L’Alliance pour l’action médicale internationale (ALIMA) est une organisation médicale internationale, fondée en 2009. ALIMA a pour objectif de fournir des soins de santé de haute qualité en situation d’urgence ou de catastrophe sanitaire et d’améliorer la pratique de la médecine humanitaire en développant des projets innovants liés à la recherche médicale.
ALIMA recrute :
Assistant RH/Administratif
MISSION ET ACTIVITÉS PRINCIPALES
L’assistant(e) RH/Administration est responsable de la gestion des dossiers administratifs du personnel national et de la gestion administrative et, le cas échéant, comptable du projet sur lequel il/elle travaille.
MISSION ET PRINCIPAUX OBJECTIFS
Gestion administrative du personnel
- Il attribue les tâches, donne des directives au personnel et veille à ce que les tâches assignées soient accomplies.
- Assure une couverture du personnel efficace et appropriée.
- Supervise les performances du personnel. Fournit un retour d’information sur leurs performances et réalise des évaluations de performance.
- Participe au recrutement et à la sélection du personnel en effectuant des tâches telles que la publication locale des offres d’emploi, l’examen des CV, les entretiens avec les candidats et la formulation d’avis sur la sélection.
- Gérer la planification des congés annuels du personnel avec l’appui du responsable de l’administration du projet.
- Évalue, élabore et recommande des procédures et pratiques de bureau à la haute direction.
- Garantit que les politiques, pratiques et procédures approuvées du bureau sont comprises et respectées.
- Elle effectue diverses tâches de secrétariat telles que la rédaction et la saisie de la correspondance courante, l’organisation de réunions et la rédaction de procès-verbaux.
- Il tient à jour divers documents financiers tels que la caisse de menue dépense, les bons de commande et les demandes de chèques. Il contribue à l’élaboration du budget.
- Gère les informations relatives au personnel et aux programmes à l’aide de logiciels de tableur et/ou de base de données.
- Accomplit d’autres tâches connexes au besoin.
GESTION DE LA PAIE
- Il/Elle saisit les éléments variables de la paie dans Odoo/Homere.
- Il/Elle valide les demandes d’échelonnement et les enregistre sur Odoo/Homere.
- Il/Elle collecte les feuilles de présence et note les différentes absences, collecte les cartes d’heures supplémentaires et vérifie leur validité, et les saisit dans le logiciel de paie Odoo/Homere.
- Il/Elle établit les bulletins de paie mensuels.
- Il imprime les bulletins de paie et les distribue au personnel, et en conserve une copie accusée de réception.
- Clôture la paie du mois.
- Publie les bulletins de vote et vérifie que chaque bulletin est correctement établi.
- Il/Elle a vérifié et ciblé les listes de salaires par le responsable logistique-administration ou le responsable administratif sur le terrain.
- À la fin du contrat, il/elle établit le solde de tous les comptes.
- Vérifie les droits aux congés payés, saisit les éléments variables du salaire dans le logiciel de paie.
- Il/Elle fait en sorte que ces éléments soient ciblés et transmis à l’employé.
GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE
- Il/Elle est responsable de la gestion comptable sous la supervision du responsable de l’administration du projet, dans le strict respect des procédures internes d’ALIMA.
- Assure l’intérim du service financier en l’absence de l’assistant financier.
GESTION DE L’ARGENT
- Il/Elle est responsable des sommes qui lui sont confiées dans la petite caisse et les gère avec discrétion.
- Il tient à jour les dossiers de suivi (pour les avances opérationnelles, la paie, les avances aux fournisseurs) et veille à ce que les avances soient versées à temps, justifiées par des factures et ne s’accumulent pas.
- S’assure au moins une fois par semaine, en présence de son superviseur, que son inventaire physique correspond au solde de son registre.
- Vérifie le solde des relevés bancaires.
- Il/Elle consigne toute différence de caisse dans son carnet et la signale à son responsable dès qu’il/elle en a connaissance.
- Planifie les besoins de trésorerie en fonction des besoins quotidiens du mois (avances sur salaire, paie de fin de mois, besoins quotidiens – avances de trésorerie et paiements directs).
- Fournit un flux de trésorerie mensuel avec le gestionnaire.
- Signale à son supérieur hiérarchique tout changement opérationnel susceptible de nécessiter des fonds supplémentaires.
- Il/Elle devra payer les fournisseurs à temps (paiement direct / avances opérationnelles),
- Reçoit les factures et les reçus, s’assure de leur cohérence et de leur conformité, de leur validation par le responsable des achats et de leur conformité à la procédure d’achat en vigueur.
- Informe son supérieur hiérarchique de toute différence de prix et de quantité constatée afin de la résoudre ou de la valider.
- Surveille les demandes d’avances de petite caisse et assure une reddition de comptes en temps opportun.
- Payez par le moyen le plus approprié (espèces, chèques, virements) et assurez-vous qu’ils soient bien reçus par le destinataire (timbre, signature…).
Dépôt
- Veillez à classer correctement tous les documents RH conformément à la politique de classement en vigueur.
- Numérisation et archivage mensuels de tous les bulletins de paie, heures supplémentaires, congés, etc.
- Apporter un soutien actif à l’équipe financière pour la collecte des échantillons lors des audits.
Interne:
- Relevant directement du responsable de l’administration du projet.
- Assurer la liaison avec l’équipe logistique du projet.
- Assurer la liaison avec le service des finances.
Externe:
- Interaction avec les administrateurs, les partenaires, les fournisseurs, les prestataires de services bancaires et financiers, les services fiscaux et autres autorités ou institutions nationales avec lesquelles ALIMA entretient des relations de travail pour ses besoins administratifs, en ressources humaines et financiers.
Mise en œuvre de mesures de prévention contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles :
- S’assure que son équipe, ses partenaires et les membres de sa communauté connaissent la politique d’ALIMA et ont accès à l’information (mécanisme de remontée des plaintes, point focal…).
- Facilite l’organisation des sessions de formation et de sensibilisation.
- Met en œuvre des normes relatives à la prévention des abus de pouvoir, des violences sexistes et des violences sexuelles.
- Veille à ce que les membres de l’équipe et les partenaires impliqués dans le projet (ministère de la Santé, partenaires nationaux, etc.) suivent les sessions de formation et de sensibilisation et appliquent les règles de prévention des abus.
- Contribue à créer et à maintenir un environnement stimulant et protecteur pour son équipe, les membres de la communauté et les partenaires du projet.
CARACTÉRISTIQUES:
Reste discret sur la vie professionnelle et personnelle des membres de l’équipe
Les responsabilités mentionnées ci-dessus ne sont pas exhaustives et d’autres tâches peuvent être demandées en fonction des besoins de la mission.
Vous devez remplir les conditions suivantes :
- Licence en gestion des ressources humaines, en gestion, en finance ou dans un domaine connexe ; un MBA ou un diplôme supérieur similaire est un atout.
- Plus de 3 ans d’expérience dans un ou plusieurs des domaines suivants : RH, administration et finance.
- Excellentes compétences en matière d’organisation et de planification, capacité à gérer et à suivre les plans de travail
- Excellentes aptitudes relationnelles et de communication, capacité à négocier, à influencer, à donner un feedback constructif, à travailler en équipe.
- Capable de gérer efficacement le stress, de jongler avec des priorités concurrentes et d’équilibrer divers besoins programmatiques, logistiques et d’équipe.
Méthode d’application
Intéressé(e) et qualifié(e) ? Rendez-vous sur le site de l’Alliance pour l’action médicale internationale (ALIMA) via forms.gle pour déposer votre candidature.
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