Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.
Poste 1 : ASSISTANT(E) DU POLE LOGISTIQUE CELLULE D’APPUI MUTUALISE (CAM) COTE D’IVOIRE (H/F)
Description de la mission
Les principales missions confiées à l’assistant(e) logistique sont les suivantes :
Gestion logistique :
- Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements (comités de pilotages, séminaires, réunions, activités de communication, accueil lors de certaines activités…)
- Assure le lien entre la CAM et les équipes projet et prépare les fournitures et le matériel nécessaire au bon déroulement des activités
- Appuie la vérification de la disponibilité et fonctionnalité du matériel de projection ou audio en lien avec le chargé des moyens généraux
- Assure l’organisation des pauses café et déjeuner en lien avec la chargée logistique et événementiel.
- Assure la gestion des feuilles d’émargement
- Assure en lien avec l’équipe projet et le chargé de communication, la confection des attestations de participation/formation
Missions/voyages :
- Appuie la chargée logistique et évènementiel dans l’organisation des missions, événements et voyages des équipes projet, des experts et du personnel de la CAM .
- Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés du siège et l’équipe logistique : déplacements, hébergement, per diem, remplissage de la documentation sûreté, documentation projets…
Gestion administrative :
- Gère les aspects administratifs du pôle logistique .
- Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques (CR de réunions, rédaction de courriers…) du pôle logistique
Archivage :
- Met en œuvre la procédure d’archivage du pôle logistique
- La préparation des documents en vue de leur numérisation (mise en ordre ; dépoussiérage des Documents) ;
- La réception, l’identification et l’enregistrement des documents à numériser ;
- La numérisation des ouvrages (plans, calques, livres, photos, tableaux et œuvres d’art)
- Le traitement des données pour alimentation des bases de données ;
- Le stockage des données sur supports numériques sur CD et DVD en version imprimable ;
- L’archivage des documents de la passation des marchés ;
- L’installation, la mise à jour et le paramétrage du système d’exploitation et des logiciels de l’environnement utilisateur (bureautique, services, réseaux) ;
- La gestion et la maintenance du parc matériel, logiciel et l’optimisation de son utilisation ;
- La maintenance des bases de données documentaires, le diagnostic des défauts, leur correction, et leur utilisation ;
- L’exploitation des outils informatiques associés à l’administration des bases de données documentaires ;
- Le transfert des documents au dépôt d’archives et la recherche documentaire ;
- La mise en rayonnages des documents numérisés puis leur mise en boite ;
- L’alimentation de base de données documentaire ;
- L’analyse (description physique et intellectuelle des documents) ;
- L’intégration de revues électroniques ou articles scientifiques dans la base de données GED.
Description du projet ou contexte
Agence publique, Expertise France est l’acteur interministériel de la coopération technique internationale, filiale du groupe Agence française de développement (groupe AFD). Deuxième agence par sa taille en Europe, elle conçoit et met en œuvre des projets qui renforcent durablement les politiques publiques dans les pays en développement et émergents. Gouvernance, sécurité, climat, santé, éducation… Elle intervient sur des domaines clés du développement et contribue aux côtés de ses partenaires à la concrétisation des objectifs de développement durable (ODD) pour un monde en commun.
L’Assistant(e) du pôle logistique est basé(e) à Abidjan et placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Logistique et Évènementiel de la Cellule d’Appui Mutualisé (CAM) d’Expertise France.
Il/elle assure un appui administratif, logistique, en communication et, s’occupe de l’archivage des documents du pôle logistique.
Il/elle appuie le département logistique dans l’organisation et la mise en place des activités, de la gestion administrative et logistique du bureau et des missions en lien avec le différents pôles de la CAM.
