Le PAM célèbre et embrasse la diversité. Elle s’engage à respecter le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans distinction de race, de couleur, d’origine nationale, d’origine ethnique ou sociale, d’informations génétiques, de sexe, d’identité et/ou d’expression de genre, d’orientation sexuelle, de religion. ou croyance, statut VIH ou handicap.
LE RÔLE
Soutenir la mise en œuvre des activités d’analyse et de programmation du budget et des ressources et/ou fournir un soutien au Siège/ Bureau régional de Dakar, en collaborant et en étant guidé par les gestionnaires pour appliquer les meilleures pratiques pour une utilisation efficace, efficiente et conforme des fonds.
Ce poste est basé à Bissau et relève du Responsable des Partenariats.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
(liste non exhaustive, dans les limites des pouvoirs délégués) :
Planification et gestion du budget
- Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques et procédures relatives aux activités budgétaires et de programmation par un suivi étroit, dans le but de garantir la conformité avec les stratégies du PAM et les stratégies fonctionnelles.
- Contribuer à l’élaboration, à la préparation et à la révision de divers plans budgétaires dans le respect des procédures budgétaires et de programmation.
- Surveiller les systèmes d’entreprise du PAM en s’assurant que tous les documents d’appui budgétaire sont exacts, bien développés et conformes aux recommandations pour permettre un enregistrement précis dans les systèmes internes et assurer
le suivi des actions d’approbation du budget. - Participer aux activités de clôture des CSP/RBP et travailler avec les unités de dépenses pour mettre en évidence et clôturer les engagements ouverts en temps opportun tout en signalant tout problème potentiel à l’attention du superviseur.
Gestion des pipelines
- Rassembler les besoins en matière de pipeline de produits de base, y compris les demandes de financement anticipé, en collaboration avec les parties prenantes au niveau opérationnel, afin de garantir une couverture rapide des déficits et une utilisation efficace des contributions.
- Préparez des rapports mensuels sur le pipeline et aidez l’équipe CO/RB à surveiller le pipeline des ressources à travers toutes les modalités de transfert (nourriture, transferts en espèces, renforcement des capacités et prestation de services), y compris les réapprovisionnements des stocks de l’entreprise pour maximiser l’efficacité opérationnelle.
- Participer et soutenir les préparatifs du groupe de travail mensuel interfonctionnel sur le pipeline (dans les bureaux de zone, les sous-bureaux et les bureaux extérieurs selon les besoins), qui discute de manière proactive de la disponibilité des ressources et des déficits à venir, en recommandant des mesures d’atténuation opportunes.
Fonds, gestion des performances et rapports
- Vérifier l’exactitude et surveiller la programmation et l’utilisation opportunes des fonds en fonction des priorités opérationnelles, des propositions de financement et des conditions des donateurs, en proposant des recommandations opportunes et d’éventuelles mesures correctives qui permettent l’établissement de rapports en collaboration avec les unités de dépenses.
- Exécuter et documenter les sous-affectations de fonds conformément aux procédures et directives disponibles, afin de mettre les fonds à la disposition des unités de dépenses pour un engagement en temps opportun.
- Participer et soutenir les préparatifs du Comité de gestion des ressources (RMC) du CO/RB selon les délais convenus. Le RMC examine et hiérarchise les ressources par rapport au budget du portefeuille du pays (CPB).
Autre
- Participer activement aux opportunités de formation et d’apprentissage, interagir avec ses pairs et ses collègues seniors et accepter leurs conseils.
- Recueillir des informations et rédiger des rapports précis et opportuns, afin de permettre une prise de décision éclairée et la cohérence des informations présentées à la haute direction et aux parties prenantes externes.
- Contribuer au développement et à l’amélioration des systèmes, techniques, outils, processus et procédures pour mieux suivre, gérer et rendre compte des budgets et des ressources du PAM.
- Participer aux réunions/comités/groupes de travail internes , selon les besoins, afin d’obtenir et de fournir des informations dans une perspective de programmation budgétaire et de ressources.
- Suivre les pratiques standard de préparation aux situations d’urgence et contribuer au suivi de la gestion des risques financiers.
- Accomplir d’autres tâches pertinentes au besoin.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
Formation : Diplôme universitaire supérieur en administration des affaires, statistiques, finances, économie ou autre domaine pertinent ou premier diplôme universitaire dans les mêmes domaines avec des années d’expérience professionnelle supplémentaires. Une formation professionnelle complémentaire en gestion de projet, analyse statistique et/ou planification et gestion opérationnelles est souhaitable.
Langue : Maîtrise (niveau C) de l’anglais et du portugais. La langue française est également souhaitée.
EXPÉRIENCES, CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES SOUHAITÉES
Au moins 3 ans d’expérience postuniversitaire en gestion des ressources, planification et mise en œuvre de projets, gestion financière, audit et gestion des risques, suivi et reporting, opérations de développement ou tout autre domaine humanitaire pertinent.
- Expérience dans la réalisation d’analyses de base et dans la présentation d’informations pour répondre aux différents besoins du public.
- Une certaine expérience dans la préparation, la gestion et l’établissement de rapports sur les budgets opérationnels et les performances et une volonté de renforcer les compétences.
- Expérience de travail avec de grands ensembles de données, en extrayant des informations de manière facile à interpréter.
- Capacités analytiques adéquates et débrouillardise, esprit d’initiative et tact acquis dans la conception de solutions aux problèmes opérationnels actuels et potentiels.
- Bonne compréhension des systèmes d’information et financiers et de la manière dont ceux-ci soutiennent la mise en œuvre des opérations.
- Capacité à respecter des délais serrés
- Capacité à travailler patiemment et avec tact en équipe, avec des personnes d’horizons et d’expertises différents, pour atteindre ensemble des objectifs opérationnels communs.
