La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) est la plus grande organisation humanitaire au monde, avec un réseau de 192 Sociétés nationales membres. L’objectif général de la FICR est « d’inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir en tout temps toutes les formes d’activités humanitaires des Sociétés nationales en vue de prévenir et d’alléger les souffrances humaines et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix dans le monde ».
La Fédération internationale dispose de cinq bureaux régionaux en Afrique, en Asie-Pacifique, au Moyen-Orient et en Afrique du Nord, en Europe et dans les Amériques. La Fédération internationale dispose également de délégations régionales et de délégations nationales dans le monde entier. Le siège de la Fédération à Genève et la structure de terrain (régionale, régionale et nationale) constituent le Secrétariat de la Fédération internationale.
Le Département de la chaîne d’approvisionnement de la Fédération internationale est une fonction essentielle qui soutient l’action humanitaire de la Fédération internationale. Le Département dispose d’un réseau mondial comprenant :
- un département de gestion de la chaîne d’approvisionnement basé au siège social à Genève
- un hub logistique et un bureau de flotte mondiale à Dubaï
- Cinq unités régionales opérationnelles de chaîne d’approvisionnement situées à Panama, Kuala Lumpur, Nairobi, Beyrouth et Budapest
- pôles logistiques
- organisation logistique basée sur le pays
La Supply Chain Management est une fonction dédiée à :
- Fournir les biens et services dont la FICR a besoin pour venir en aide aux plus vulnérables.
- Fournir des services pour offrir une valeur visible aux membres, améliorer l’efficience et l’efficience de la chaîne d’approvisionnement et renforcer son contrôle.
- Développer les talents et les futurs leaders.
Objectif du poste
Sous la supervision du responsable régional, GHS&SCM, Afrique, le responsable de la chaîne d’approvisionnement contribuera au succès de la gestion régionale des achats en Afrique en procédant à des achats tactiques et stratégiques efficaces de biens et de services pour les opérations de la FICR en Afrique. Le titulaire du poste veillera à l’exécution efficace des achats opérationnels, soutiendra les appels d’offres pour la région selon les besoins, garantira la ponctualité et le meilleur rapport qualité-prix et atteindra les indicateurs clés de performance et les objectifs fixés.
Couvrant une fonction régionale, le poste relève techniquement du Responsable Régional, GHS&SCM Afrique et il est en poste à Dakar (Sénégal), par conséquent le profil relève du Coordonnateur des Services Corporatifs de la Délégation du Cluster du Sénégal, de la Gambie, de la Mauritanie et du Cap-Vert. Le poste consacrera 50% du temps à couvrir les besoins de la Supply Chain du Cluster.
Fonctions et responsabilités du poste
Les tâches et responsabilités suivantes s’appliquent à la fois à l’échelle régionale et à l’échelle du groupe.
Les principaux domaines d’influence et les relations internes clés comprennent :
Réaliser des opérations opérationnelles et tactiques de la chaîne d’approvisionnement (qualité, prix et délais adéquats) pour la région Afrique, en mettant l’accent sur les pays du Sahel, en étroite coordination avec le reste de l’équipe d’approvisionnement régionale, l’approvisionnement mondial, les programmes et les opérations sur le terrain. Ce rôle implique la responsabilité de garantir le respect des normes de la chaîne d’approvisionnement de la FICR à l’échelle mondiale. Préparation et soumission de rapports et d’analyses sur l’approvisionnement et la gestion opérationnelle, y compris les outils de suivi et de performance. Responsable de la mise en œuvre et du maintien des procédures standard de logistique et d’approvisionnement de la FICR.
Assurer un leadership technique sur la conformité aux directives de la FICR en ce qui concerne les normes logistiques, y compris la gestion financière et procédurale de la logistique du processus d’approvisionnement et de la gestion des contrats, la gestion de la flotte, la chaîne d’approvisionnement et le renforcement des capacités.
Approvisionnement
- Fourniture d’activités d’approvisionnement opérationnel pour les opérations de la FICR dans le cluster Sahel et étendues à la région Afrique en totale conformité avec les procédures et processus d’approvisionnement de la FICR, en garantissant les meilleures pratiques pour permettre un approvisionnement efficace et rentable répondant aux exigences des demandeurs, c’est-à-dire ; Opération du cluster Sahel et Sociétés nationales, Partenaires intégrés, y compris les déploiements à court terme dans le cadre du DREF et des appels d’urgence.
