La mission du PNUD recrute pour ces 02 postes (20Février 2023)

L’assistant de bureau devra assurer un professionnalisme et une intégrité infaillibles et irréprochables, et la capacité de travailler dans un environnement multiculturel et de respecter la diversité. Il travaillera sous la direction de l’Assistant en Administration et Logistique et accomplira les tâches suivantes :

• Fournir des services généraux de soutien administratif pour aider à assurer le bon fonctionnement de la Section Administration & Logistique.
• Exécuter des fonctions de saisie et d’extraction de données de base sur tableur sur l’entretien des véhicules, la consommation de pièces de rechange, carburants, fournitures de bureau, les congés et présences du personnel et autres informations en ressources humaines, les recouvrements financiers, etc…
• vérifier l’exactitude des calculs simples, des factures, des données, etc.
• Tenir à jour les fichiers (papier et électroniques) et les bases de données de la Section.

• Rassembler des documents et mettre à jour et maintenir des rapports et autres matériels en utilisant des formats électroniques.
• Appuyer les gestionnaires d’actifs dans le cadre de l’exercice d’inventaire physique et de la saisie des données sur le système ERP.
• Effectuer diverses tâches administratives (réception des commandes, aide à l’organisation logistique des réunions et ateliers, etc.), y compris la préparation de documents administratifs simples (ordres de mission, demandes de visa de sécurité, etc.).
• Utiliser un logiciel de traitement de texte standard pour produire des documents simples.
• Appuyer les différentes sections dans l’archivage des dossiers.
• Photocopieur une variété de documents et autre matériel.
• Utiliser une variété d’équipements de bureau dans l’exécution des fonctions de bureau, ex. photocopieuse, imprimante, scanner, etc.

• Valeurs et Intégrité :
   Le poste requiert une adhésion aux valeurs des Nations-Unies qui sont l’impartialité, l’équité, l’honnêteté et la bonne foi, notamment dans l’activité et le comportement quotidiens.
• Compétences et Professionnalisme :
  Les activités du Bureau pays OCHA-Mali portent les affaires humanitaires dans des circonstances critiques. Une attitude fortement professionnelle est exigée à tout moment, de même qu’une capacité à travailler sous pression.
• Planification et organisation :
  Le travail d’organisation et de planification est privilégié, ainsi que la possibilité de fixer des priorités et de planifier, de planifier et de suivre le plan de travail.

• Aptitudes à la communication :
• L’une des exigences de ce poste est de disposer de réelles aptitudes d’expression et de communication afin d’obtenir des résultats même dans des circonstances difficiles.
• Esprit d’équipe :
• Le poste requiert une collaboration avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs définis et d’être à l’aise dans un environnement multiculturel.

• Niveau Bac requis.
• Diplôme (BAC+2) en administration ou logistique est un atout.
• Connaissances en système ERP et tableau requis.

• Avoir au moins trois (3) années d’expérience dans le domaine des transports ou de la logistique au sein des Nations Unies ou organismes internationaux est exigé.
• Avoir plus de cinq (5) années d’expérience dans le domaine des transports ou de la logistique au sein des Nations Unies ou organismes internationaux est un atout.

Planification et gestion de projet :

• Superviser l’identification, la sélection et la supervision des consultants et experts nationaux, en étroite consultation avec l’unité d’appui au programme du bureau de pays du PNUD et le conseiller régional de l’IRFF ;
• En consultation avec le bureau de pays du PNUD et l’équipe mondiale de l’IRFF, il/elle entreprendra le processus de planification du travail. Il / elle doit s’assurer que le plan de travail et un budget entièrement chiffré sont préparés conformément aux directives POPP / PPM et signés par le représentant résident adjoint et le chef d’équipe de l’IRFF ;
• Superviser le travail des experts nationaux et assurer la coordination avec les institutions pour s’assurer que les produits sont livrés dans les délais, dans les limites du budget fixé et selon des normes de qualité élevées ;
• Assurer la liaison avec l’équipe des finances pour s’assurer que les exigences administratives et les budgets sont gérés et exécutés en temps opportun et de manière appropriée et dans le respect des règles et réglementations du PNUD et des donateurs ;

• Organiser tous les ateliers de projet pertinents de manière consultative, impliquant une grande variété d’acteurs de l’assurance et du financement des risques, y compris le gouvernement, le secteur privé, les ONG, les donateurs et le milieu universitaire ;
• Assurer une identification en temps opportun des risques dans la mise en œuvre au niveau national et la communication au SMT du PNUD et à l’équipe mondiale de l’IRFF ;
• Organiser des réunions bimensuelles avec les conseillers techniques et le spécialiste régional de l’équipe mondiale de l’IRFF ;
• Soutient les efforts de mobilisation des ressources et le développement de projets ;
• Entreprendre une évaluation des risques pour les partenaires privés locaux sous la direction de l’équipe des opérations et de la coordination de l’IRFF.