Profil souhaité
- Diplôme supérieur (licence minimum) en logistique, assistanat de direction, gestion administrative, sciences de gestion
- Expérience réussie d’au moins 1 an sur un poste similaire ;
- Multidisciplinarité un atout (parmi, communication, secrétariat, logistique, administration,) ;
- Maîtrise des fondamentaux de la gestion de projet et du cycle de projet un atout ;
- Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word exigée;
Aptitudes
- Sens de l’organisation et rigueur ;
- Capacité d’analyse et de synthèse ;
- Autonomie et réactivité ;
- Capacité d’adaptation ;
- Capacité de communication et de travail en équipe ;
- Bonne maîtrise du français (écrit et oral) et possiblement de l’anglais
Informations complémentaires
Type de contrat : CDD via cabinet de portage de 6 mois renouvelables
Date de prise de fonction : Dès que possible
Rémunération mensuelle brute : selon profil
Le dossier de candidature est à envoyer avant le 20 octobre 2022
Il doit être constitué de :
- Votre CV avec mention de 3 références avérées
- Votre lettre de motivation
Une attention particulière sera portée sur la qualité de votre rédaction
Date limite de candidature : 19/10/2022 23:59
Poste 2 : ASSISTANT(E) DE PROJET EN CHARGE DE L’ADMINISTRATIF ET DE LA LOGISTIQUE (H/F)
Description de la mission
Agence publique, Expertise France est l’acteur interministériel de la coopération technique internationale, filiale du groupe Agence française de développement (groupe AFD). Deuxième agence par sa taille en Europe, elle conçoit et met en œuvre des projets qui renforcent durablement les politiques publiques dans les pays en développement et émergents. Gouvernance, sécurité, climat, santé, éducation… Elle intervient sur des domaines clés du développement et contribue aux côtés de ses partenaires à la concrétisation des objectifs de développement durable (ODD) pour un monde en commun.
L’Assistant(e) de projet, basé(e) dans les bureaux d’Expertise France à Abidjan, contribue à l’organisation et à la mise en œuvre des activités des projets PARFID et « ACP-COVID » aux côtés des équipes projet, en lien étroit avec la cellule d’appui mutualisée (CAM). Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique des cheffes de projet, il/elle appuie l’équipe basée à Abidjan dans la gestion administrative et logistique des projets.
Il/elle interviendra à 60 % sur le projet PARFID et 40 % sur le projet ACP-COVID.
MISSIONS :
En appui aux deux cheffes de projet et aux chargées de projet et en lien étroit avec la CAM, les principales missions pourront être les suivantes :
Gestion logistique :
- Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements (séminaires, formations, ateliers, réunions, comités de pilotages ; commande auprès des prestataires ; accueil et coordination des prestataires lors des événements, etc), en lien avec la CAM et / ou avec les administrations bénéficiaires
- Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions terrain : déplacements, hébergement, per diem, obtention des visas, prises de rendez-vous, préparation des ordres de mission, documentation projets, etc
- Assure l’envoi des invitations et établit les listes de participant.e.s
- Assure la préparation des formulaires de participation et des attestations de formation
- Prépare les fournitures et le matériel nécessaires au bon déroulement des activités (commandes aux prestataires, suivi de commandes…)
- Vérifie la disponibilité et la fonctionnalité du matériel de projection ou matériel audio
- Assure la gestion des feuilles d’émargement
Gestion administrative :
- Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle du projet
- Rédige et met en forme les documents administratifs : comptes rendus de réunions et d’ateliers, courriers, notes, etc ;
- Apporte un appui à l’organisation générale du projet : organisation de réunions, envoi de mails, relances téléphoniques, réception et distribution de courriers, etc
- Assure l’archivage des documents projet et des pièces justificatives aux formats papiers et numériques ;
Communication :
- Peut appuyer, en tant que de besoin, les activités de communication propres aux projets;
- Mise à jour et suivi de la base de photos et de vidéos en lien avec l’équipe projet.
- Mise à jour de l’agenda sur le site parfid.fr
Description du projet ou contexte
- PROJET PARFID
Le Projet d’Appui Régional à la Formation des cadres des Impôts et des Douanes (PARFID) est mis en œuvre dans les quatorze Etats membres de l’UEMOA et de la CEMAC :
- UEMOA : Bénin, Burkina Faso, Côte d’Ivoire, Guinée Bissau, Mali, Niger, Sénégal, Togo
- CEMAC : Cameroun, Gabon, Guinée Equatoriale, République centrafricaine, République du Congo, Tchad
Financé dans le cadre du Plan d’Investissement Stratégique pour le Développement (PISD) 2020-2023 par la Direction Générale du Trésor, le PARFID a pour but de contribuer à l’amélioration de la mobilisation des ressources intérieures des Etats membres de la CEMAC et de l’UEMOA à travers la formation des agents des impôts et des douanes.
