Fondé en 1933 à l’initiative d’Albert Einstein, l’IRC est l’une des plus importantes organisations non gouvernementales humanitaires internationales (ONGI) au monde.
Aperçu du poste :
L’assistant(e) Ressources Humaines (RH) contribue à la mise en œuvre efficace des processus RH essentiels, à la gestion des données et à la coordination des activités RH au sein de l’Unité d’Intervention d’Urgence Mondiale (UIUM), et plus particulièrement au sein de l’Équipe de Renforcement Mondiale (ERM). Ce rôle est crucial pour garantir l’exactitude, la mise à jour et la bonne coordination des données, systèmes et processus relatifs aux employés, afin de soutenir les opérations dans un contexte évolutif.
Ce poste opérationnel et rigoureux exige une grande capacité d’apprentissage, le respect constant des procédures et une excellente maîtrise de l’information. L’assistant(e) IARD travaillera en étroite collaboration avec ses collègues des services IARD, Finance et Déploiement d’Employee Unit, en assurant le support opérationnel quotidien et en contribuant à l’identification et à la résolution des problèmes liés aux processus ou aux données.
Pour réussir dans ce rôle, il est essentiel d’avoir un grand souci du détail, une capacité d’apprentissage rapide et une aptitude à penser de manière transversale, à comprendre les liens entre les données, les processus et les équipes, et à apporter un soutien à la résolution de problèmes en cas de dysfonctionnement. Ce poste offre l’opportunité d’acquérir une expérience précieuse dans les opérations, les systèmes et les données liés aux sinistres d’urgence, au sein d’un environnement dynamique et axé sur la mission.
Lieu d’affectation : Il s’agit d’un poste contractuel national basé au Honduras, au Nigéria ou au Kenya.
Tous les membres du personnel actuel de l’IRC employés dans le cadre de contrats nationaux ou locaux au sein du CRRD, quel que soit leur pays d’affectation, peuvent être pris en considération pour ce poste et peuvent être basés dans n’importe quel lieu de l’IRC.
Principales responsabilités :
- Gestion des processus de l’équipe Global Surge : En partenariat avec l’équipe de gestion des déploiements d’EmU, veiller à ce que les processus relatifs aux avantages sociaux (congés, changements de statut, etc.) soient gérés avec précision et dans les délais impartis, notamment en effectuant des audits mensuels dans Workday pour confirmer l’exactitude des données. Coordonner avec les services financiers et de gestion des déploiements d’EmU la collecte, l’organisation et la validation des données relatives aux coûts de main-d’œuvre liés au personnel GST, en soutenant les activités de budgétisation, de suivi et de reporting. Fournir un soutien administratif et de coordination pour les initiatives RH ayant un impact sur le personnel GST, notamment le suivi des échéanciers, la tenue de la documentation, la communication et les rappels, ainsi que le soutien à la mise en œuvre. Contribuer à garantir l’application cohérente des politiques et processus GST, en signalant les exceptions, les questions ou les risques aux membres de l’équipe de direction, le cas échéant. Tenir à jour des dossiers et une documentation organisés relatifs aux processus GST afin de faciliter la préparation aux audits et la continuité des connaissances.
- Gestion des données RH et intégrité du SIRH : Saisie, mise à jour et maintenance précises et ponctuelles des données dans les systèmes RH (ex. : Workday), en respectant les processus et normes de données établis. Contrôles réguliers de la qualité des données, notamment par l’examen des rapports et des dossiers des employés afin d’identifier les informations manquantes, les incohérences ou les erreurs. Investigation et signalement des anomalies de données, suivi auprès des parties prenantes concernées pour faciliter leur résolution et garantir la mise en œuvre des corrections. Contribution à l’amélioration des processus de données RH par la documentation des problèmes récurrents et la proposition d’améliorations concrètes.
- Analyse des données et amélioration continue : Compiler et préparer les rapports récurrents sur les effectifs (ex. : taux de roulement, achèvement des formations, suivi des congés), en veillant à l’exactitude et à la mise à jour des données. Analyser les données pour identifier les tendances, les lacunes et les irrégularités, et signaler les anomalies pour une analyse plus approfondie. Assurer le suivi de la réalisation des formations obligatoires (ex. : Kaya), en tenant à jour les outils de suivi et en coordonnant les rappels avec les équipes concernées. Maintenir et mettre à jour les tableaux de bord, les feuilles de calcul et les outils de suivi, en veillant à leur exactitude, leur convivialité et leur accessibilité. Contribuer aux revues de processus en partageant des retours d’expérience basés sur l’utilisation quotidienne des systèmes et des outils. Participer à la mise en œuvre des améliorations de processus en mettant à jour les modèles, les outils de suivi et les documents de référence, selon les directives.
