribuer à une gestion efficace des informations de gestion du projet.
- Donner des orientations à des collègues moins expérimentés pour les aider à s’acquitter de leurs tâches.
QUALIFICATIONS REQUISES
Education :
- Diplôme d’étude secondaire en économie, gestion financière ou audit / control de gestion, de préférence complétés par toute autre formation dans le domaine de l’administration, de la gestion, des finances et/ou des Ressources Humaines.
Expérience :
- Au moins trois (5) années ou plus d’expérience dans des postes ayant des rapports avec le travail administratif en général, surtout dans l’implantation de programmes techniques (humanitaires et/ou développement), plus spécifiquement dans le domaine de la sécurité alimentaire ;
- Des connaissances de routine des méthodes de travail afin de compléter les processus avec un minimum de supervision ;
- De bonne connaissance des différentes plateformes utilisées dans le cadre de la gestion administrative et du personnel par le PAM
- La capacité à identifier les erreurs dans les données et rectifier les questions qui nécessitent une attention.
- La compréhension des enjeux de l’environnement et des relations entre les différents acteurs dans le territoire de Walikale sera un atout ;
Connaissances techniques
- Connaissance de MS Office (Word, Excel, PowerPoint and Outlook)
- Connaissances des systèmes institutionnels du PAM tels que WINGS, COMET
Langues :
- Français niveau avancé (parlé, lu, écrit). Connaissance de l’anglais sera un atout.
Compétences :
- Excellentes compétences de communication écrite et verbale ;
- Gestion efficace des actions pour planifier, coordonner et hiérarchiser plusieurs tâches ;
- Capacités à évoluer dans un environnement de travail difficile et à s’adapter au contexte ;
- Excellentes capacités cognitives et de résolution de problèmes ;
- Un travail d’équipe exceptionnel, un leadership et des compétences interpersonnelles avec la capacité de travailler avec patience et tact avec des personnes de milieux nationaux et culturels différents ;
DATE LIMITE POUR APPLICATION
24/06/2022
Réf. : VA 165986