Gestion de projet

Administration rapide et efficace des projets conformément aux plans et aux procédures du PNUD :

• Prépare toutes les demandes de paiement, la tenue des registres financiers et la préparation des rapports financiers requis conformément aux règles et procédures financières de mise en œuvre nationale et de mise en œuvre directe ;
• Tient à jour le budget et les dépenses des projets au sein d’un portefeuille, y compris la formulation, les révisions et la tenue de registres dans ATLAS, les rapports de situation mensuels, ainsi que les rapports et la liaison avec le PNUD sur les questions budgétaires ;

• Prend en charge les informations de projet mises à jour dans ATLAS ;
• Prend en charge l’audit du projet et facilite l’accès des auditeurs à la documentation du projet, au personnel et aux institutions impliquées dans le projet ;
• Prend en charge l’organisation des activités d’assurance HACT, y compris les vérifications ponctuelles et les visites de programme ;
• Conseiller régulièrement les partenaires de mise en œuvre ou les partenaires responsables sur les questions liées à HACT ;
• Initie les actions d’approvisionnement pour les CI, les biens, les travaux et les services conformément aux plans d’approvisionnement ;

• Compiler les pièces justificatives pour les processus d’approvisionnement et s’assurer que les pièces justificatives sont complètes ;
• Crée des e-requisitions dans ATLAS pour lancer les processus d’approvisionnement, assure l’exactitude du COA de l’e-req ;
• Facilite la vérification périodique des actifs, des stocks et des fournitures.

Rapports/Communication/S&E :

• Signaler tout retard dans les livrables nationaux par rapport au plan de travail au bureau de pays du PNUD et à l’équipe mondiale de l’IRFF ;
• Diriger le suivi, les rapports et l’évaluation du projet au niveau national, rédiger des rapports mensuels et trimestriels pour examen par l’expert principal et soumission à l’équipe mondiale de l’IRFF ;
• Mettre à jour le journal des risques pays et surveiller les exigences SES du PNUD ;
• Préparer un rapport d’avancement trimestriel et annuel ;

• Élaborer des rapports d’atelier pour l’atelier de lancement et tous les ateliers techniques ;
• Élaborer des notes d’information, des études de cas, des communiqués de presse, des articles Web et d’autres produits médiatiques au besoin ;
• Aider à la recherche et rédiger et éditer des sections de rapports techniques au besoin ;
• Examiner tous les produits livrables au niveau national pour assurer la qualité et la cohérence avec la méthodologie IRFF.

Arrangement institutionnel

Le coordinateur national du projet sera basé dans l’unité de politique stratégique et de croissance économique inclusive (SPIEG) et travaillera sous la supervision directe du chef de l’unité (conseiller en économie) avec une ligne de rapport secondaire au spécialiste régional de l’IRFF.

Atteindre les résultats : NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais

Penser de manière innovante : NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, est un résolveur de problèmes pragmatique, apporte des améliorations

Apprendre en continu : NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires

S’adapter avec agilité : NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible

Agir avec détermination : NIVEAU 1 : Faire preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant

S’engager et s’associer : NIVEAU 1 : Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, forme des relations positives

Activer la diversité et l’inclusion : NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination

Compétences techniques et transversales

Gestion d’entreprise:

Gestion axée sur les résultats : capacité à gérer des programmes et des projets en mettant l’accent sur l’amélioration des performances et des résultats démontrables

Gestion de projet : capacité à planifier, organiser, hiérarchiser et contrôler les ressources, les procédures et les protocoles pour atteindre des objectifs spécifiques

Gestion de portefeuille : capacité à sélectionner, hiérarchiser et contrôler les programmes et projets de l’organisation, conformément à ses objectifs stratégiques et à sa capacité ; capacité à équilibrer la mise en œuvre d’initiatives de changement et le maintien du statu quo, tout en optimisant le retour sur investissement

Direction et stratégie d’entreprise   

Pensée systémique : capacité à utiliser une analyse et un jugement objectifs des problèmes pour comprendre comment des éléments interdépendants coexistent au sein d’un processus ou d’un système global, et à considérer comment la modification d’un élément peut avoir un impact sur d’autres parties du système

Prise de décision efficace : capacité à prendre des décisions en temps opportun et de manière efficace, conformément à son autorité, son domaine d’expertise et ses ressources

Négociation et influence : capacité à parvenir à une entente, à persuader les autres, à résoudre les points de divergence, à tirer parti du résultat du dialogue, à négocier des solutions mutuellement acceptables par le biais de compromis et à créer des situations « gagnant-gagnant »

Développement des affaires

Intégration au sein de l’ONU : capacité à identifier et à intégrer les capacités et les atouts du système des Nations Unies et à s’engager dans un travail conjoint ;

-Connaissance du système des Nations Unies et capacité à appliquer ces connaissances à des situations stratégiques et/ou pratiques

• Master en finance du développement, science actuarielle / assurance, économie, administration des affaires, gestion du développement, politique publique ou domaine connexe, combiné à un travail pertinent dans l’expérience des services financiers / de l’industrie de l’assurance. Un baccalauréat dans un domaine pertinent avec deux années supplémentaires d’expérience pertinente peut être dûment pris en considération au lieu d’un diplôme supérieur.

• Minimum 2 ans (maîtrise) ou 4 ans (licence) d’expérience professionnelle pertinente dans la mise en œuvre de projets liés à l’assurance et à la finance des risques, à la finance durable ou à l’inclusion financière ;
• Une expérience préalable avec des projets du PNUD serait un atout ;
• Expérience de collaboration avec des experts et des institutions internationales et nationales ;
• Bonne compréhension des principaux progiciels (MS Office);

• Expérience dans le domaine de l’assurance et du financement des risques, du financement durable ou de l’inclusion financière ;
• Expérience en gestion de cycle de projet (en particulier en administration de projet) dans le secteur public ou privé ou dans des organisations internationales ;
• Une expérience de travail avec un logiciel de planification des ressources d’entreprise est souhaitable ;
• Une expérience dans une organisation des Nations Unies est un atout.

Langue :  La maîtrise de l’anglais oral et écrit est essentielle.