- Assurer une liaison étroite et proactive avec les départements opérationnels techniques concernés de la FICR (au sein du groupe ou de la région) afin d’établir des plans d’approvisionnement et des filières d’approvisionnement pour tenir les demandeurs informés et déterminer les besoins et les exigences/spécifications techniques de ces départements techniques afin de permettre la livraison à temps des biens et services demandés.
- Identifier et collaborer avec les fournisseurs clés concernés dans la gamme des catégories de produits et de services nécessaires pour garantir la fourniture des biens et services afin de répondre aux exigences opérationnelles actuelles et prévues, en établissant et en tenant à jour le registre des fournisseurs par catégorie pour référence.
- Reconnaître et rechercher des opportunités de consolidation des accords commerciaux avec les fournisseurs sur une large gamme de biens et de services achetés au profit de la Fédération et de ses clients internes/externes.
- Fournir une expertise technique et des conseils dans toute la région pour permettre la fourniture de services d’approvisionnement de haute qualité et commercialement efficaces qui répondent de manière optimale aux besoins des opérations, des partenaires et des clients de la FICR.
- Participer activement à l’amélioration des services d’approvisionnement, aux meilleures pratiques, à l’apprentissage continu et au partage des connaissances entre les départements et maintenir l’unité à la pointe des pratiques innovantes en matière de services d’approvisionnement.
- S’engager dans l’établissement de relations internes en assurant une coopération et une intégration interfonctionnelles afin de minimiser les risques et de garantir des résultats en solutions techniques de haute qualité.
- Soutenir pleinement la mise en œuvre des accords-cadres locaux, régionaux et mondiaux.
- Assurer la liaison avec les autorités locales, les organisations internationales et les entreprises privées pour se tenir au courant des activités en cours dans le domaine des achats, telles que les pratiques commerciales locales et régionales, la disponibilité et la réputation des fournisseurs et des produits/services, etc., afin de permettre la fourniture du service d’achat le plus efficace.
- Maintenir un registre et communiquer une base de données complète de tous les biens et services achetés au niveau régional du LPSCM et au niveau du cluster/pays en liaison avec les bureaux concernés.
- Signaler au directeur régional GHS&SCM et aux principaux responsables respectifs tout changement prévu dans les plans et activités d’approvisionnement et discuter des approches viables pour une livraison efficace.
Fonctions et responsabilités du poste (suite)
Flotte
- Coordonner la fourniture de services de flotte mondiaux au réseau de la FICR d’un service de haute qualité, rentable et entièrement récupérable qui répond aux besoins de ses utilisateurs de services.
- Assurer la supervision/le suivi du transport, du dédouanement et des autres formalités pour tous les dossiers liés à la logistique avec l’équipe de Dubaï (y compris les articles de secours), en garantissant l’achèvement rapide et précis des dossiers, conformément aux procédures de la FICR et aux instructions d’expédition.
- Superviser et conseiller sur la mise en œuvre de l’entretien préventif et de la réparation des véhicules en vue de maximiser la durée de vie et le potentiel de la flotte régionale et fournir une expertise professionnelle, une formation, un soutien et des conseils en matière de gestion de flotte.
- Responsabilité opérationnelle du stock de véhicules VRP conformément aux SOP pour les stocks de véhicules VRP sous-régionaux définis par la Global Fleet Unit (GFU) à Dubaï et suivi avec la Global Fleet Unit pour garantir et mettre à jour le stock de VRP et d’actifs et assurer nécessairement le suivi des cessions d’actifs identifiées.
- Mettre en œuvre et maintenir les pratiques standard conformément au Manuel de la flotte de la FICR aux niveaux régional et opérationnel afin de maintenir toute la documentation logistique aux normes de piste d’audit complètes conformément aux procédures standard de la FICR.
- Examiner les pratiques de travail et rechercher les commentaires des parties prenantes internes et des utilisateurs du service afin de contribuer à l’amélioration continue et à l’apprentissage du service de flotte mondial
- Examinez la situation du parc automobile afin de garantir qu’une taille de flotte rentable est maintenue et que le parc automobile utilise de manière optimale un système de pool ou d’attribution.
