L’UA est un organisme continental composé des 55 États membres qui composent les pays du continent africain. Elle a été officiellement lancée en 2002 pour succéder à l’Organisation de l’unité africaine (OUA, 1963-1999). Cliquez ici pour en savoir plus sur l’Union africaine.
POSTE 1 : Conseiller en prestation de services
Objectif du travail
Diriger et gérer les opérations quotidiennes du Bureau du directeur général afin d’atteindre les objectifs stratégiques de la direction et les buts globaux de l’UA.
Fonctions principales
a) Fournit un soutien technique et intellectuel dans la coordination des tâches au sein du bureau du directeur général et en relation avec les opérations et les activités des départements de service.
b) Identifie les meilleures pratiques et surveille l’efficacité du soutien du Bureau à l’UA.
c) Contribue à l’élaboration de stratégies pour assurer la coordination des activités des départements de service et la mise en œuvre d’un plan de continuité des affaires connexe.
d) Soutient l’organisation de réseaux thématiques, de consultations et de réunions sur la coopération, les relations interministérielles et interorganisationnelles.
e) Fournit des conseils techniques sur les questions liées à l’examen du système et au projet de mise en œuvre dans le domaine de spécialisation, selon les besoins.
f) Gère, supervise et fournit la formation nécessaire aux employés du Bureau du directeur général et veille à la réalisation en temps opportun des objectifs de la direction et à une évaluation efficace du rendement du personnel ;
g) Conçoit des stratégies et des programmes pour contribuer à la mise en œuvre efficace des activités du Bureau du directeur général.
h) Entretenir des relations de travail régulières avec les principales parties prenantes des États membres et des institutions partenaires dans l’exécution du mandat du Bureau du directeur général.
i) Représente l’organisation et communique sa position lors de conférences.
j) Contribue à la préparation des rapports périodiques sur l’exécution financière et budgétaire et suit l’exécution du budget au niveau de la division.
k) Maintenir un environnement de travail positif qui facilite la collaboration et le partage d’informations et est propice à attirer, retenir et motiver des talents diversifiés.
Responsabilités spécifiques
1. Examine les documents/communications/dossiers reçus du président/vice-président/commissaires et fournit une mise à jour au directeur général à ce sujet, tandis que des mesures devraient être prises par
le département de service respectif. 2. Fournit toutes les informations nécessaires au directeur général, pour permettre un échange précis et opportun avec les commissaires/présidents/vice-présidents, le cas échéant, sur l’état des dossiers et leur mise à jour de l’examen
. 3. Gérer le système centralisé de gestion des archives de l’ODG, en relation avec les départements de service et leurs activités et/ou programmes.
4. Coordonne les activités du bureau liées aux départements de service externes à la Commission et facilite l’organisation de réunions traitant d’un sujet/programme particulier.
5. Supervise la procédure et les processus de formulation et d’exécution du budget des départements de service ainsi que des bureaux et organes autonomes. , et conseille le directeur général
6. Surveille et suit les progrès dans la mise en œuvre du plan de travail annuel et des objectifs de performance de la Commission ainsi que leurs dossiers d’exécution budgétaire ;
7. Fournit un soutien technique au directeur général pour déterminer les objectifs de performance annuels de la Commission ;
8. Fournit un soutien technique et des conseils au directeur général dans la préparation des rapports au président et au vice-président sur les progrès et les défis dans la mise en œuvre du plan de travail annuel des départements de service ;
9. Soutenir le Directeur général dans ses tâches de coordination de la préparation du rapport annuel de performance du Président de la Commission pour examen par le Conseil exécutif, reflétant la performance globale de la Commission dans ses différentes directions, en termes de budget, d’exécution du programme. et conformité aux plans ;
10. Fournit un soutien à l’ODG dans le suivi de la mise en œuvre des principaux programmes statutaires gérés par la Commission ainsi que de ses plans d’action.
