International Medical Corps (IMC en sigle) est une ONG internationale basée aux Etats Unis d’Amérique dédiée à la réduction de la souffrance et l’élimination de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde.
IMC recrute un Responsable RH et administration pays
RÉSUMÉ DU POSTE : Le/La chargé(e) des ressources humaines et de l’administration pays apporte un soutien administratif et en matière de ressources humaines au département RH. Il/Elle sera responsable de la supervision opérationnelle des principales fonctions RH, notamment l’acquisition et la gestion des talents, les relations avec le personnel et le soutien administratif, ainsi que le soutien à la gestion de la performance, etc.
Pour réussir dans ce poste, un individu doit être capable d’accomplir chaque fonction essentielle, avec ou sans aménagement raisonnable.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
L’applicabilité de chaque devoir et responsabilité peut varier en fonction (1) de la mise en œuvre des projets du programme du pays et (2) de sa gestion du personnel.
La mise en œuvre des projets du programme de pays pourrait concerner (1) une réponse d’urgence au niveau national ou international ou (2) des projets de développement existants au niveau international.
La gestion du personnel sera appliquée conformément aux activités proposées par International Medical Corps et à sa représentation actuelle dans le pays. Les tâches ci-dessous sont représentatives du champ d’application général de ce profil de poste et s’appliqueront en conséquence à la gestion du personnel : (1) uniquement du personnel national, (2) uniquement du personnel international, ou (3) à la fois du personnel national et international.
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DE L’ADMINISTRATION
- Participer à la révision des politiques nationales relatives au personnel et recommander des modifications, ajouts ou suppressions au responsable des ressources humaines et de l’administration.
- Apporter un soutien au personnel des programmes et des opérations pour l’interprétation des politiques et procédures RH et fournir un appui technique sur les questions RH, selon les directives du superviseur.
- Collaborer avec la direction des ressources humaines et de l’administration à la mise en œuvre de la planification stratégique du département.
- Effectuer des déplacements réguliers sur le terrain dans les bureaux de projet afin de garantir la bonne application des procédures de ressources humaines et d’assister les gestionnaires dans leurs besoins.
- Gérer les bases de données de rémunération et veiller à la bonne tenue des dossiers d’emploi dans les systèmes RH (CostPoint, système RH local).
- Faciliter le processus de recrutement, conseiller le responsable du recrutement à chaque étape et préparer des rapports de suivi réguliers.
- Garantir un processus de recrutement équitable et transparent, conforme aux politiques et procédures RH d’IMC.
- Assurer une orientation adéquate pour tous les nouveaux employés ; collaborer et coordonner avec les autres départements pour offrir une orientation conviviale et positive.
- Conseiller et faciliter le processus de départ des employés et conserver les documents de départ dans leurs dossiers.
- Contribuer à la mise à jour régulière des organigrammes, des listes de contacts et des flux d’information.
- Participer à la préparation des contrats de travail et s’assurer de la signature et du classement des autres documents obligatoires.
- Rédiger les courriers relatifs au personnel (mutation, promotion, augmentation, acceptation de démission, etc.).
- Participer à la préparation des indemnités de départ.
- Aider la direction des ressources humaines à réaliser des analyses périodiques du taux de rotation du personnel.
- Coordonner les déplacements du personnel international (itinéraire, billetterie).
- Garantir la conservation et la mise à jour régulière des dossiers du personnel. S’assurer également que les documents requis sont téléchargés sur la plateforme cloud partagée (Office 365).
- Aider la direction des ressources humaines à garantir le traitement et le classement des évaluations de performance dans les délais impartis.
- Accompagner les responsables et le personnel des programmes pays dans la définition des objectifs, la fin des périodes d’essai et les évaluations annuelles de performance, en veillant à la bonne documentation des évaluations.
- Aider les responsables des programmes pays à identifier les besoins de formation et les écarts de performance du personnel.
- Apporter son soutien au processus d’audit et de conformité et fournir la documentation après validation par la direction des ressources humaines.
- En collaboration avec le supérieur hiérarchique, assurer la liaison avec l’expert-comptable pour les échéanciers de paiement des cotisations à la Caisse nationale de sécurité sociale (NSSF) et de l’impôt sur le revenu.
Soutien administratif :
- Organiser les demandes de visa et les procédures d’immigration pour le personnel international.
- Veiller à la disponibilité et au réapprovisionnement régulier des fournitures de bureau et de la maison d’hôtes.
- Suivre les factures de services publics et les contrats de location afin d’assurer les paiements et les renouvellements en temps voulu.
- S’assurer de la bonne coordination du personnel et de l’efficacité de ses fonctions.
- Gérer l’utilisation des espaces de bureau et les réservations d’hébergement à la maison d’hôtes IMC.
- Effectuer toute autre tâche assignée. Les tâches et responsabilités décrites dans ce document sont représentatives de la nature et du niveau de travail requis et ne sont pas exhaustives.
Exigences du poste
QUALIFICATIONS MINIMALES
Licence (ou équivalent) dans un domaine pertinent. Un diplôme en gestion des ressources humaines est préférable. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinentes peut être acceptée.
Expérience de 3 ans minimum en tant que généraliste RH.
Une expérience au sein d’International Medical Corps est un atout.
Connaissance du droit du travail local
La maîtrise d’un système d’information des ressources humaines serait un avantage.
Connaissance des principes et procédures de recrutement, de sélection, de formation, de rémunération et d’avantages sociaux, de conception des postes, de relations sociales et de négociation, ainsi que des systèmes d’information des ressources humaines.
Connaissance et compréhension des normes d’emploi locales
Maîtrise de la suite Microsoft Office et capacité à utiliser les outils technologiques pour collaborer.
Bonnes aptitudes à la gestion des conflits .
Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles.
Excellentes aptitudes à la planification et à l’organisation.
Capacité à travailler efficacement et à collaborer avec les autres.
Capacité à préserver la confidentialité et à instaurer un climat de confiance et de respect.
Autonomie, sens de l’organisation et souci du détail.
Flexibilité, capacité à respecter les délais et à travailler sous pression.
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
