HELP recrute (17 Septembre 2021)

Help – Hilfe zur Selbsthilfe est une Organisation Humanitaire Non Gouvernementale Allemande. Depuis son installation au Niger en 2005, elle intervient entre autres dans les domaines de la santé, la sécurité alimentaire, la protection et le développement économique dans différentes régions du pays.

L’ONG Help, cherche à recruter en externe : UN(E) ASSISTANT ADMINISTRATIF & FINANCIER

NB : Type du contrat : CDD avec une disponibilité rapide

Le titulaire du poste est sous l’autorité :

1. Hiérarchique de : Assistant Chef de Projet/Tahoua ;
2. Supervise : Gardiens et Chauffeur.

A des liens de travail avec : Tous les personnels et départements de Help

Durée du contrat :  6 mois

Objectif du poste :

Sous la supervision de l’Assistant Chef de Projet, l’Assistant Administratif et Financier est responsable de la gestion Administrative, Comptable, Financière et Logistique des activités du Bureau Help Tahoua.

Descriptions de tâches :

1. Appui Gestion Budgétaire :

• Appui dans l’élaboration du budget ;
• Assure la rédaction de rapport financier et de contrôle budgétaire pour le compte du Bureau Tahoua.

2. Administration :

• Garantir l’archivage des contrats des baux, documents administratifs (courrier départ et arrivée, dossiers d’ouverture et de clôture des comptes, les courriers de banque, les polices d’abonnement d’eau, électricité, etc.) et bailleurs ;
• S’assurer du suivi électronique des différents contrats (véhicules, baux, assurances, etc.) ;
• Garantir la bonne application des procédures (contrôle, suivi) par les différents services (logistique, programmes).

3. Comptabilité/Gestion de trésorerie :

• Assurer la tenue physique et de la sécurité de la petite caisse ;
• Tenir à jour et assurer la sécurité physique de brouillard de caisse : Coffre, avances et inventaires ;
• Réaliser des inventaires de caisse au moins une fois par semaine ;
• Réaliser un rapprochement bancaire à la fin de chaque mois ;
• Assurer la clôture mensuelle des projets et l’envoi des pièces à Niamey ;
• Tenir à jour les journaux de banques et caisse de la coordination sur le logiciel WINPACCS Accounting ;
• Veiller à l’approvisionnement des caisses et de compte bancaire de la mission de Help Tahoua sur la base de l’estimation des besoins en cours ;
• Suivre les échéanciers des paiements (loyer bureau, eau, électricité…) ;
• Mettre à jour régulièrement le tableau « suivi fonctionnement de la coordination » après chaque paiement ;
• Préparer et exécuter les paiements par chèque, virements bancaires, espèces en respectant strictement le budget planifié/le tableau d’affectation, en s’assurer du respect des procédures en vigueur chez Help et ses bailleurs ;
• S’assurer de la disponibilité financière avant d’émettre un chèque, un ordre de paiement ou un ordre de virement ;
• S’assurer que chaque écriture consignée possède un justificatif approprié et conforme aux normes comptable et procédures en vigueur chez Help et ses bailleur (s) ;
• S’assurer que tous les supports comptables (demande d’achat, bon de commande, bon de livraison, contrat, factures/reçus…) sont conformes avant de procéder à un décaissement ;
• S’assurer que pour chaque mission il y a un TdR et un rapport de mission ;
• Participer à la préparation des audits ;
• S’assurer de la mise à jour de la comptabilité ;
• Assurer l’envoie des pièces comptables à Niamey selon les règles en place (envoi chaque quinzaine).

4. Clôtures comptables mensuelles/Archivages :

• Documenter les relevés bancaires, inventaires de caisse et leurs rapprochements, les rapports d’état WINPACCS….;
• Etiqueter tous les chronos selon les procédures de Help ;
• A la fin de chaque mois, les rapports de clôtures doivent faire partie intégrante des chronos comptable.

5. Autres :

• Exécuter toutes autres tâches confiées par le Supérieur hiérarchique ;
• Sauvegarder régulièrement les données sur un disque externe.

Qualifications nécessaires/capacités/expériences exigées :

• Niveau Bac + 3, diplôme dans l’administration, gestion, audit, comptabilité ou domaine connexe ;
• Expérience minimum de 3 ans comme aide comptable ou comptable, agent administratif, assistant administratif et financier au sein d’une organisation internationale ;
• Bonne compétence rédactionnelle et capacité de synthèse ;
• Bonne maîtrise des logiciels de base (Word, Excel, Outlook, etc.) ;
• Bonne capacité de communication et de rédaction ;
• Avoir la capacité de prendre les bonnes décisions d’une façon indépendante ;
• Être rigoureux, honnête et être capable de travailler en équipe et sous haute pression ;
• Être organisé, flexible et capable de s’adapter aux changements de circonstances ;
• Être libre de tout engagement professionnel ;
• Connaissance et maitrise de Winpaccs constitue un atout.

Date limite des dépôts de candidature :

Les candidats intéressés doivent soumettre leurs candidatures complètes avec la mention « ASSISTANT ADMINISTRATIF & FINANCIER TAHOUA » au plus tard le 23 SEPETEMBRE 2021 à 17h45 à l’adresse suivante : [email protected].

ou aux adresses suivantes :

• Help, Bureau de Coordination Niamey-Niger: Quartier Kouara Kano, Tel: 20 75 25 81 ;
• Help, Sous Bureau Téra: Au quartier Résidence , Tel : 92 19 45 30 ;
• Help, Base de Tahoua-Niger: Au quartier Maboya Amaré, en face de Pathfinder Internationale, Tel: 92 19 45 13.

Contenu du dossier obligatoire :

• Une lettre de motivation adressée au Directeur PAYS (maximum : une page) qui explique votre motivation pour le poste ;
• Un CV à jour (maximum : deux pages) comportant votre contact et adresse et contenant au moins trois (03) références professionnelles.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour passer le test écrit et l’interview. Les dossiers ne correspondant pas au profil ci-dessus ne seront pas acceptés et ne seront pas retournés.