Le Programme alimentaire mondial (PAM) est la plus grande organisation humanitaire au monde. Il sauve des vies en situation d’urgence et utilise l’aide alimentaire pour construire un chemin vers la paix, la stabilité et la prospérité pour les populations qui se remettent de conflits, de catastrophes et des conséquences du changement climatique.
Au PAM, l’humain est au cœur de toutes nos actions. Notre vision pour l’avenir du PAM repose sur des équipes diversifiées, engagées, compétentes et performantes, sélectionnées au mérite, évoluant dans un environnement de travail sain et inclusif, incarnant les valeurs du PAM (intégrité, collaboration, engagement, humanité et inclusion) et travaillant avec nos partenaires pour sauver et transformer la vie des personnes que nous servons.
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POURQUOI REJOINDRE LE PAM ?
- Le PAM est lauréat du prix Nobel de la paix 2020.
- Le PAM offre un environnement de travail très inclusif, diversifié et multiculturel.
- Le PAM investit dans le développement personnel et professionnel de ses employés grâce à une gamme de formations, d’accréditations, de coaching, de mentorat et d’autres programmes, ainsi que par le biais de possibilités de mobilité interne.
- Une carrière au sein du PAM offre une opportunité passionnante de travailler dans différents bureaux nationaux, régionaux et mondiaux à travers le monde, et avec des collègues passionnés qui œuvrent sans relâche pour garantir qu’une aide humanitaire efficace parvienne à des millions de personnes dans le monde entier.
- Nous offrons une rémunération attractive (veuillez consulter la section « Conditions générales » de cette offre d’emploi).
CONTEXTE ADMINISTRATIF:
Ce poste est à pourvoir dans le bureau de pays du Programme Alimentaire Mondial en Côte d’Ivoire. Le titulaire relève du Chef des Finances et de l’Administration, ou de son ou sa suppléant(e).
À ce niveau, le titulaire doit assumer la responsabilité de la bonne mise en œuvre de diverses procédures et activités exigeant qu’ils interprètent dans une certaine mesure les orientations et pratiques standards à leur disposition. Il ou elle doit pouvoir recommander des lignes d’action à ses collègues à divers échelons et peut assigner des tâches à d’autres membres du personnel d’appui.
OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE :
Soutenir l’efficacité de la prestation quotidienne de services spécialisés, axés sur la satisfaction des autres collaborateurs et d’un bon rapport qualité-prix, dans le cadre du portefeuille de services de gestion.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive) :
- Assurer la gestion administrative et opérationnelle des actifs, des fournitures de bureau, des voyages officiels et des activités protocolaires afin de garantir une prestation de services efficace et de qualité.
- Collecter, consolider et analyser les données relatives aux actifs, aux fournitures, aux déplacements et aux dépenses associées afin de produire des rapports et d’appuyer la prise de décision.
- Traiter les opérations courantes liées à l’acquisition de fournitures, à la gestion des actifs, aux réservations de voyages, aux remboursements de frais et aux services administratifs connexes, conformément aux procédures en vigueur.
- Tenir à jour les dossiers physiques et électroniques concernant les actifs, les stocks, les voyages, les visas, les permis de séjour et autres documents administratifs, en garantissant leur accessibilité et leur conformité.
- Servir de premier point de contact pour les demandes internes proches aux actifs, aux fournitures de bureau, aux voyages officiels et aux questions protocolaires, en apportant des réponses rapides et adaptées.
- Participer à l’amélioration continue des procédures de gestion des actifs, des fournitures, des voyages et des services protocolaires afin d’augmenter l’efficacité et la qualité des services rendus.
- Utiliser les outils numériques et les systèmes de gestion de l’organisation pour assurer le suivi des inventaires, des achats, des déplacements et des dossiers administratifs.
- Fournir un appui administratif et logistique dans l’organisation des missions officielles, des visites de délégations et des initiatives interagences, conformément aux normes et procédures de l’organisation.
- Assurer la coordination avec les services internes, les fournisseurs, les agences de voyage, les autorités administratives et les autres partenaires externes afin de garantir une prestation de services efficace.
- Fournir des orientations et un soutien technique au personnel concerné sur les procédures relatives à la gestion des actifs, des fournitures, des voyages et des formalités administratives.
- Participer aux activités de préparation et de réponse aux situations d’urgence en assurant la disponibilité des ressources matérielles, le soutien logistique et les arrangements de voyage nécessaires, conformément aux directives du superviseur.
AUTRES APTITUDES REQUISES POUR LE POSTE :
Gestion des Actifs et Fournitures de bureau
- Actifs : assurer le suivi et la mise à jour de l’inventaire des biens équipements (contrôles physiques, mise au rebut, archivage).
- Conformité et sécurité : veiller au respect des procédures internes et des normes de sécurité applicables.
Protocoles et voyages
- Voyages : appuyez sur l’organisation des déplacements officiels (réservations, autorisations, remboursements).
- Faciliter les démarches administratives liées aux visas, permis de séjour et autres documents officiels.
- Assurer la liaison avec les autorités locales pour les questions protocolaires.
- Organisateur de l’accueil et de l’installation de nouveaux arrivants (personnel international).
- Accomplir toute autre tâche à la demande du superviseur.