11. Diriger et superviser la compilation des informations et gérer la présentation des rapports d’activité trimestriels sur les domaines thématiques soumis à l’examen du directeur général.
12. Examiner et présenter des recommandations à l’approbation du directeur général, pour orienter les plans d’action proposés par les départements ;
13. Aider le bureau à mettre en place/préparer ou améliorer les processus et procédures de travail, en assurant leur codification et leur formulation sous forme de manuels ;
14. Assure la bonne mise en œuvre des manuels de processus et de procédures en interne au sein du bureau et au niveau de la Commission, en coordination avec les services concernés ; permettre la création d’une synergie entre l’orientation stratégique et les opérations des départements de service/support, tout en s’assurant d’éviter la duplication des programmes.
15. Fournit un soutien technique dans la conception et l’application de systèmes et de méthodes d’organisation efficaces susceptibles de simplifier et d’améliorer l’efficacité du travail administratif global, en liaison avec les autorités compétentes dirigeant les réformes du système administratif.
16. Conseille le directeur général et prépare des propositions de développement du personnel, afin de garantir des efforts de développement des capacités qui peuvent aider le personnel des départements de service à remplir les mandats de leurs départements ; collaborer avec le service de portefeuille concerné, selon les besoins, et faire rapport.
17. Assure le bon fonctionnement des systèmes de travail centralisés et décentralisés de la CUA, en interne au siège de la CUA, avec les bureaux/organes en dehors du siège et parmi ces bureaux/organes, ainsi que les institutions/organisations partenaires externes et les projets connexes. Construire un mécanisme de support technique solide pour améliorer le fonctionnement des départements de service.
18. Fournir un soutien technique à l’ODG pour examiner les avis juridiques liés aux directions des services, donner des conseils sur la mise en œuvre des documents juridiques, des documents réglementaires ou conventionnels initiés par la Commission et soumis au président pour signature
19. Fournit des conseils et un soutien techniques à la DG pour d’éventuelles orientations de la direction chargée du contrôle approprié des biens immobiliers et des biens généraux de la Commission
Exigences académiques et expérience pertinente
• Maîtrise en administration publique, administration des affaires, finance, économie, droit, finance, gestion, relations internationales ou dans un domaine connexe d’une institution reconnue avec douze (12) années d’expérience professionnelle pertinente dont au moins sept (7) années d’expérience dans un rôle de haute direction ou de conseil, de préférence dans une organisation intergouvernementale ou un gouvernement national/service public, une institution internationale ou régionale, et un minimum de cinq (5) ans d’expérience en supervision
• Expérience et compréhension du rôle et de la fonction des départements de service, liés des fichiers dans des organisations publiques ou privées sont requis. Solide expérience en coordination et en facilitation au niveau stratégique.
• Expérience dans la formulation et l’amélioration de méthodes, de systèmes et de processus de travail. Connaissance et compréhension des politiques, des normes et des processus.
• Une qualification en gestion de projet sera un avantage supplémentaire.
Compétences requises
• Compétences en leadership et en gestion
• Compétences en recherche et en analyse
• Compétences interpersonnelles et de négociation
• Compétences en planification et en organisation
• Connaissance et compréhension pratique des politiques, normes et processus de l’UA
• Compétences en communication, présentation et rédaction de rapports
• Connaissance de l’utilisation de la suite Microsoft Office ( Powerpoint, Word, Excel, infographies, etc.) et les systèmes logiciels informatiques de l’UA
• Capacité à rechercher, identifier et appliquer activement la technologie appropriée pour améliorer l’exécution du programme
• Capacité à travailler en équipe et dans un environnement multiculturel (environnement de travail politique et diplomatique)
• La maîtrise de l’une des langues de travail officielles de l’UA (français, anglais, arabe, portugais ou espagnol) et la maîtrise d’une ou plusieurs autres langues de l’UA constituent un avantage.
Compétences en leadership
- Perspective stratégique
- Développer les autres
- Gestion du changement..
