Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation médicale humanitaire internationale et indépendante qui apporte une aide d’urgence aux populations touchées par les conflits armés, les épidémies, les catastrophes naturelles et l’exclusion des soins de santé. MSF offre son assistance aux personnes en fonction de leurs besoins, sans distinction de race, de religion, de sexe ou d’appartenance politique.
Responsable de la gestion des archives
Contrat : 208 heures de travail par mois
Contexte
- Médecins Sans Frontières est une organisation humanitaire internationale privée à but non lucratif qui se consacre à fournir une assistance médicale aux populations en détresse, sans discrimination et indépendamment de la race, de la religion, des croyances ou de l’appartenance politique.
- Actuellement, MSF France coopère avec le ministère fédéral de la Santé et les directions régionales et locales de la santé sur différents projets.
- Nos efforts actuels portent sur la réponse aux fistules vésico-vaginales et à la maternité à Jahun, la réponse d’urgence au choléra à Maiduguri et la réponse au paludisme et à la nutrition dans l’État de Katsina, avec son bureau de coordination à Abuja, au Nigéria.
Objectif principal
- Le responsable de la gestion des documents est chargé de la gestion, de la conservation, de la récupération et de l’élimination efficaces des documents papier et électroniques.
- Ce rôle garantit la confidentialité, l’intégrité et l’accessibilité des informations conformément aux politiques de MSF, aux exigences légales et aux normes de protection des données, tout en promouvant des pratiques qui soutiennent la prise de décision opérationnelle et la responsabilisation.
- Elle assure également le respect des réglementations nationales, supervise l’utilisation des espaces de travail numériques et contribue à la sensibilisation à la protection des données et au renforcement de la maturité en matière de gestion des documents dans le pays.
Description de l’emploi
Emplois
- Appuyer l’élaboration et la mise en œuvre des calendriers de conservation des données nationaux et des processus de protection des données connexes, en collaboration avec les autorités locales et les entités de MSF, afin de garantir la conformité aux politiques de MSF, aux exigences légales et aux meilleures pratiques internationales.
- Superviser et améliorer les systèmes de gestion des documents numériques et papier, en veillant à ce que les archives, les espaces de travail numériques et les structures d’accès soient fiables, sécurisés et conviviaux.
- Effectuer des audits réguliers et des analyses de risques des pratiques de gestion des documents, identifier les lacunes et coordonner les améliorations en collaboration avec les parties prenantes concernées.
- Soutenir l’amélioration continue et la maturité de la gestion des documents en élaborant des stratégies pratiques, en encourageant les bonnes pratiques et en intégrant les enseignements tirés des audits, des commentaires du personnel et des besoins opérationnels.
- Faciliter l’accès à l’information en maintenant des structures, des droits et des directives clairs qui permettent au personnel de trouver et d’utiliser facilement l’information dont il a besoin.
- Promouvoir la sensibilisation et le renforcement des compétences du personnel en matière de gestion des documents et de l’information, en organisant des séances d’information, des formations et des ateliers de perfectionnement, et en assurant une transition fluide des documents et des dossiers lors du départ du personnel.
- Gérer le nettoyage régulier et l’élimination sécurisée des documents numériques et papier redondants, obsolètes ou sans importance, avec le soutien des employés journaliers si nécessaire.
- Soutenir la mise en œuvre de la protection des données, en assurant des approches cohérentes entre les plateformes numériques, les archives et les pratiques opérationnelles.
- Appui à l’élaboration et à la mise en œuvre de mesures d’urgence (par exemple, sauvegarde, évacuation ou destruction sécurisée) pour la protection des documents dans le cadre des plans de sécurité du pays et du projet.
- Organiser et maintenir les espaces d’archives physiques (Abuja + projets)
- Trier, encadrer, étiqueter et encoder les enregistrements
- Identifier les enregistrements manquants, endommagés ou dont la durée de conservation est dépassée
- Réaliser une évaluation des pratiques actuelles de gestion des documents et des flux d’information.
- Assistance pour l’archivage sécurisé de documents hautement sensibles
- Être le point de contact principal pour toutes les questions relatives aux politiques et directives de gestion des documents numériques et physiques.
Fournir une formation et un soutien aux équipes (théoriques et pratiques).
- Effectuer des audits numériques SharePoint dans tous les départements et apporter un soutien aux pratiques de gestion des documents numériques (sauvegarde des documents essentiels, mise en œuvre de la norme de dénomination numérique OCP, droits d’accès).
- L’employé peut être amené à effectuer des tâches supplémentaires et à assumer d’autres responsabilités, selon les besoins, pour soutenir la mission ou le projet.
Exigences en
matière de formation ;
Enseignement primaire et secondaire (K-12)
- Un diplôme en archivage, bibliothéconomie, gestion de l’information ou secrétariat, gestion de bureau, administration, finance OU collecte de données.
Expérience;
- 2 à 3 ans d’expérience en gestion de documents et d’archives (administration, archivage, etc.) et/ou en encodage de données
- Souhaitable : expérience préalable avec MSF ou une autre ONG
- Souhaitable : expérience préalable en milieu médical et/ou connaissance des dossiers médicaux.
Langues ;
- Mission et langue locale essentielles.
Connaissance
- Bonne connaissance des outils de gestion documentaire et d’archivage (Excel, systèmes de gestion de contenu, etc.)
- Utilisateur compétent de MS Office 365 (par exemple, OneDrive, Outlook)
- Souhaitable : Connaissance et expérience de SharePoint.
Compétences :
- Orientation vers les résultats et la qualité
- Orientation vers le service
- Planification et organisation
- Capacité de négociation
- Travail d’équipe et coopération.
Méthode d’application
Note
- Les candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées.
- Seuls les candidats retenus seront contactés pour les prochaines étapes et seront tenus de divulguer toute information concernant un ou plusieurs membres de leur famille actuellement employés par MSF-France, quel que soit leur lieu de travail.
- Aucune transaction monétaire, aucune demande de faveurs en nature, ni aucune autre forme de favoritisme ne sera tolérée dans le processus de recrutement de MSF.
- MSF se réserve le droit de refuser d’embaucher un candidat ayant bénéficié de tels actes. Toute demande illicite pourra faire l’objet de poursuites judiciaires.
- MSF est un employeur qui respecte l’égalité des chances et encourage tout citoyen nigérian à postuler, quels que soient sa race, son sexe, sa religion, ses croyances ou son appartenance politique.
- Le cumul d’emplois est considéré comme une faute grave et est donc inacceptable.
- MSF se réserve le droit d’annuler toute étape ou la totalité du processus de recrutement à n’importe quel stade.
- MSF France saisit cette occasion pour remercier tous les candidats potentiels pour leur candidature.
- MSF est une initiative de la société civile qui rassemble des personnes engagées à aider d’autres êtres humains en situation de crise. À ce titre, MSF est, par choix, une association.
- Chaque personne travaillant avec MSF le fait par conviction et est prête à défendre les valeurs et les principes de MSF.
Intéressé(e) et qualifié(e) ? Rendez-vous sur le site de Médecins Sans Frontières (docs.google.com) pour postuler.
