Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est l’agence de l’ONU consacrée au développement international. Il agit auprès des pays en développement dans un objectif de lutte contre la pauvreté et les inégalités. Actif dans 170 pays, il œuvre à soutenir le développement durable.
Le PNUD recrute :
POSTE 1 : Adjoint(e) de direction auprès de RR [Ouvert aux candidatures internes et externes]
Objectif du poste
Sous la direction et la supervision directe du Représentant résident du PNUD en Égypte, l’assistant exécutif assure le fonctionnement efficace du bureau du Représentant résident, la gestion du flux d’informations et le suivi des délais et des engagements pris, le maintien des procédures protocolaires et la confidentialité totale dans tous les aspects des missions.
Au besoin, l’assistant(e) de direction coordonne également le personnel de secrétariat et administratif du bureau. Il/Elle travaille quotidiennement en étroite collaboration avec les équipes des programmes et des opérations du PNUD, les agences des Nations Unies, les organisations internationales et les institutions égyptiennes afin d’assurer une circulation efficace de l’information et le suivi des instructions et des ordres du jour.
Fonctions et responsabilités
- Assure le fonctionnement efficace et efficient du bureau du représentant résident, en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants :
- Gestion de l’agenda du/de la Représentant(e) Résident(e), des contacts avec les hauts fonctionnaires et les visiteurs, organisation des rendez-vous et réunions . •
Gestion et facilitation des missions et du calendrier de représentation du/de la Représentant(e) Résident(e). Accompagnement du/de la Représentant(e) Résident
(e) lors d’événements et de missions, et garantie du bon déroulement de la logistique et du respect du protocole. • Appui et facilitation de l’organisation des réunions et événements, internes et externes (réunions du Conseil d’administration, comités, réunions d’équipe, etc.).
• Suivi des échéances externes et des engagements pris, en veillant à ce que les actions et décisions soient anticipées grâce à une priorisation adaptée et une préparation et une information suffisantes.
• Développement et maintien d’un réseau de contacts avec les homologues des ministères, ambassades, organisations internationales et agences des Nations Unies, et facilitation de la collaboration avec eux.
• Préparation de documents d’information de qualité pour le/la Représentant(e) Résident(e) et les visiteurs en vue des rendez-vous, réunions et missions.
• Interprétation entre l’arabe et l’anglais si nécessaire, prise de notes et rédaction des comptes rendus de réunions
. • Mise à jour des listes de partenaires de haut niveau et des listes de contacts.
• Préparation de la correspondance, des directives et des observations au nom du/de la Représentant(e) Résident(e) pour signature et suivi si nécessaire.
• Utilisation d’un système de gestion de bureau automatisé pour le bon fonctionnement du Bureau du/de la Représentant(e) Résident(e).
- Assure une communication efficace et un soutien administratif au bureau, en vue d’atteindre les résultats suivants :
- Coordination de la circulation de l’information au sein du bureau et diffusion des communications internes et interservices au personnel, selon les besoins.
- Faciliter le partage d’informations avec et entre les équipes du programme et des opérations.
- Assurer le suivi des échéances internes, des engagements pris, des actions entreprises et la coordination de la collecte et de la soumission des rapports au représentant résident.
- Filtrage et répartition de tous les appels et courriers entrants au bureau du représentant résident et fourniture de traductions informelles de textes courts au besoin.
- Maintenance du système de classement électronique et papier, garantissant la protection des documents confidentiels.
- Présentation de propositions visant à éliminer les obstacles à la communication au sein du bureau et à rationaliser les procédures administratives entre le bureau du Représentant résident et les unités du bureau de pays du PNUD.
- Appui à l’organisation de plaidoyer et d’autres événements de CO, selon les besoins
- Assure la facilitation du développement et de la gestion des connaissances en vue d’atteindre les résultats suivants :
- Des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
- Soutien à la mise à jour des rapports d’état des équipes, des meilleures pratiques, des enseignements tirés, et à leur publication sur l’intranet du programme et d’autres plateformes médiatiques.
- Organismes de formation spécialisée en administration et questions de protocole.
Le titulaire du poste accomplit d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du bureau et de l’organisation.
Assistant administratif (Poste ouvert aux candidats internes et externes)
