Enabel, l’agence belge de coopération internationale, lance des recrutements pour plusieurs postes, dont celui d’Assistant.e Administratif.ve.
Titre du poste à ENABEL : Assistant.e Administratif.ve
Description de la fonction
Sous l’autorité hiérarchique du Responable Administraif.ve et financier.e , il/elle aura pour mission :
Comme assistant.e:
- Exécution de tâches liées au secrétariat (gestion d’agendas, préparation et/ou rédaction de documents administratifs, comptes rendus, gestion de mails, gestion de l’économat,…) dans le respect des règles de confidentialité ;
- Gestion des réunions de travail et/ou d’évènements internes ou externes et de service via l’organisation pratique des rencontres, la préparation des supports et des dossiers, la diffusion des comptes rendus,… ;
- Préparation, rédaction et mise en forme de documents administratifs (courriers, formulaires, notes, comptes rendus, procès-verbaux, rapports,…) ;
- Classement et archivage physique et/ou électronique de documents
Comme collaborateur (trice) administratif. ve:
- Assurer l’accueil de l’intervention (Centraliser les appels internes et externes, assurer l’accueil des visiteurs, enregistrement du courrier entrant/sortant…)
- Veiller au classement et à l’archivage de toute correspondance pertinente et de tout document utile à l’intervention
- Rédiger les documents administratifs (ordre de mission, courriers, rapports, PV…)
- Assurer la réalisation des tâches administratives diverses (Classement, archivage, suivi des documents,…)
- Assurer la transmission des documents (dépôt/retrait des courriers, lettres) et consigner la transmission dans un registre
- Assurer l’organisation, le bon déroulement et le suivi de réunions ou d’évènements internes ou externes
- Traiter la correspondance entrante et sortante, y compris l’envoi de publications
- Organiser, préparer et assurer le suivi de réunions
- Rédiger des comptes rendus de réunions internes
- Organiser les missions sur le plan administratif
- Gérer l’archivage
- Gestion des bases de données (fichier contact et autres)
Gestion de la caisse
- Approvisionnement de la caisse
- Effectue les décaissements
- Enregistrement des dépenses dans le livret après réception des factures
- Faire la clôture de la caisse en fin du mois
Votre profil
Niveau de formation requis
Avoir un Diplôme Bac+2 en Administration ; logistique ; en Gestion ; en Secrétariat de Direction ou dans une discipline similaire ;
Expériences requises
Minimum 2 à 3 ans dans la gestion des tâches administratives ;
Une expérience préalable dans un poste similaire au sein d’une organisation de coopération internationale ou ONG constitue un aout
Nationalité :
Etre de nationalité Mauritanienne
Compétences et connaissances requises
Très bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Base de données)
Savoir gérer les agendas et prendre les rendez-vous ;
Avoir le sens de l’anticipation, de l’organisation, de la planification et des priorités ;
Appuyer à la préparation des salles de réunions ;
Appuyer à la réalisation des photocopies, scanning de documents ;
Savoir Favoriser et coordonner le partage de l’information en interne et entre les directions ;
Avoir une Bonne connaissance du français ; la maîtrise de l’Anglais est un atout;
Être un excellent travailleur en équipe ;
Être capable de travailler sous pression ;
Être Courtois et serviable à l’égard des visiteurs ;
Appuyer à la supervision des activités de nettoyage des bureaux ;
Suivre la gestion du stock des consommables de la cuisine
Langues :
Français : excellente maîtrise
Langues locales (Pulaar, Soninké, Hassania, Wolof) : fort atout
Vous vous engagez à respecter la vision, la mission et les valeurs d’Enabel (https://www.enabel.be/fr/content/vision-mission-valeurs-de-enabel).
Nous vous offrons
- Une fonction variée et enrichissante dans un environnement international.
- Un contrat pour la durée du projet.
- Un package salarial comprenant le salaire mensuel brut correspondant à nos barèmes (classe 3).
- Une assurance santé à hauteur de 90%
- Nos postes vacants sont ouverts à toute personne qui remplit les conditions décrites dans les offres d’emploi. Enabel s’engage en faveur de l’égalité des chances et de la diversité au sein de son personnel.
