L’Union européenne (UE) est un partenariat économique et politique entre 27 pays européens. Il joue un rôle important dans les affaires internationales par le biais de la diplomatie, du commerce, de l’aide au développement et de la collaboration avec les organisations mondiales. À l’étranger, l’UE est représentée par plus de 140 représentations diplomatiques, également appelées Délégations de l’UE, qui ont une fonction similaire à celle d’une ambassade.
La Délégation de l’UE auprès de la Côte d’Ivoiretravaille en étroite coordination avec les ambassades et consulats des 27 États membres de l’UE. Nous sommes une mission diplomatique à part entière et nous représentons l’Union européenne dans ses relations avec le gouvernement de Côte d’Ivoire dans des domaines qui relèvent de la compétence de l’UE.
Nous offrons
POSTE 1 : un(e) Officier du Protocole
Dans le cadre de son poste
La personne recrutée se verra attribuer des tâches en fonction des besoins de la délégation et de l’évolution de ces besoins. Le candidat retenu exercera ses fonctions sous la supervision et la responsabilité du/de la chef(fe) d’Administration en apportant son soutien, son expertise et son assistance dans le secrétariat et l’assistance administrative.
Les principales tâches suivantes sont actuellement requises :
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Gestion des relations protocolaires avec les autorités nationales
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Assurer la liaison quotidienne avec le Ministère des Affaires étrangères et les autres administrations compétentes pour toutes les questions protocolaires et administratives ;
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Assurer le suivi des dossiers administratifs nécessitant l’intervention ou l’approbation des autorités ivoiriennes ;
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Conseiller le personnel et la section administrative sur les procédures protocolaires applicables ;
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Maintenir des relations de travail efficaces avec les interlocuteurs institutionnels concernés.
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Gestion des exonérations fiscales et douanières
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Préparer, introduire et assurer le suivi des demandes d’exonération de TVA au bénéfice de la Délégation et des agents éligibles ;
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Assurer le suivi des dossiers auprès des ministères, administrations fiscales et autres organismes concernés ;
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Vérifier la conformité des dossiers et des pièces justificatives avant leur transmission ;
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Tenir à jour les registres et tableaux de suivi des demandes en cours.
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Visas, cartes diplomatiques et formalités de séjour
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Préparer et suivre les demandes de visas, de renouvellement de visas et toutes autres formalités d’immigration concernant le personnel expatrié et les membres de leur famille ;
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Assurer l’obtention, le renouvellement et le suivi des cartes diplomatiques ou tout autre document officiel requis ;
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Veiller au respect des échéances et informer les agents concernés des démarches à entreprendre.
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Gestion des véhicules diplomatiques et personnels
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Assurer les formalités liées à l’achat, à la vente, à l’importation, à l’exportation et à l’immatriculation des véhicules de la Délégation et du personnel expatrié ;
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Préparer et suivre les dossiers relatifs aux plaques diplomatiques, changements de propriétaire, radiations et transferts ;
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Assurer la liaison avec les autorités compétentes pour toutes les procédures administratives liées aux véhicules bénéficiant du régime diplomatique.
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Déménagements et dédouanements
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Assurer le suivi administratif et protocolaire des opérations de dédouanement des effets personnels et mobiliers du personnel expatrié lors des arrivées et départs ;
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Coordonner les démarches avec les transitaires, les services douaniers et les autorités compétentes ;
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Veiller à l’application correcte des privilèges et exonérations prévus pour le personnel concerné.
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Correspondance officielle et notes verbales
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Rédiger, préparer et assurer le suivi des notes verbales à caractère administratif adressées aux autorités nationales ;
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Préparer toute autre correspondance officielle liée aux questions protocolaires ou administratives ;
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Assurer l’enregistrement, le classement et l’archivage des documents protocolaires.
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Gestion des badges d’accès aéroportuaire
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Préparer et suivre les demandes, renouvellements et restitutions des badges d’accès aux zones aéroportuaires ;
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Assurer la liaison avec les autorités aéroportuaires compétentes ;
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Maintenir un registre actualisé des badges délivrés et de leurs échéances.
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Gestion administrative et suivi des dossiers
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Mettre en place et tenir à jour des outils de suivi permettant de contrôler l’état d’avancement des différentes procédures ;
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Assurer la gestion et l’archivage des dossiers relevant de son domaine de responsabilité ;
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Préparer des rapports, statistiques ou notes d’information à la demande de la hiérarchie ;
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Contribuer à l’amélioration continue des procédures administratives de la Délégation.
