Carrière au sein de la compagnie Emirates !
Objectif du poste :
Responsable de fournir un soutien secrétaire et administratif complet, de haut niveau et confidentiel au ou aux managers basés dans le pays ou la station.
Plan du poste :
- Soyez parfaitement informé des activités du département ou du service afin de pouvoir collaborer, au nom du ou des managers, avec les chefs de section seniors, tant en interne qu’en externe.
- Gérez l’agenda du ou des responsables, y compris la prise de rendez-vous, l’organisation des déplacements et l’hébergement si nécessaire. Surveillez régulièrement le planning quotidien du ou des managers et fournissez à l’avance les informations/documents nécessaires pour les réunions et rendez-vous en coordonnant avec les sources internes et externes. Prévenez le(s) manager(s) de toute reprogrammation ou annulation de dernière minute.
- Recevoir et filtrer les appels entrants et les courriers, répondre ou rediriger si nécessaire vers les personnes concernées afin d’obtenir des informations supplémentaires avant de présenter au ou aux responsables.
- Gérer et maintenir un système de dépôt papier ou électronique approprié, facilement accessible par le(s) manager(s) ou l’équipe.
- Gérer et surveiller les dossiers de présence et de congés des départements et des départements/sections, les demandes d’heures supplémentaires et vérifier ces demandes si nécessaire, en obtenant les approbations requises pour faciliter le traitement de la paie via l’équipe financière.
- Lorsque nécessaire, gérez les comptes de caisse en vérifiant l’authenticité des réclamations et en veillant à ce que les chiffres soient enregistrés avec précision. Contrôler et gérer les transactions en espèces afin de remettre les comptes en équilibre.
- Entreprenez et soutenez le(s) manager(s) ou l’équipe dans divers projets spéciaux impliquant des parties internes et externes, y compris la recherche des activités liées au projet. Aider à la préparation des budgets des départements ou sections.
- Lorsque nécessaire, gérer les questions de facturation et de comptabilité du département. Organise la vérification, l’approbation, le paiement et la réception de toutes les factures.
- Responsabilité de l’acquisition, de la maintenance et du remplacement des actifs et équipements de bureau. Soyez le point central pour commander et réapprovisionner la papeterie et les articles de cuisine classiques, en veillant à ce que le service / section respecte le budget.
Qualifications et expérience :