Le Comité international de la Croix-Rouge (CICR) est une organisation humanitaire, neutre, impartiale et indépendante ayant pour mission de protéger la vie et la dignité des victimes de conflits armés ou d’autres situations de violence, et de leur porter assistance.
En vue de combler une vacance de poste au sein de son équipe Logistique pour sa Délégation à Ouagadougou, le CICR souhaite recruter : Un-e Assistant-e Administratif/ve
Le/la titulaire du poste aura comme responsabilités générales :
- Préparer et finaliser des courriers, des bordereaux, des présentations internes, des procès-verbaux de réunions et d’autres documents ; diffuser les informations pertinentes aux personnes concernées.
- Actualiser les données (calendrier, tableaux, graphiques ainsi que d’autres outils) et assurer le suivi des factures/dossiers et leur archivage.
- Assurer la préparation logistique de réunions, notamment la mise en place des salles et du matériel ainsi que l’aménagement technique nécessaire à la tenue de conférences téléphoniques, de présentations et de vidéoconférences.
- Exécuter des tâches administratives (photocopies, destruction de documents, gestion des stocks de matériel.
- S’assurer que toutes les formalités administratives en lien avec les véhicules sont exécutées de façon professionnelle en accord avec les règles du CICR (gestion de tous les dossiers véhicules ainsi que toute la documentation liée aux importations, exportations de véhicules).
- Gérer l’ensemble des messages entrants et sortants de l’atelier.
- Faire le suivi des fiches de mission pour les éventuelles demandes – motos, générateurs, carburant – adressées au garage
- Mettre à jour le planning d’entretien des engins.
- Faire les fiches de travail pour tous les travaux à exécuter par les mécaniciens sur les engins.
- S’occuper de la justification des avances de travail faites par l’équipe du garage.
- Tenir à jour les saisies dans Fleetwave (gestion du carburant selon les assets du site et le parc véhicule, Job cards).
- Faire les demandes nécessaires au Vehicle Fleet Manager concernant les plaques, assurances, archivages, changements d’affectation des véhicules & engins du site.
- Informer le Vehicle Fleet Manager de tout changement de location des engins pour l’actualisation de Fleetwave.
- S’occuper de la préparation de la vente des engins et envoie tous les dossiers au Vehicle Fleet Manager.
- Faire l’archivage de tous les dossiers de la fleet à la fin de chaque année.
Profil requis :