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Remplacement et soutien au secrétariat administratif
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Assurer le remplacement de l’assistant(e) du Chef d’administration pendant ses absences ;
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Assister la section administrative dans l’organisation des réunions, la gestion des agendas, des correspondances et des visiteurs ;
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Apporter un soutien administratif général en fonction des besoins du service.
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Autres responsabilités
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Exécuter toute autre tâche administrative ou protocolaire confiée par le Chef d’administration ou la hiérarchie ;
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Respecter les règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et d’intégrité applicables au sein de la Délégation ;
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Contribuer au bon fonctionnement de la section administrative et à la qualité du service fourni aux membres du personnel ;
Exigences minimales/critères d’éligibilité (nécessaires pour que la demande soit prise en considération)
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Minimum de diplôme baccalauréat français (ou équivalent) ;
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Minimum de 5 années d’expérience dans des fonctions administratives, acquise après le diplôme ;
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Excellent connaissance (C2) du français;
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Droit de résider et de travailler en Côte d’Ivoire ;
Critères de sélection
- Autonomie, initiative et résolution de problèmes
Capacité à gérer de manière autonome plusieurs dossiers simultanément, à anticiper les besoins du service et à prendre les initiatives nécessaires pour faire avancer les procédures. Aptitude à identifier les obstacles, proposer des solutions pragmatiques et assurer un suivi proactif jusqu’à la finalisation des dossiers.
- Organisation et gestion des priorités
Excellente capacité à planifier, coordonner et suivre un grand nombre de procédures administratives dans le respect des délais. Capacité à définir les priorités et à maintenir un suivi rigoureux des actions en cours.
- Connaissance des procédures administratives et protocolaires
Bonne connaissance des procédures protocolaires, douanières, fiscales et administratives applicables aux missions diplomatiques. Capacité à interpréter les réglementations et à conseiller les utilisateurs sur les démarches à entreprendre.
- Communication et relations interpersonnelles
Excellentes aptitudes relationnelles permettant d’interagir efficacement avec les autorités nationales, les prestataires et les membres du personnel. Capacité à représenter la Délégation avec professionnalisme et diplomatie.
- Capacités rédactionnelles
Excellente maîtrise du français écrit et capacité à rédiger des notes verbales, courriers administratifs et autres documents officiels de manière claire, précise et conforme aux usages diplomatiques.
- Sens du service, discrétion et intégrité
Forte orientation vers le service aux utilisateurs, avec un souci constant de qualité et d’efficacité. Respect strict de la confidentialité, sens des responsabilités et comportement irréprochable.
- Compétences transversales
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint et visioconférence), très bonne maîtrise du français, capacité à travailler en équipe et dans un environnement multiculturel, sens de l’organisation, flexibilité et capacité à travailler sous pression.
- Adaptabilité et travail en équipe
Capacité à s’adapter rapidement à des priorités changeantes et à travailler efficacement avec différents interlocuteurs. Aptitude à assurer la continuité du service et à remplacer ponctuellement l’assistant(e) du Chef d’administration.
Comment postuler
Le demandeur doit présenter sa demande en envoyant
- une lettre de motivation, signée
- un curriculum vitæ (comprenant, au minimum, les intitulés exacts des emplois, les noms des employeurs et les descriptions détaillées des tâches) à l’aide de l’un des modèles Europass disponibles à l’adresse suivante : https://europass.europa.eu/en. Un curriculum vitae qui n’est pas basé sur le modèle Europass est un motif de rejet de la demande.
tous les documents à l’adresse électronique suivante :
Et mentionner dans l’objet du courriel:
« Réf: 518692 – Secrétaire Section Administration «
au plus tard le 15/07/2026 à 16 h00 (UTC+0).
Attention : Le demandeur doit vérifier qu’il remplit toutes les conditions. Pour faciliter la vérification, le demandeur doit marquer tous les carrés r relatifs à chaque document ou condition de demande. L’absence d’une de ces conditions ou documents est un motif de rejet de la demande.
POSTE 2 : un(e) Gestionnaire de parc automobile
Le poste de Gestionnaire de Parc Automobile (Profil agent local d’Agent de soutien administratif, Group IV) dans la section Administration de la Délégation dans le cadre d’un contrat de travail à durée déterminée de deux (2) ans, avec possibilité de renouvellement sous réserve de disponibilités budgétaires et de considérations opérationnelles. L’équipe se compose de 15 personnes, dont 5 chauffeurs, et il pourrait y avoir des heures de travail atypiques occasionnelles.