- Gestion des risques
Les compétences de base
- Construire des relations
- Favoriser une culture de responsabilité
- Orientation d’apprentissage
- Communiquer avec impact
Compétences fonctionnelles
- Pensée conceptuelle
- Connaissance du métier et partage d’informations
- Viser les résultats
- Favorise l’innovation
DURÉE DU FONCTION :
La nomination s’effectuera sur la base d’un contrat à durée déterminée d’une durée de trois (3) ans, dont les douze premiers mois seront considérés comme une période probatoire. Par la suite, le contrat sera d’une durée de deux ans renouvelable, sous réserve de performances et de livrables satisfaisants.
INTÉGRATION DU GENRE :
La Commission de l’UA est un employeur garantissant l’égalité des chances et les femmes qualifiées sont fortement encouragées à postuler.
LANGUES :
La maîtrise de l’une des langues de travail de l’UA (arabe, anglais, français, portugais et espagnol) et la maîtrise d’une autre langue de l’UA constituent un avantage supplémentaire.
RÉMUNÉRATION:
Salaire de base indicatif de 50 746,00 $ US (P5 Step1) par an plus d’autres droits connexes, par exemple l’indemnité de poste (46 % du salaire de base), l’allocation de logement de 26 208,00 $ US (par an) et l’indemnité d’éducation (100 % des frais de scolarité et autres frais d’éducation). dépenses connexes pour chaque personne à charge éligible jusqu’à un maximum de 10 000,00 $ US par enfant et par an), pour le personnel recruté au niveau international et un maximum de 3 300 $ par enfant et par an pour le personnel recruté localement.
Les candidatures doivent être déposées au plus tard le 3 juin 2024 à 23h59 EAT.
POSTE 2 : Assistant exécutif
Objectif du travail
Soutenir l’exécution du travail du directeur général de la Commission de l’Union africaine sur les opérations, et fournir une assistance administrative, en soutenant la logistique pour l’organisation des missions.
Fonctions principales
- Agir comme agent de liaison entre le directeur général et le reste du personnel de soutien
- Fournit un soutien dans le suivi des activités de l’ODG.
- Aider à mener une analyse initiale et à produire des projets de rapports en temps opportun pour l’usage interne du Bureau du Directeur général (ODG) et de l’UA.
- Fournit un soutien administratif aux activités de l’ODG, y compris la préparation de toutes les dispositions logistiques nécessaires au succès des activités organisées par l’ODG.
Responsabilités spécifiques
- Maintient l’horaire de travail de l’ODG et particulièrement la préparation et le partage en temps opportun du calendrier du directeur général pour permettre une préparation adéquate des activités programmées.
- Prise de notes ou prise de procès-verbaux lors des réunions internes du directeur général.
- Analyse et maintient une vue d’ensemble du programme de travail de l’ODG pour garantir qu’un soutien administratif et technique en temps opportun est fourni en général et dans des domaines spécialisés.
- Prendre les devants et préparer les plans liés à l’organisation des réunions identifiées par le directeur général, y compris la coordination des invitations, des confirmations, de la billetterie et de l’hébergement de plusieurs participants pour le Bureau, guider et coordonner les efforts du personnel de soutien administratif et du greffe sur les activités planifiées.
- Assure la supervision des questions liées à la gestion des installations (espaces de bureau et équipements), aux activités liées aux questions de sécurité et de protocole, aux finances, aux ressources humaines, à la chaîne d’approvisionnement, à la sécurité, à la gestion des conférences et à d’autres départements prestataires de services ainsi qu’aux organismes prestataires de services,
- Participe à la préparation, à la mise en œuvre et au suivi des budgets.
- Prépare la communication du bureau, y compris, mais sans s’y limiter, les notes officielles, les notes verbales, les rapports d’analyse et les résumés, les projets de présentations (au besoin) en lien avec les activités menées par le bureau respectif et à la demande du directeur général.
- Conserve des fichiers spéciaux et confidentiels et assure une accessibilité adéquate pour les utilisateurs autorisés.
