Le Fonds International de Développement Agricole (FIDA) recrute (20 Avril 2024)

Le Fonds international de développement agricole (FIDA) est une institution financière internationale et une agence spécialisée des Nations Unies dédiée à l’éradication de la pauvreté et de la faim en milieu rural. Pour ce faire, il investit dans les populations rurales. Le FIDA finance des programmes et des projets qui accroissent la productivité agricole et les revenus ruraux, et plaide aux niveaux local, national et international en faveur de politiques qui contribuent à la transformation rurale.

Le Département de Gestion des Programmes (PMD), sous la direction d’un Vice-Président Associé, est responsable du programme global de prêts et subventions du Fonds et est composé de cinq (5) divisions régionales et de la Division des Politiques Opérationnelles et des Résultats (OPR). ). Les cinq divisions régionales sont : l’Asie et le Pacifique ( APR ), l’Afrique orientale et australe ( ESA ), l’Amérique latine et les Caraïbes ( LAC ), le Proche-Orient, l’Afrique du Nord et l’Europe ( NEN ) et l’Afrique occidentale et centrale ( WCA ). , où se trouve ce poste.

Le poste d’assistant administratif pays est situé dans un bureau régional du FIDA ou un bureau multi-pays du FIDA et relève directement du responsable ou du CD/chef de MCO concerné qui dirige le bureau.

 

L’assistant administratif pays est responsable des communications courantes du bureau, des services de soutien opérationnel et de secrétariat afin de contribuer à une mise en œuvre fluide du plan régional et d’assurer un flux de travail efficace et une gestion efficace de l’information.

1. COMMUNICATIONS ET FLUX DE TRAVAIL : Facilite les communications et le flux de travail du Bureau et entre le Bureau et le siège, afin d’améliorer l’efficacité et la rapidité des résultats pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Les responsabilités comprennent généralement la gestion de la correspondance entrante et sortante, des courriels et des appels téléphoniques ; rechercher de la documentation de base ; communiquer des informations courantes et certaines informations non courantes relatives au travail du bureau ; établir/maintenir les systèmes de classement et de référence du bureau, à la fois traditionnels et numériques ; et s’assurer que les sites Web inter/intranet sont à jour et exacts.

2. SOUTIEN OPÉRATIONNEL : Facilite le travail de l’équipe pour assurer l’intégrité dans l’utilisation des ressources et le respect des règles et procédures établies. Les responsabilités comprennent généralement la saisie des données ERP et les activités de reporting en tant qu’initiateur ; appliquer des procédures internes et des systèmes de suivi de la correspondance et des documents ; vérifier que les travaux sont achevés conformément aux normes du FIDA et dans les délais fixés ; suivre l’avancement des travaux et les dossiers prioritaires ; organiser des réunions et des ateliers; organiser des voyages officiels; gérer les présences et les congés du personnel ; et identifier et extraire des informations de diverses sources et préparer des notes d’information. Les responsabilités peuvent inclure :

• Fournir un soutien à l’organisation de réunions dans le pays avec les parties prenantes internes et externes du projet/programme (par exemple, réunions de l’équipe de projet, négociations, réunions avec les gouvernements, visites dans les pays de la haute direction, événements d’apprentissage, etc.), y compris la préparation et la diffusion de la documentation pertinente. et recherche de lieux et d’activités connexes ;
• Télécharger et profiler les documents requis à des fins de gestion des documents et des connaissances (par exemple dans la bibliothèque des opérations, sur xdesk, via le système de gestion électronique des documents du FIDA) et partager des informations avec les partenaires du projet.
• Participer à des missions sélectionnées (pour le soutien administratif et l’organisation d’événements, tels que des ateliers, des séminaires, etc., selon les besoins.
• L’assistant administratif de pays peut également servir de remplaçant à l’assistant de programme de pays en cas d’absence en congé ou en cas de charge de travail maximale.