Le salaire de base dépendra de l’expérience professionnelle pertinente et vérifiée, généralement à partir de la 865 613 XOF. Il existe un régime d’avantages sociaux concurrentiel, sous réserve de certaines conditions, y compris les jours de congé personnel et les jours fériés, les assurances maladie et un régime d’épargne-retraite.
La date de début prévue sera le 01/09/2026.
Dans le cadre de son poste
La personne recrutée se verra attribuer des tâches en fonction des besoins de la délégation et de l’évolution de ces besoins. Le candidat retenu exercera ses fonctions sous la supervision et la responsabilité du/de la chef(fe) d’Administration en apportant son soutien, son expertise et son assistance dans le secrétariat et l’assistance administrative.
Les principales tâches suivantes sont actuellement requises :
- Gestion du parc automobile
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Assurer la gestion quotidienne du parc automobile de la Délégation ;
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Veiller à la disponibilité opérationnelle des véhicules en fonction des besoins des services ;
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Maintenir un inventaire à jour des véhicules, équipements embarqués, documents administratifs et assurances ;
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Assurer le suivi des immatriculations, contrôles techniques, assurances et autres obligations réglementaires ;
- Planification et coordination des chauffeurs
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Élaborer et gérer les plannings des chauffeurs en fonction des besoins opérationnels de la Délégation ;
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Répartir les missions et optimiser l’affectation des ressources humaines et matérielles ;
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Assurer le suivi des horaires, permanences, astreintes, congés et absences des chauffeurs ;
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Veiller au respect des règles de sécurité routière et des procédures internes.
- Maintenance préventive et corrective
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Mettre en place et assurer le suivi des programmes de maintenance préventive des véhicules ;
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Contrôler les échéances d’entretien, de vidange, de remplacement des pièces d’usure et des contrôles réglementaires ;
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Organiser les interventions correctives en cas de panne ou d’incident. ;
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Veiller à la réduction des immobilisations et à la prolongation de la durée de vie du parc automobile.
- Gestion des contrats et relations avec les prestataires
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Assurer la gestion administrative et opérationnelle des contrats liés à la flotte automobile (garages, fournisseurs de carburant, assurances, assistance routière, contrôle technique, etc.) ;
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Évaluer la qualité des prestations fournies et assurer le suivi des engagements contractuels ;
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Contrôler les devis, factures et rapports d’intervention ;
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Participer à la préparation des procédures d’achat et de renouvellement des contrats liés à la flotte.
- Gestion du carburant et des cartes carburant
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Assurer la gestion et le suivi des cartes carburant attribuées aux véhicules ;
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Contrôler la consommation de carburant et identifier toute anomalie ou utilisation inhabituelle ;
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Vérifier la conformité des dépenses et assurer le rapprochement avec les relevés des fournisseurs ;
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Mettre en œuvre des mesures visant à optimiser la consommation de carburant.
- Suivi des coûts et contrôle budgétaire
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Assurer le suivi des dépenses liées à l’exploitation de la flotte (carburant, entretien, réparations, assurances, pneumatiques, etc.) ;
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Contribuer à l’élaboration des prévisions budgétaires relatives à la flotte automobile ;
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Identifier les opportunités d’optimisation des coûts et proposer des mesures d’amélioration.
- Analyse, rapports et statistiques
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Collecter et analyser les données relatives à l’utilisation des véhicules ;
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Produire des rapports périodiques et des indicateurs de performance relatifs à la flotte ;
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Assurer le suivi statistique des kilométrages, consommations, coûts d’exploitation, taux d’utilisation et indisponibilités ;
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Fournir à la hiérarchie les informations nécessaires à la prise de décision et à la planification du renouvellement du parc.
- Sécurité et conformité
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Veiller à ce que les véhicules soient maintenus dans un état de sécurité optimal ;
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Contrôler la validité des documents de bord et des équipements obligatoires ;
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Participer aux enquêtes et au suivi des accidents ou incidents impliquant des véhicules de la Délégation ;
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Sensibiliser les chauffeurs aux bonnes pratiques de conduite, à la sécurité routière et à l’éco-conduite.