Compétences requises :
Services d’appui d’administratif établissement de rapports :
Se montre capable de convertir des plans d’action en mesures claires que les membres de l’équipe doivent prendre pour appuyer la mise en œuvre du programme. Collecte des données et en fait état pour en déduire des éléments de compréhension fondés sur des faits.
Contrôles internes et gestion des risques :
Manifeste une connaissance élémentaire des contrôles internes, de la gestion des risques et des mécanismes de suivi ainsi que de leur éventuelle application aux activités essentielles des bénéficiaires directs des services.
Gestion des ressources :
Suit l’évolution des effectifs et de l’utilisation des ressources pour anticiper et faire remonter les problèmes potentiels aux responsables des programmes et aux principaux bénéficiaires des services.
Connaissances spécialisées dans les services d’administratifs :
Manifeste une connaissance globale ou spécialisée des meilleures pratiques, des techniques et des procédures administratives, et une bonne maîtrise des normes, des procédures et des infrastructures du PAM dans le domaine de responsabilité considéré ; et utiliser cette connaissance pour assurer des services administratifs de manière efficace et efficiente.
Prix en considération des besoins des bénéficiaires des services :
Contrôler et superviser le travail administratif au respect des normes et conventions en vigueur à respecter pour assurer un service d’excellence. S’assurez que les problèmes des bénéficiaires des services sont pris en compte et résolus.
EXPÉRIENCE SOUHAITÉE :
- Minimum 05 années d’expérience requise dans les domaines ci-dessous :
- Expérience pertinente en administration/gestion des services (actifs, voyage et/ou protocole) au sein d’une organisation de taille comparable ; expérience en milieu onusien souhaitée.
- Expérience des processus de voyage, du protocole et de liaison avec les autorités (visas, titres de séjour, notes verbales).
- Soutien au personnel en lui fournissant des conseils et des orientations.
- Expérience du travail avec des équipes dans différents domaines fonctionnels.
- Bonne compréhension de la réglementation, des politiques, des procédures, des processus, des normes et des systèmes des services de gestion du PAM ou des Nations Unies ; à défaut, forte capacité d’apprentissage.
NIVEAU D’ÉTUDES REQUIS MINIMAL :
Formation : Baccalauréat, un certificat d’études post-secondaires dans le domaine de l’administration, de la gestion ou des finances serait un atout.
Connaissances linguistiques : Maîtrise du français et un niveau intermédiaire en anglais est un atout pour ce poste.
CADRE DE LEADERSHIP DU PAM
Le cadre de leadership du PAM définit les normes de comportement communes qui guident notre façon de travailler ensemble pour accomplir notre mission.
Cliquez ici pour accéder au Cadre de leadership du PAM
AMÉNAGEMENTS RAISONNABLES
Le PAM s’engage à soutenir les personnes handicapées en leur fournissant des aménagements raisonnables tout au long du processus de recrutement. Si vous avez besoin d’un aménagement raisonnable, veuillez contacter : [email protected].
AVERTISSEMENT CONCERNANT L’ABSENCE DE FRAIS
Les Nations Unies ne perçoivent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre, en lien avec le processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une demande de paiement, veuillez l’ignorer. Par ailleurs, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il est donc conseillé d’être particulièrement vigilant lors de la transmission de renseignements personnels sur Internet.
RAPPELS AVANT DE SOUMETTRE VOTRE CANDIDATURE
- Toutes les candidatures doivent être soumises exclusivement via notre système de recrutement en ligne. Nous ne prenons pas en compte les CV ni les candidatures envoyées par courriel, LinkedIn ou tout autre canal.
- Nous vous recommandons vivement de compléter votre profil Workday et de renseigner toutes les sections, notamment votre parcours professionnel, vos diplômes, vos compétences linguistiques et votre grade ONU (le cas échéant). Une fois votre profil complété, veuillez postuler et soumettre votre candidature.
- Si vous rencontrez des problèmes techniques lors de la soumission de votre candidature, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante :[email protected]. Veuillez noter que cette adresse électronique est réservée aux problèmes techniques liés à une application ; les candidatures ou documents non sollicités envoyés à cette boîte de réception ne recevront pas de réponse .
- Au stade de la candidature, seuls votre CV et votre lettre de motivation sont requis. Des documents supplémentaires (passeport, certificats, lettres de recommandation, etc.) pourront vous être demandés ultérieurement.
- Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et invités à passer à l’étape suivante du processus de recrutement.
Toutes les décisions relatives à l’emploi sont prises en fonction des besoins de l’organisation, des exigences du poste, du mérite et des qualifications individuelles. Le PAM s’engage à offrir un environnement de travail inclusif, exempt d’exploitation et d’abus sexuels, de toute forme de discrimination, de harcèlement (y compris sexuel) et d’abus d’autorité. Par conséquent, tous les candidats retenus feront l’objet de vérifications rigoureuses de leurs références et de leurs antécédents.
Aucun poste, quel que soit le type de contrat, ne sera proposé aux membres du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) des Nations Unies, de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité des finances de la FAO, de l’Auditeur externe du PAM, du Comité d’audit du PAM, du Corps commun d’inspection (CCI) et d’autres organes similaires du système des Nations Unies exerçant des responsabilités de contrôle sur le PAM, pendant la durée de leur mandat et pendant les trois années suivant la cessation de celui-ci.