3. SOUTIEN DE BUREAU : Assure la gamme complète de soutien de bureau au superviseur. Les responsabilités comprennent généralement la préparation de documents d’information pour les voyages ou réunions officielles ; rédiger des réponses à des demandes écrites sur des questions courantes et non courantes ; coordonner les réponses aux demandes de renseignements sensibles ou complexes ; assurer le suivi des délais établis et veiller à ce que le personnel soumette en temps opportun les rapports, la correspondance et autres documents ; examiner toute la correspondance sortante et les documents officiels pour vérifier leur style, leur exactitude factuelle et grammaticale ainsi que leur conformité aux lignes directrices et procédures établies ; préparer la correspondance pour la signature du superviseur ; et peut faire des traductions informelles de la correspondance. Les responsabilités peuvent inclure :

• Préparer les préparatifs de voyage, y compris les transactions ERP associées, pour le personnel situé dans le bureau de pays du FIDA, y compris la saisie des dates de mission dans le système institutionnel, la gestion des visas et les arrangements logistiques, et soutenir le personnel conformément aux recommandations de l’UNDSS sur les voyages ;
• Soutenir le recrutement de non-personnels embauchés par le Bureau, y compris le traitement des transactions liées à la planification des ressources de l’entreprise (ERP) et le lancement des demandes de paiement ;
• Soutenir l’administration des actifs du bureau (y compris l’entretien du mobilier et du matériel de bureau du FIDA, le contrôle des stocks et la gestion des véhicules/flotte en liaison avec l’analyste opérationnel du pays) ;
• Fournir des documents de base/à l’appui sur demande, formater/rédiger les éléments standard des documents, tenir les dossiers du bureau et les systèmes de classement en garantissant la soumission en temps opportun de la documentation appropriée dans le système de gestion des dossiers du FIDA.

4. FONCTIONS ADMINISTRATIVES : Est responsable de l’intégrité, de la transparence et de l’équité dans l’utilisation personnelle des équipements et fournitures attribués par le FIDA, ainsi que dans l’administration des ressources du FIDA. Cela comprend la contribution aux exercices de préparation du budget du bureau de pays et le suivi des sous-allocations émises ; mettre en œuvre les processus de passation des marchés et aider aux procédures de clôture des contrats ; utilisation efficace des fonctionnalités ERP pour améliorer les résultats commerciaux ; simplification des processus de transaction et de reporting ; et des services clients améliorés

La portée des principaux résultats des assistants administratifs de pays est généralement limitée aux activités de bureau. Il/Elle fournit un soutien dans l’application des règles et procédures établies ainsi que dans des travaux de soutien typiques non spécialisés, y compris un soutien administratif dans la mise en œuvre des activités de projet/programme et des bureaux du FIDA. Le travail est principalement de nature standard ; il existe peu d’activités administratives para-spécialisées qui pourraient nécessiter une formation formelle effectuée sur une base régulière et récurrente. Les indicateurs de performance clés incluent l’exécution ponctuelle et précise des activités assignées.

L’assistant administratif pays basé dans les bureaux régionaux ou les bureaux multi-pays du FIDA travaille en étroite collaboration avec l’ensemble du personnel situé dans le bureau assigné, y compris le personnel technique du Département de la stratégie et des connaissances (SKD), le personnel financier du Département des opérations financières. (FOD), le personnel de la SSTC et des partenariats du Département des relations extérieures et de la gouvernance (ERG) en plus du personnel du programme de PMD, y compris l’assistant de programme de pays basé dans son bureau et est principalement responsable de l’échange de tâches de routine et moins. informations souvent non routinières avec les homologues du FIDA. L’échange régulier d’informations au sein du Fonds comprend l’organisation des voyages, des achats et du soutien informatique. Les contacts typiques au sein de la division, du bureau ou du département ainsi que les contacts externes consistent à répondre aux demandes de renseignements.

Compétences organisationnelles – Niveau 1 

• Réflexion stratégique et développement organisationnel : influence personnelle
• Faire preuve de leadership : leadership personnel et attitude face au changement
• Apprendre, partager des connaissances et innover : Cherche continuellement à apprendre, partage ses connaissances et innove
• Se concentrer sur les clients : Se concentrer sur les clients
• Résolution de problèmes et prise de décision : Démontre une bonne capacité à résoudre des problèmes et à prendre des décisions.
• Gérer le temps, les ressources et les informations : gérer efficacement son temps, ses informations et ses ressources
• Travail d’équipe : Contribue efficacement à l’équipe
• Communiquer et négocier : Communique efficacement : crée une compréhension entre soi et les autres
• Établir des relations et des partenariats : Établir et entretenir des relations de travail efficaces

Éducation:  

Niveau – Diplôme d’études secondaires

Domaines – Études sociales, mathématiques, anglais, économie

Le diplôme doit être une institution accréditée répertoriée sur https://www.whed.net/home.php .

