Le Haut Commissariat des Nations unies pour les réfugiés (UNHCR) , aussi connu sous le nom d’Agence des Nations unies pour les réfugiés, basé à Genève, est un programme de l’Organisation des Nations unies.
Cadre organisationnel et relations de travail
Le titulaire sert les fonctionnaires qui partent en mission ou en voyage officiel et traite donc avec différentes entités du HCR ainsi qu’avec des homologues extérieurs; l’exposition étendue des clients englobe les homologues d’autres agences des Nations Unies, les bureaux extérieurs du HCR et les sociétés de gestion des voyages. L’adjoint principal à l’administration des voyages a un sens aigu de l’orientation vers le service envers les voyageurs et le développement de relations d’équipe au-delà des limites de l’unité fonctionnelle. Ce poste implique également une part importante de responsabilité financière en veillant au respect des politiques du HCR en matière de voyages et en déclenchant la confirmation des réservations à l’agent de voyages et le paiement des droits de voyage aux voyageurs.
L’Agence publique française Expertise France recrute pour ce poste (24 Mai 2023)
L’adjoint principal à l’administration des voyages communique régulièrement avec les voyageurs, ce qui nécessite une approche positive et bien informée axée sur les solutions et le service. Pour assurer un soutien administratif harmonieux aux voyageurs, il est de la plus haute importance que le titulaire soit en mesure de travailler sous pression, de manière précise et sous une supervision limitée. Tous les membres du personnel du HCR sont tenus de s’acquitter de leurs tâches telles qu’elles figurent dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière compatible avec les compétences de base, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et les valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité. Fonctions – Organiser et confirmer les réservations de voyages pour les membres du personnel concernés, le personnel affilié et les participants aux réunions externes conformément aux règles et règlements en vigueur, – Créer et traiter les autorisations de voyage (AT), les avances de voyage et les demandes de remboursement de voyage conformément aux règles et règlements administratifs pertinents; répondre aux questions et/ou commentaires de l’agent certificateur ou ordonnateur; – Conseiller et aider le personnel sur leurs droits de voyage, les documents nécessaires et les questions relatives aux voyages conformément aux instructions et procédures administratives opérationnelles. – Assurer la liaison avec les Finances sur les paiements dus par les partenaires, les agences des Nations Unies, le personnel et d’autres organisations. – Conseiller et aider le personnel sur leurs droits de voyage, les documents nécessaires et les questions relatives aux voyages conformément aux instructions et procédures administratives opérationnelles. – Préparer, résumer et soumettre des factures pour le paiement des services liés aux voyages achetés. – Aider aux évacuations médicales, au besoin. – Fournir/partager les informations ou données requises qui peuvent être utiles pour la sûreté et la sécurité des voyageurs concernés. – Soumettre des demandes et assurer par la suite la délivrance de documents d’identification de voyage appropriés, conformément aux règles et règlements de l’ONU. Initier des demandes de visas – Tenir à jour les systèmes de classement des documents d’identification des voyages de l’ONU. – Traiter, s’il y a lieu, les demandes de visa d’urgence requises pour les voyages officiels et veiller à ce qu’elles soient délivrées en temps opportun. – Fournir des statistiques sur les documents de voyage et les visas de l’ONU. – S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées. Qualifications minimales Formation et expérience professionnelle Années d’expérience / niveau de diplôme Pour G5 – 2 ans d’expérience pertinente avec le diplôme d’études secondaires; ou 1 an d’expérience de travail pertinente avec Bachelor ou équivalent ou supérieur Domaine(s) de l’éducation Sans objet Certificats et/ou licences Logistique, Opérations aériennes, Administration des affaires (Les certificats et licences marqués d’un astérisque* sont essentiels) Expérience professionnelle pertinente Essentiel Familiarité avec Oracle-PeopleSoft ou un autre système ERP. Bonne connaissance des politiques et procédures de l’ONU, du HCR, d’autres organisations internationales ou du secteur privé en matière de voyages. Excellentes compétences en communication orale et écrite. Très bonne connaissance d’Excel. Souhaitable Connaissance des règles, procédures et processus logistiques du HCR. La connaissance des systèmes de réservation des agences aériennes et de voyages, c’est-à-dire Galileo, Amadeus, etc., est un atout. La connaissance du calcul des tarifs aériens, du remboursement des billets et de la comparaison des coûts entre les itinéraires et les compagnies aériennes est un atout. Compétences fonctionnelles CO-Communication interculturelle TV-Amadeus – Système de distribution mondial TV-Galileo – Système mondial de distribution Règles, règlements et procédures administratifs ONU-HCR/HCR (Les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque* sont essentielles) Exigences linguistiques Pour les postes d’administrateur et d’agent du Service mobile recruté sur le plan international : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, si ce n’est pas l’anglais. Pour les postes d’administrateur recruté sur le plan national : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, si ce n’est pas l’anglais et la langue locale. Pour les postes d’agent des services généraux : Connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si elle n’est pas l’anglais. Tous les membres du personnel du HCR doivent, individuellement et collectivement, contribuer à un environnement de travail où chaque personne se sent en sécurité et habilitée à exercer ses fonctions. Cela inclut en ne démontrant aucune tolérance pour l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, le sexisme, l’inégalité entre les sexes, la discrimination et l’abus de pouvoir. En tant qu’individus et en tant que gestionnaires, tous doivent être proactifs dans la prévention et la réponse aux comportements inappropriés, soutenir un dialogue continu sur ces questions et s’exprimer et demander conseil et soutien aux ressources pertinentes du HCR lorsque ces problèmes se posent. Il s’agit d’une description de poste standard pour tous les emplois du HCR avec ce titre de poste et ce niveau de grade. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et/ou souhaitables supplémentaires liées à l’opération et/ou au poste spécifique. Ces exigences sont incorporées par référence dans la présente description de poste et seront prises en compte pour la présélection, la présélection et la sélection des candidats.