Le projet a pour objectif spécifique d’améliorer la formation initiale et continue des agents des administrations fiscales et douanières des deux sous-régions.
- PROJET ACP-COVID
Financé dans le cadre du 11e Fonds européen de développement et mis en œuvre par l’Agence française de développement et ENABEL, en coordination avec le Hub numérique pour le développement (D4D Hub), le projet « ACP-COVID » est un des volets du programme DIRECCT (Digital REsponse Connecting CiTizens). Ce programme vise à renforcer la résilience des systèmes d’éducation, de santé et des micros, petites et moyennes entreprises (MPME) face à la COVID-19 dans les pays ACP. Il est décliné en plusieurs projets, parmi lesquels le soutien à la transformation numérique des MPME. Expertise France est mandatée par l’AFD pour mettre en œuvre deux activités de ce projet :
- L’évaluation complète des besoins en compétences numériques des MPME.
- La mise en œuvre de l’accompagnement ainsi identifié.
Le périmètre retenu est constitué de deux régions : l’Afrique de l’Ouest (Chambres de Commerce nationales du Bénin, de Côte d’Ivoire, du Ghana, et du Togo) et les Caraïbes avec Caribbean Export Development Agency.
LES ACTIVITES
Les activités des projets concernent essentiellement la conception de modules de formation, l’animation de sessions de formation, des études et de la conduite du changement. Les activités sont réalisées en distanciel et en présentiel ; en présentiel, elles peuvent consister en des missions bilatérales dans les pays ou des ateliers regroupant des participants de tous les pays du projet (« ateliers régionaux ») organisés à Abidjan ou dans l’un des pays partenaires.
Le nombre de partenaires (bénéficiaires, experts, cabinets de conseil, bailleurs etc.) nécessite une organisation rigoureuse de la logistique pour les missions terrain (contact avec les experts, les administrations bénéficiaires, les prestataires de service ; réservations d’hôtels ; achats de billets d’avion ; préparation des dossiers de voyage etc.). L’augmentation du nombre de missions terrain, dont certaines peuvent se dérouler la même semaine exige une grande capacité d’organisation, d’anticipation et de suivi, un excellent sens relationnel et des qualités de proactivité et de réactivité.
De même, le nombre d’activités et de participants nécessite un suivi rigoureux, notamment afin de répondre aux attentes du suivi évaluation : suivi des participants, suivi des indicateurs de pilotage, suivi des questionnaires etc.
La cellule d’appui mutualisé (CAM) vient en soutien des projets pour la logistique et l’assistant.e de projet devra travailler en relation avec elle, selon des modalités qui pourront varier en fonction de l’activité.
Profil souhaité
- Diplôme en administration, logistique ou gestion de projet ;
- Expérience réussie d’au moins 2 ans sur un poste similaire ;
- La pluridisciplinarité est un atout (logistique, administration, secrétariat) ;
- Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word exigée ;
- Maîtrise des fondamentaux de la gestion de projet et de l’organisation événementielle est un atout ;
Aptitudes
- Rigueur et sens de l’organisation ;
- Capacité d’analyse et de synthèse ;
- Autonomie, proactivité et réactivité ;
- Capacité d’adaptation et dynamisme ;
- Capacité de communication et de travail en équipe ;
- Maîtrise du français (écrit et oral)
- Anglais souhaitable.
- Grand sens relationnel
Informations complémentaires
Type de contrat : CDD via cabinet de portage de 6 mois renouvelables
Date de prise de fonction : Dès que possible
Rémunération mensuelle brute : selon profil
Le dossier de candidature est à envoyer avant le 20 octobre 2022
Il doit être constitué de :
- Votre CV avec mention de 3 références avérées
- Une note structurée de 400 mots minimum à 500 mots maximum présentant votre compréhension des activités d’Expertise France, votre compréhension du projet PARFID votre vision du poste et de la mission, les enjeux et défis pressentis, vos atouts pour y répondre ainsi que vos attentes par rapport à ce poste.
- Merci de renseigner le code « AP PARFID » en objet de votre candidature
- Le dossier de candidature doit être transmis au format PDF
Le respect de ces conditions est obligatoire. Toute candidature ne remplissant pas les 4 conditions ne sera pas examinée.
Une attention très particulière sera portée sur la qualité de la note.
Date limite de candidature : 19/10/2022 23:59