- Gestion administrative
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Assurer la tenue à jour des dossiers techniques et administratifs de chaque véhicule ;
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Maintenir des outils de suivi fiables permettant une gestion efficace de la flotte ;
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Préparer les notes, rapports et documents administratifs relatifs à son domaine de responsabilité ;
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Contribuer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures internes de gestion de la flotte.
- Autres responsabilités
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Assurer la coordination avec les autres sections de la Délégation pour répondre aux besoins de transport ;
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Participer aux activités administratives liées à son domaine de compétence ;
-
Exécuter toute autre tâche confiée par le Chef d’administration dans le cadre de ses fonctions ;
-
Respecter les règles de confidentialité, d’intégrité et de bonne gestion applicables au sein de la Délégation.
Exigences minimales/critères d’éligibilité (nécessaires pour que la demande soit prise en considération)
-
Minimum de diplôme baccalauréat français (ou équivalent) ;
-
Minimum de 3 années d’expérience en gestion de parc automobile et/ou chauffeurs, acquise après le diplôme ;
-
Bonne connaissance (C1) du français ;
-
Droit de résider et de travailler en Côte d’Ivoire ;
Critères de sélection
1. Autonomie, initiative et capacité de résolution de problèmes
Capacité à gérer de manière autonome l’ensemble des activités liées à la flotte automobile, à anticiper les besoins opérationnels et à prendre les initiatives nécessaires pour garantir la disponibilité des véhicules. Aptitude à identifier rapidement les problèmes et à mettre en œuvre des solutions efficaces avec un minimum de supervision.
2. Organisation et gestion des priorités
Excellente capacité à planifier les activités, coordonner les ressources et gérer simultanément plusieurs dossiers. Aptitude à assurer le suivi rigoureux des échéances liées aux véhicules, aux chauffeurs, aux contrats et aux obligations réglementaires.
3. Gestion opérationnelle de flotte
Bonne maîtrise des principes de gestion d’un parc automobile, incluant la planification des chauffeurs, l’affectation des véhicules, le suivi de leur utilisation et l’optimisation des ressources disponibles.
4. Connaissances techniques automobiles
Bonne compréhension des opérations de maintenance préventive et corrective ainsi que des principaux aspects techniques liés à l’exploitation et à l’entretien des véhicules.
5. Analyse et suivi des performances
Capacité à collecter, analyser et exploiter les données relatives à l’utilisation de la flotte afin de produire des statistiques fiables, identifier des tendances et proposer des mesures d’amélioration.
6. Gestion contractuelle et contrôle des coûts
Capacité à assurer le suivi des contrats de maintenance, des fournisseurs et des cartes carburant, tout en veillant à la bonne utilisation des ressources et à la maîtrise des coûts d’exploitation.
7. Communication et coordination
Excellentes aptitudes relationnelles permettant de coordonner efficacement les chauffeurs, les prestataires externes et les différents services utilisateurs. Capacité à communiquer de manière claire et professionnelle avec tous les interlocuteurs.
8. Maîtrise des outils informatiques
Bonne maîtrise des outils bureautiques, en particulier Excel, et capacité à utiliser des outils de suivi, de rapports et de gestion permettant d’assurer un pilotage efficace de la flotte.
9. Sens des responsabilités et intégrité
Grande fiabilité dans la gestion des ressources matérielles et financières de la Délégation. Respect des règles de confidentialité, sens du service public et engagement à maintenir les plus hauts standards de professionnalisme.
Comment postuler
Le demandeur doit présenter sa demande en envoyant
- une lettre de motivation, signée
- un curriculum vitæ (comprenant, au minimum, les intitulés exacts des emplois, les noms des employeurs et les descriptions détaillées des tâches) à l’aide de l’un des modèles Europass disponibles à l’adresse suivante : https://europass.europa.eu/en. Un curriculum vitae qui n’est pas basé sur le modèle Europass est un motif de rejet de la demande.
tous les documents à l’adresse électronique suivante :
Et mentionner dans l’objet du courriel :
» Réf: 518694 – Agent de soutien Administratif «
au plus tard le 15/07/2026 à 16 h00 (UTC+0).
Attention : Le demandeur doit vérifier qu’il remplit toutes les conditions. Pour faciliter la vérification, le demandeur doit marquer tous les carrés r relatifs à chaque document ou condition de demande. L’absence d’une de ces conditions ou documents est un motif de rejet de la demande.