- Gestion des communications : Maintenir et mettre à jour régulièrement les informations relatives aux ressources humaines et à la sécurité (RHS) sur RescueNet et autres plateformes internes, en veillant à ce que le contenu soit exact, actuel et accessible. Rédiger et coordonner les communications courantes, notamment les rappels de formation, les mises à jour des politiques et les échéances importantes. Soutenir les initiatives de mobilisation et de reconnaissance du personnel en assurant le suivi des activités, en envoyant des rappels et en coordonnant la logistique. Répondre aux questions de base relatives aux RHS ou les trier, en orientant les problèmes plus complexes vers les membres d’équipe appropriés.
- Autres tâches de soutien administratif : Assurer la coordination et le soutien administratif quotidiens des activités de l’équipe Ressources humaines, notamment la planification, la documentation et les suivis. Apporter son aide pour les tâches liées au devoir de diligence, à l’égalité des sexes, à la diversité et à l’inclusion, ainsi qu’aux autres priorités de l’équipe Ressources humaines, selon les besoins. Favoriser la collaboration inter-équipes en assurant un suivi rapide des actions et une documentation claire des tâches et des décisions.
Principales relations de travail :
- Rattachement hiérarchique : Direction, en partenariat avec le Directeur des Ressources Humaines, l’Unité d’Urgence et le Responsable des Opérations RH.
Autres contacts internes et/ou externes : Internes : Équipe RH de l’Unité d’Urgence ; Équipe des Opérations RH ; Équipe RH de l’Unité d’Urgence ; Équipe RH du Centre de Recherche et Développement des Ressources Humaines ; Points focaux techniques RH ; Collègues RH du siège dans les unités techniques (Avantages sociaux, Rémunération, etc.). Soutien actif : Plus de 70 membres de l’Unité d’Urgence et 150 membres de l’équipe RH (à distance).
Exigences du poste :
Formation et expérience
- Baccalauréat en ressources humaines, administration des affaires, sciences sociales ou dans un domaine connexe (ou expérience équivalente).
- Environ 1 à 3 ans d’expérience pertinente en RH/IARD, administration, gestion de données ou opérations.
- L’expérience d’environnements de travail dynamiques ou internationaux est un atout.
Compétences et connaissances techniques
- Expérience modérée avec les systèmes RH (par exemple, Workday) ou des outils similaires.
- Expérience en matière de saisie de données, de suivi et de production de rapports simples.
- Maîtrise d’Excel ou de Google Sheets (par exemple, tri, formules de base, suivi des données).
- Connaissance générale des processus RH/P&C (par exemple, mises à jour des données des employés, congés, avantages sociaux).
- Sensibilisation à l’importance de l’exactitude et de la confidentialité des données.
- Maîtrise de l’anglais requise ; la maîtrise de l’arabe, du français ou de l’anglais est un atout.
Compétences fondamentales
- Fait preuve d’une grande précision et d’un grand soin dans la gestion des données, des processus et des tâches administratives.
- Comprend et s’adapte rapidement aux nouveaux systèmes, outils et méthodes de travail dans un environnement dynamique.
- Développer la capacité à identifier les liens entre les processus, les données et les équipes, et à repérer les incohérences ou les lacunes.
- Identifie les problèmes de manière proactive, enquête sur leurs causes profondes à un niveau élémentaire et sollicite des conseils pour favoriser une résolution efficace.
- Gère efficacement de multiples tâches et priorités, en veillant à ce que les délais soient respectés grâce à une planification et un suivi appropriés.
- Établit des relations de travail positives et collabore efficacement avec ses collègues de toutes les équipes et fonctions.
- Communique clairement et professionnellement, tant à l’écrit qu’à l’oral, en adaptant son style aux différents publics.
- Ces approches mettent fortement l’accent sur le soutien aux employés et la fourniture d’une expérience utilisateur positive.
- Gère les informations sensibles avec discrétion et maintient des normes élevées de professionnalisme.
- Reste flexible et efficace dans des environnements dynamiques, changeants et diversifiés.
- Fait preuve de curiosité et d’engagement envers l’apprentissage et le développement continus au sein de P&C
Environnement de travail : Télétravail/travail flexible. Connexion internet stable indispensable.