Profil de candidat souhaité
Expérience préalable dans la gestion des processus de voyage, des processus de visa, des réservations, y compris l’offre de soutien administratif au personnel. Capacité à écrire dans un bon français ainsi qu’une très bonne organisation et une très bonne capacité relationnelle.
Langues requises (la capacité globale attendue est d’au moins le niveau B2):
Français
,
Langues souhaitées
Anglais
,
Contexte opérationnel
Considérations relatives à la sécurité et à la santé au travail :
Pour consulter les considérations relatives à la sécurité et à la santé au travail pour ce lieu d’affectation, veuillez consulter le lien suivant :
Nature du poste :
L’assistant principal à l’administration des voyages sera supervisé par l’agent d’administration adjoint et devrait avoir un sens aigu de l’orientation vers le service aux voyageurs et développer des relations de travail d’équipe au-delà des limites de l’unité fonctionnelle. L’adjoint principal à l’administration des voyages communiquera régulièrement avec les voyageurs, ce qui nécessite une approche positive, bien informée axée sur les solutions et le service. Pour assurer un soutien administratif harmonieux aux voyageurs, il est de la plus haute importance que le titulaire soit en mesure de travailler sous pression, de manière précise et avec une supervision limitée. Le titulaire servira les fonctionnaires en mission ou en voyage officiel et traitera donc avec différentes entités du HCR ainsi qu’avec des homologues extérieurs; l’exposition étendue des clients englobe les homologues d’autres agences des Nations Unies, les bureaux extérieurs du HCR et les sociétés de gestion des voyages.
Conditions de vie et de travail:
N’Djamena est la capitale et la plus grande ville du Tchad. Pour une grande capitale, son infrastructure reste basique, bien que largement supérieure aux normes des autres régions. Le climat est chaud et semi-aride, avec une saison des pluies de juin à septembre. Le personnel du HCR peut choisir sa résidence tout en respectant les mesures de sécurité résidentielle. L’approvisionnement en électricité peut être instable et le personnel international reçoit des groupes électrogènes du bureau. L’approvisionnement en eau fonctionne dans la plupart des régions, mais un approvisionnement personnel en nourriture et en eau potable est nécessaire. La plupart des approvisionnements pertinents peuvent être trouvés sur les marchés locaux, bien que le choix puisse être limité par rapport à d’autres centres et que les prix soient élevés car la plupart des marchandises sont importées. Des services bancaires sont disponibles auprès des banques locales, telles que Ecobank et BCC. Les normes de soins de santé peuvent être qualifiées de basiques et les membres du personnel sont encouragés à souscrire aux services cliniques SOS internationaux. Des problèmes de santé graves ou compliqués nécessitent une évacuation vers d’autres pays et les soins dentaires / autres soins spécialisés peuvent ne pas être disponibles. Le paludisme est la maladie infectieuse la plus répandue, mais pas la seule, à N’Djamena et dans la plupart des autres régions du Tchad. Les vols UNHAS sont le principal moyen de transport à destination et en provenance des lieux d’affectation sur le terrain. Un nombre limité de compagnies assurent des vols internationaux vers N’Djamena. Les services de télécommunication sont basiques et coûteux avec deux opérateurs de téléphonie mobile / internet avec des services 4G disponibles ainsi qu’un nombre croissant de fournisseurs, installant des connexions fibre. L’accès à certaines applications de communication et de médias sociaux, notamment WhatsApp, est actuellement disponible, mais a été censuré pendant de longues périodes et a nécessité l’utilisation d’un VPN. Le HCR est couvert par les services VSAT du HCR. Plusieurs agences des Nations Unies, ONG internationales et ONG opèrent à N’Djamena et l’utilisent comme plaque tournante. Une base militaire française est située à côté de l’aéroport international de N’Djamena.
Qualifications supplémentaires
Compétences
MG-Gestion des relations avec les clients, MG-Gestion de bureau, TV-Gestion des visas de voyage pour le protocole, Politique et procédures de voyage TV-ONU/HCR
Éducation
Certifications
Opérations aériennes – Autres, Administration des affaires – Autres, Logistique – Autres
Expérience professionnelle
Budget annuel LO en opération/bureau, Nombre de personnes relevant de la compétence du HCR servies, Nombre d’employés en opération/milieu de travail, Travailler avec des personnes relevant de la compétence du HCR : Demandeurs d’asile, Travailler avec des personnes relevant de la compétence du HCR : Personnes déplacées à l’intérieur de leur propre pays, Travailler avec des personnes relevant de la compétence du HCR : Réfugiés, Travailler avec des personnes relevant de la compétence du HCR : Personnes relevant de la compétence du HCR : Apatrides
Compétences
Responsabilité, pensée analytique, orientation client et résultats, engagement envers l’apprentissage continu, communication, négociation et résolution de conflits, sensibilisation organisationnelle, gestion des parties prenantes, travail d’équipe et collaboration
Calculateur de salaire HCR
https://icsc.un.org/Home/SalaryScales
Compendium
Informations supplémentaires
Clairance fonctionnelle