L’expérience professionnelle:  

• Au moins trois (3) années d’expérience en secrétariat et/ou commis de bureau.
• Une (1) année d’expérience dans le programme est souhaitable.
• Expérience spécifique au poste : Doit être ressortissant du pays d’affectation ou être titulaire d’un permis de travail valide pour celui-ci.

Langues :

• Anglais requis (4 – Excellent)
• Souhaitable : espagnol ou arabe (3 – Bon)
• Spécifique au poste : Français (4 – Excellent)

Compétences:  

Spécifique au poste  

• Expertise thématique – Administration, Expertise pertinente au rôle spécifique ;
• Gestion logistique, savoir-faire en matière de soutien logistique spécifique au poste, tel que la gestion des voyages (y compris les préparatifs de voyage, l’administration des visas, etc.), l’organisation d’événements (par exemple, organisation de conférences, de réunions (virtuelles), de retraites, de formations), etc.
• Passation des marchés, savoir-faire dans l’application des politiques, règles et réglementations en matière de passation des marchés applicables au siège du FIDA et/ou aux programmes/projets de pays, y compris pour des cas individuels complexes ;
• Gestion des dossiers ;
• Initiative et bon jugement, Sens élevé de prise d’initiative proactive et de bon jugement (y compris en matière de sécurité) ;
• Compétences interpersonnelles, capacité à traiter avec patience et tact avec les autres (par exemple les visiteurs, les clients, les appelants, etc.), y compris les personnes âgées (par exemple les participants à des réunions de haut niveau) ;,
• Respect des procédures, capacité à respecter strictement les directives formelles établies, y compris dans de nouvelles situations ;
• Résolution de problèmes, forte pensée systémique et structurée, capacité à identifier et à décortiquer les problèmes en composants et à formuler un ensemble complet de solutions et de stratégies créatives, viables et durables,
• Adaptabilité;
• Maîtrise de base des TIC et du numérique, expertise pertinente au rôle spécifique (par exemple, systèmes d’information informatiques approfondis, y compris les logiciels de systèmes d’exploitation de micro-ordinateurs, le matériel et les logiciels d’application et autres équipements de bureautique), gestion de la configuration informatique de l’utilisateur final.

Les membres du personnel du FIDA sont des fonctionnaires internationaux soumis à l’autorité du Président du FIDA. Conformément à la politique des ressources humaines du FIDA, le Président peut décider de les affecter à n’importe laquelle des activités du Fonds. Tous les membres du personnel international du cadre organique doivent être géographiquement mobiles et les postes dans la catégorie professionnelle sont susceptibles de changer de lieu à tout moment, conformément aux priorités stratégiques et aux initiatives de réforme du FIDA.

Le FIDA est un employeur garantissant l’égalité des chances et ne fait aucune discrimination fondée sur l’origine ethnique, sociale ou politique, la couleur, la nationalité, la religion, l’âge, le sexe, le handicap, l’état civil, la taille de la famille ou l’orientation sexuelle, conformément à ses principes de diversité, d’équité et d’inclusion. (DEI) Stratégie et politique visant à prévenir et à répondre au harcèlement, à l’exploitation et aux abus sexuels.

Soyez attentif aux offres d’emploi frauduleuses. Le FIDA ne facture aucun frais à aucun stade du processus de recrutement. Les communications officielles du FIDA proviendront toujours de courriers électroniques se terminant par @ifad.org.

Conformément aux dispositions du FIDA, tous les nouveaux membres du personnel seront normalement placés au premier échelon du grade pour lequel ils ont été sélectionnés. Pour plus d’informations sur l’enveloppe de rémunération du FIDA, veuillez visiter la page Rémunération et avantages sociaux du FIDA sur notre site Web. Les candidats sont invités à utiliser le calculateur de rémunération de la CFPI pour estimer leurs droits au salaire et aux prestations.

Les candidats peuvent être amenés à passer un test écrit, à faire une présentation et à participer à des entretiens.

Dans l’intérêt d’utiliser les fonds et les ressources de la manière la plus rentable possible, nous ne pouvons répondre qu’aux candidats présélectionnés pour un entretien. Les candidats qui ne reçoivent aucun retour dans un délai de trois mois doivent considérer leur candidature comme non retenue.

Les candidats à des postes nationaux au niveau des services généraux doivent être légalement autorisés à vivre et à travailler dans le pays de recrutement au moment de la candidature. Toute offre d’emploi est soumise à la preuve que le candidat a obtenu et peut conserver le statut légal pour vivre et travailler dans le pays de recrutement. 
POSTULEZ ICI