L’Institut international d’agriculture tropicale (IITA) est une organisation à but non lucratif qui développe des innovations agricoles pour répondre aux défis les plus urgents de l’Afrique : la faim, la malnutrition, la pauvreté et la dégradation des ressources naturelles.
L’IITA recrute :
Adjointe administrative
DEVOIRS:
Soutien administratif et de secrétariat
- Fournir un soutien administratif à l’unité, notamment en rédigeant la correspondance courante, en planifiant les réunions, en tenant à jour les dossiers et en facilitant la communication.
- Coordonner les réunions en planifiant les rendez-vous, en préparant les ordres du jour, en rédigeant les comptes rendus et en assurant le suivi des points d’action convenus jusqu’à leur clôture.
- Tenir à jour les calendriers des activités clés de l’unité, des échéances et des livrables administratifs.
- Apporter un soutien à la préparation, à la mise en forme, au classement et à la récupération des documents administratifs courants.
Gestion administrative et documentaire des unités
- Maintenir des systèmes de classement organisés et à jour, tant électroniques que physiques, pour les documents administratifs, opérationnels et de référence.
- Veillez à ce que les principaux documents administratifs, outils de suivi et registres soient complets, à jour et facilement accessibles.
- Traiter les informations confidentielles avec discrétion et conformément aux politiques institutionnelles.
- Assurer le contrôle des documents administratifs courants du laboratoire, notamment le contrôle des versions, le classement et l’archivage.
Coordination des stocks et des approvisionnements
- Tenir à jour des registres d’inventaire précis pour les fournitures de bureau, les consommables de laboratoire et autres matériels couramment utilisés par l’unité, selon les directives.
- Surveillez les niveaux de stock et assurez le réapprovisionnement rapide des fournitures approuvées afin d’éviter les ruptures de stock ou les surstocks inutiles.
- Tenir des registres de stock simples et des registres de distribution pour les fournitures et consommables courants.
- Assurer la vérification et la documentation des articles reçus par rapport aux demandes et aux bons de livraison.
Soutien aux achats, aux finances et aux voyages
- Préparer et traiter en temps opportun les demandes administratives relatives aux achats, aux avances de frais de voyage, aux départs à la retraite et aux autres besoins de soutien de l’unité.
- Saisir et suivre les demandes du système Oracle et assurer le suivi des approbations afin de garantir leur réalisation dans les délais impartis.
- Tenir à jour des tableaux de suivi pour les demandes en cours, les approbations, les mises à la retraite et autres transactions administratives.
- Assurer la liaison avec les unités de soutien concernées afin de garantir l’exhaustivité de la documentation et le respect des procédures institutionnelles.
- Appuyer l’organisation des déplacements, des ateliers, des réunions et de la logistique connexe pour le personnel et les activités de l’unité.
Soutien à la coordination des opérations de laboratoire
- Assurer la coordination courante des flux de travail administratifs du laboratoire, notamment le suivi des demandes, des calendriers et le suivi opérationnel, selon les directives du superviseur.
- Tenir des registres et des outils de suivi simples pour la réception des échantillons, les mouvements internes, les mises à jour de statut et les documents administratifs connexes, le cas échéant.
- Appuyer la coordination des activités de laboratoire partagées en assurant le suivi des échéanciers, de la documentation et des besoins opérationnels courants.
- Aider à l’intégration et à l’orientation administrative des stagiaires, du personnel temporaire et des autres nouveaux membres de l’équipe, selon les besoins.
Assistance pour les dossiers d’équipement et de service
- Tenir à jour les dossiers administratifs relatifs à l’entretien, à l’étalonnage, aux calendriers de maintenance et aux rapports de service des équipements, selon les directives.
- Suivre les dates d’entretien, les interventions de maintenance en cours et la documentation relative aux principaux équipements de laboratoire.
- Assistance au classement et à la récupération des documents relatifs aux équipements pour la planification opérationnelle et la préparation aux audits.
Rapports et autres tâches
- Préparer des résumés simples et réguliers ainsi que des mises à jour sur l’état des outils de suivi administratif, l’état des stocks, les demandes en attente et les actions de suivi.
- Signalez rapidement à votre supérieur tout retard, document manquant, risque lié aux stocks et autres problèmes administratifs courants.
- Effectuer d’autres tâches de soutien administratif et opérationnel assignées par le superviseur
Exigences
QUALIFICATION:
Baccalauréat en administration des affaires, gestion de bureau, administration publique ou cours connexes avec un minimum de deux (2) ans d’expérience dans un environnement occupant un rôle similaire dans un environnement bien structuré, de préférence dans un laboratoire, la recherche, la technique ou le développement international.
COMPÉTENCES :
Le candidat idéal doit posséder les qualités suivantes :
- Expérience en matière de tenue de registres de suivi, de systèmes de classement et de documents administratifs courants avec un haut niveau de précision.
- L’expérience des systèmes ERP tels qu’Oracle constitue un atout supplémentaire.
- Une expérience préalable dans le soutien aux processus liés aux achats, aux voyages, aux stocks ou aux opérations sera un atout supplémentaire.
- Capacité à gérer de multiples tâches administratives, à maintenir des systèmes organisés et à assurer le suivi des priorités.
- Un haut niveau de précision dans la documentation, la saisie de données, le classement et la tenue des registres.
- Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale, avec la capacité d’interagir de manière professionnelle avec diverses parties prenantes internes et externes.
- Capacité à traiter les informations sensibles avec discrétion et professionnalisme.
- Excellentes capacités de suivi des éléments en attente, de suivi régulier et de clôture des tâches courantes dans les délais impartis.
- Capacité à identifier les goulets d’étranglement administratifs courants et à signaler les problèmes de manière appropriée.
- Capacité à travailler efficacement dans un environnement multidisciplinaire.
- Capacité à gérer des échéances concurrentes et les exigences opérationnelles courantes.
- Flexibilité pour répondre à l’évolution des besoins de l’unité et aux missions supplémentaires.
- Démontrer une maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment de Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