- Assurer la liaison avec le personnel de soutien administratif pour garantir que les résultats des réunions et des correspondances sont dûment surveillés et que les décisions sont mises en œuvre ; fournir un rapport en temps opportun au superviseur/responsable concerné ; fournir un soutien dans la planification et l’exécution des prochaines actions pour atteindre les résultats attendus.
- Prépare et participe à diverses réunions du département et veille à ce que les procès-verbaux et/ou notes destinés à être examinés et approuvés par les participants soient préparés en temps opportun ; réviser/modifier et assurer le suivi de l’expédition en temps opportun.
- Assure une surveillance des activités du personnel de soutien administratif en ce qui concerne le soutien aux communications afin de garantir des réponses rapides aux demandes internes et/ou externes, provenant de correspondances officielles, de courriels, etc.
- Responsable de la compilation des informations sur les missions officielles du personnel, les divers voyages officiels et les horaires de congés pour une meilleure information sur la présence du personnel et la répartition des tâches
- Toute autre tâche connexe assignée par le directeur général
Exigences académiques et expérience pertinente
- Baccalauréat en relations internationales, en économie du développement, en administration publique, en études de développement, en administration des affaires, en finance ou dans tout domaine connexe, avec au moins deux (2) ans d’expérience dans la fourniture d’une assistance de direction et de secrétariat à des fonctionnaires de haut niveau.
- Une qualification en gestion de bureau et une formation avancée en secrétariat et en assistant de direction sont obligatoires.
- Bilingue, en secrétariat et/ou en gestion de bureau est un plus.
- Expérience en planification et coordination de réunions avec diverses parties prenantes
- Une expérience en supervision et une expérience professionnelle dans SAP seront un avantage supplémentaire.
Compétences requises
- Bonnes compétences en matière de planification et d’organisation
- Solides compétences en communication orale et écrite
- Capacité à travailler efficacement sous pression ;
- Connaissances en finance et en budgétisation
- Compétences en gestion et en administration
- Capacité à utiliser la suite Microsoft Office et les systèmes informatiques AU
- Connaissance et compréhension pratique des procédures opérationnelles standard de l’UA et des systèmes numériques.
- Compétences en communication et en rédaction de rapports
- Capacité à travailler en équipe et dans un environnement multiculturel.
- La maîtrise de l’une des langues de travail officielles de l’UA (français, anglais, portugais, arabe, portugais ou espagnol) est requise ; la maîtrise d’une ou plusieurs autres langues de l’UA est un avantage supplémentaire
Compétences en leadership
Les compétences de base
Compétences fonctionnelles
DURÉE DU FONCTION :
La nomination s’effectuera sur la base d’un contrat à durée déterminée d’une durée de trois (3) ans, dont les douze premiers mois seront considérés comme une période probatoire. Par la suite, le contrat sera d’une durée de deux ans renouvelable, sous réserve de performances et de livrables satisfaisants.
INTÉGRATION DU GENRE :
La Commission de l’UA est un employeur garantissant l’égalité des chances et les femmes qualifiées sont fortement encouragées à postuler.
LANGUES :
La maîtrise de l’une des langues de travail de l’UA (arabe, anglais, français, portugais et espagnol) et la maîtrise d’une autre langue de l’UA constituent un avantage supplémentaire.
RÉMUNÉRATION:
Salaire de base indicatif de 25 523,00 $ US (P1 Step1) par an plus d’autres droits connexes, par exemple l’indemnité de poste (46 % du salaire de base), l’allocation de logement de 22 932,00 $ US (par an) et l’indemnité d’éducation (100 % des frais de scolarité et autres frais d’éducation). dépenses connexes pour chaque personne à charge éligible jusqu’à un maximum de 10 000,00 $ US par enfant et par an), pour le personnel recruté au niveau international et un maximum de 3 300 $ par enfant et par an pour le personnel recruté localement.
Les candidatures doivent être déposées au plus tard le 3 juin 2024 à 23h59 EAT.
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