American Bar Association recrute pour ce poste (23 Septembre 2022)

L’American Bar Association (ABA), fondée le 21 août 1878, est une association volontaire d’avocats et d’étudiants en droit, qui n’est spécifique à aucune juridiction aux États-Unis. Les activités déclarées les plus importantes de l’ABA sont l’établissement de normes académiques pour les facultés de droit et la formulation de modèles de codes d’éthique liés à la profession juridique.

La Représentation Nationale de l’Association du Barreau Américain à travers son Initiative pour l’Etat de Droit en RD Congo, cherche un(e) : Assistant(e) administratif(ve) et logistique.

Termes de références

Le poste d’assistant(e) administratif(ve)/logistique est situé au siège local à Goma, RDC. Sous la direction et la supervision générale du directeur pays, l’assistant(e) administratif(ve)/logistique rend compte au Responsable Administratif et Ressources Humaines.

Objectif du poste

Le/la titulaire du poste apporte un soutien administratif et logistique à l’ABA ROLI RDC et travaille en étroite collaboration avec l’équipe programme/technique et la directrice de pays.

Activités principales et responsabilités :

• Fournir un soutien administratif général à la directrice de pays et au personnel du programme de la RDC ;
• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant (registre) ;
• Participer à la gestion de divers contrats administratifs au sein du département ;
• Recevoir et traiter tous les documents du département pour les retrouver facilement ;
• Apporter son soutien à l’ensemble du processus de rédaction des contrats de travail, aux formalités administratives associées et au suivi de la fin des contrats (gérer la base de données du personnel) ;
• Gérer les véhicules quotidiens et établir les horaires des chauffeurs, vérifier et certifier les carnets de bord quotidiens des véhicules, et obtenir des services de location de voitures si nécessaire ;
• Gère les achats des bureaux locaux en commandant les fournitures de bureau telles que la papeterie, les toners, le papier à copier, les cartes de visite, le matériel d’impression, le matériel informatique et assure un stock suffisant pour les opérations quotidiennes ;
• Fournit une assistance de secrétariat pendant les processus d’appel d’offres et d’approvisionnement ;
• Préparer et faciliter l’obtention de visas et d’autres documents liés à l’immigration pour le personnel expatrié ;
• Préparer les autorisations de voyage pour les membres du personnel et les missions de consultants sur le terrain, comme demandé ;
• Assurer la liaison avec l’agence de voyage et organiser les billets d’avion pour le personnel de RDC ABA ROLI ;
• Agit en tant que point de contact avec le fournisseur de services mobiles et Internet, assure le suivi des factures mensuelles de téléphone portable et prépare la liste de recharge mensuelle ;
• Aide à gérer le système de classement papier et électronique du bureau de l’administration ;
• Travaille en étroite collaboration avec le personnel de la réception/de l’entretien pour résoudre tous les problèmes liés au bureau d’ABA ROLI RDC en termes de réparations nécessaires, d’entretien et de propreté ;
• Rédiger la correspondance et assurer le suivi avec les différentes autorités, parties prenantes et entités.
• Créer des trackers et des feuilles de calcul selon les besoins ;
• Apporter un soutien logistique lors d’événements nationaux et/ou régionaux ;
• Tenir l’inventaire des matériaux, des pièces, des consommables, des documents imprimés, etc. ;
• Justifier et classer les fournitures matérielles entrantes et sortantes ;
• Veiller à la sécurité de tous les matériaux de l’organisation ;
• Gérer la réparation et l’entretien des véhicules et des équipements du bureau ;
• Assister le bureau dans l’inventaire physique de tous les équipements et logiciels (PC, imprimantes, etc.) ;
• Effectuer toute autre tâche nécessaire à l’organisation.

NB Il sera nécessaire d’opérer conjointement avec l’équipe du programme ainsi qu’avec la directrice de pays pour résoudre les problèmes de procédure et d’administration ainsi que les problèmes spécifiques à la région et pour renforcer l’efficacité des opérations.

Qualifications et compétences requises :

• Diplôme universitaire (baccalauréat) dans un domaine lié aux affaires, avec une certification souhaitable en informatique ou dans des domaines connexes ;
• Au moins 4 ans d’expérience préalable dans les fonctions administratives et logistiques ;
• Bonne connaissance des procédures ;
• Fortes compétences interpersonnelles et organisationnelles ;
• Une expérience préalable de travail avec des ONG internationales est un avantage ;
• Excellentes compétences en matière de communication et de résolution de problèmes
• Capacité à travailler dans une équipe multidisciplinaire, sous pression et dans un environnement parfois difficile et instable ;
• Capacité à communiquer avec les autorités administratives ;
• Maîtrise du français et de l’anglais, la connaissance d’autres langues locales est un atout.
• Bonnes compétences interpersonnelles et esprit d’équipe ;
• Être organisé et attentif aux détails ;
• Hautement motivé, flexible et capable de travailler sous pression ;
• Capable de développer des objectifs clairs qui sont adaptés aux stratégies convenues ;
• Identifiez les activités et les affectations prioritaires ;
• Utiliser le temps de manière efficace ;
• Penser de manière analytique et stratégique et être responsable.
• Fournir un soutien logistique quotidien ;
• Gérer les données, les documents, les correspondances et les rapports ;
• Gérer les informations et le flux de travail ;
• Planifier, organiser et effectuer plusieurs tâches à la fois ;

Ce poste est ouvert aux personnes de nationalité congolaise.

Composition du dossier

Le dossier de candidature comprendra :

• Une lettre de motivation d’une page expliquant ta motivation pour le poste ;
• Un CV de deux pages maximum ;
• Une copie du dernier diplôme obtenu ;
• Des attestations de service ;
• Trois références professionnelles avec adresse e-mail et numéro de téléphone, dont une de l’employeur précédent.

Commentaire postulant

Les candidats sont invités à envoyer leur dossier complet dans un seul fichier sous format PDF à la Directrice Pays de ABA ROLI en RDC à l’adresse mail suivante :  [email protected]

Les interventions auprès du personnel de ABA ROLI pour le compte de candidat entraîneront leurs disqualifications.

ABA se réserve le droit de modifier cette date si nécessaire.

Seuls les candidats présélectionnés(é)s seront contacté(e)s.

NB : ABA ROLI attire l’attention des candidats qu’aucun frais n’est requis pour le dépôt des candidatures, ni pour une autre raison (interview : test d’embauche ou formation).

Veuillez ne pas envoyer de l’argent sous quelque forme ou prétendre que ce soit (cash, virement, transfert Western Union, mobile money, …) et nous vous encourageons à nous signaler directement si vous recevez des telles sollicitations de la part de qui que ce soit sous prétexte de vous installer au poste publié par ABA ROLI.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Les dossiers seront traités sans discrimination aucune.

Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour les étapes suivantes du processus.