- Préparez les rapports mensuels requis par le GFU (rapport mensuel sur les indicateurs clés de performance régionaux, rapport trimestriel sur l’utilisation des véhicules par l’utilisateur et/ou le pays, rapport mensuel sur les stocks de véhicules et d’accessoires VRP régionaux).
Renforcement des capacités du personnel
- Fournir un encadrement, un mentorat et une formation en cours d’emploi au personnel et aux bénévoles en ce qui concerne le renforcement des capacités au niveau local sur les normes de la chaîne d’approvisionnement et la responsabilité afin de fournir des ressources durables à la Société nationale.
Soutien opérationnel et budgétaire
- Mettre en œuvre avec les responsables des opérations, les responsables de programme et GHS&SCM l’identification et le développement des composantes logistiques au sein des plans de programme.
- Responsable de conseiller et de valider les éléments techniques de logistique et de chaîne d’approvisionnement des plans de programme, y compris les interventions en espèces telles que la cartographie et l’identification des prestataires de services financiers et la direction des contrats et accords connexes.
- Responsable de l’élaboration, de la mise en œuvre et de la gestion du plan d’action logistique, y compris toutes les stratégies d’approvisionnement et de chaîne d’approvisionnement appropriées pour répondre aux exigences des plans régionaux et des clusters.
- Soutenir RLU dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement et le budget des frais de fonctionnement, en adhérant aux procédures de la FICR.
Chaîne d’approvisionnement
- Soutenir la performance efficace de la fonction logistique au sein de la région.
- En collaboration avec le programme, développer, maintenir, mettre à jour et surveiller les indicateurs clés du plan d’approvisionnement pour atteindre les objectifs du programme.
- Assurer la liaison et la coordination avec les parties prenantes concernées concernant la livraison des fournitures et tenir toutes les parties informées, en temps opportun, de tout changement.
Rapport et remplissage
- Assurez-vous que tous les documents de logistique et d’approvisionnement sont classés et archivés de manière systématique.
- Responsable des rapports narratifs, financiers et logistiques techniques en temps opportun par l’intermédiaire du responsable régional GHS&SCM.
Autres fonctions
- Superviser l’entrepôt, le suivi des actifs physiques et le bon entretien de tous les équipements gérés par les Clusters.
Éducation
- Diplôme universitaire pertinent (tel que logistique, chaîne d’approvisionnement, approvisionnement ou discipline connexe, etc.) requis
- Qualification professionnelle en logistique, approvisionnement, achats, etc. Requise
- Cours de formation de base pour délégués ou connaissances équivalentes .
Expérience
- 3 années d’expérience pertinente dans la gestion d’opérations complexes d’approvisionnement et de logistique .
- Expérience de la gestion et de l’intégration des achats tactiques et opérationnels .
- Connaissances et expérience de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge .
Connaissances, compétences et langues
- Maîtrise approfondie des pratiques internationales en matière d’approvisionnement, y compris des aspects juridiques .
- Capacité à travailler en équipe, excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles .
- Capacité à travailler dans un environnement interculturel. Requis
- Capacité à travailler dans des délais serrés et à gérer plusieurs tâches .
- Doit être capable de voyager fréquemment, à tout moment et dans de brefs délais, et de travailler en dehors des heures normales de travail et dans des conditions de travail stressantes .
- Bonnes compétences en communication et en présentation. Requis
- Sensibilité culturelle. Obligatoire
- Compétences en formation et développement du personnel .
- Permis de conduire international valide (boîte de vitesses manuelle). Préféré
- Connaissance du logiciel d’approvisionnement HLS de la FICR .
- Anglais et français couramment parlés et écrits. Obligatoire.
- Bonne maîtrise d’une autre langue officielle de la Fédération internationale (espagnol ou arabe) ou du portugais .
Compétences, valeurs et commentaires
- Valeurs : Respect de la diversité ; Intégrité ; Professionnalisme ; Responsabilité.
- Compétences de base : Communication ; Collaboration et travail en équipe ; Jugement et prise de décision ; Société nationale et relations clients ; Créativité et innovation ; Instauration de la confiance.
