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Poste : Administration and Logistic Officer
- lieux
- Kinshasa, RDC
- type de temps
- À temps plein
- publié le
- Offre publiée aujourd’hui
- temps restant pour postuler
- Date de fin : 15 septembre 2026 numéro de demande d’emploi
- JR52363
Employee Contract Type:
Employé à durée déterminée (Fixed Term)
Description du poste :
Gestion de la flotte et du générateur
- Coordonner et suivre la maintenance préventive et corrective des véhicules, motos et générateurs ;
- Organiser et suivre l’approvisionnement en carburant des véhicules et générateurs conformément aux procédures approuvées ;
- Coordonner les mouvements et affectations des véhicules selon les besoins des activités ;
- Veiller à la mise à jour des documents des véhicules : assurances, cartes grises, contrôles techniques, autorisations, carnets de bord, etc.
- Assurer le suivi du kilométrage, de la consommation, des réparations et des coûts de maintenance ;
- Apporter un appui aux clusters dans le suivi de la flotte et la résolution des problèmes liés aux véhicules.
Gestion des actifs
- Coordonner et/ou appuyer les inventaires physiques périodiques des actifs ;
- Assurer le suivi des mouvements, transferts, affectations et retours des actifs ;
- Assurer l’étiquetage et l’identification correcte des actifs ;
- Appuyer les processus de disposition, déclassement et vente aux enchères des actifs ;
- Mettre à jour régulièrement les données des actifs dans les systèmes et outils appropriés ;
- Appuyer les clusters dans la gestion, la traçabilité et la régularisation des actifs.
Administration (Hébergement, Billet d’avion, contrats et baux)
- Réservation des billets d’avion, hotel et planification des mouvements des staffs ;
- Assurer le suivi administratif des contrats de location et autres contrats relevant de l’administration.
- Supervision des chauffeurs et cleaners du bureau de la zone
- Mettre à jour régulièrement le fichier de suivi des contrats et des échéances.
- Appuyer la préparation des contrats, avenants, renouvellements et clôtures de contrats.
- Assurer le suivi du paiement des loyers des différents bureaux/clusters.
- Préparer et/ou suivre les éléments nécessaires au paiement des taxes liées aux locations, notamment l’IRL;
- Suivre l’entretien et la maintenance des bureaux et installations.
- Assurer le suivi de la maintenance des générateurs et équipements de support.
- Recevoir les biens commandés auprès des fournisseurs conformément aux procédures.
Soutien logistique et de la chaîne d’approvisionnement
- Vérifier les quantités, la qualité et la conformité des biens reçus ;
- Préparer et faire valider les Goods Received Notes (GRN) ;
- Coordonner la préparation et l’expédition des biens vers les différents clusters, bureaux et sites ;
- Préparer les waybills, Goods Issue Notes et autres documents d’expédition.
- Assurer le suivi de la réception des biens expédiés et obtenir les preuves de livraison.
- Transmettre les factures des fournisseurs aux départements concernés pour traitement.
Appui aux clusters de la Zone Ouest
- Apporter un appui administratif et logistique aux clusters de Kinshasa, Kenge, Kongo Central, Gemena et Gbadolite.
- Appuyer les clusters dans la réception, la vérification, le stockage et l’expédition des biens.
- Assurer le suivi des demandes relatives aux véhicules, équipements, biens et installations.
- Assurer le suivi des paiements de loyers, taxes et autres obligations administratives des clusters.
- Appuyer les clusters dans la résolution des difficultés administratives et logistiques.
- Effectuer des missions ponctuelles dans les différents clusters selon les besoins.
Communication Support
- Appuyer le personnel dans l’obtention et la gestion des moyens de communication officiels.
- Assurer le suivi et l’allocation des crédits de communication mensuels.
Reporting & Compliance
- Préparer les rapports périodiques relatifs à la flotte, aux générateurs, aux actifs et aux activités administratives/logistiques.
- Maintenir une documentation administrative et logistique complète et accessible.
- Veiller au respect des politiques, procédures et exigences légales applicables.
- Collaborer avec Finance, Supply Chain, Programmes, People & Culture, Security et les autres fonctions support.
- Exécuter toute autre tâche administrative ou logistique pertinente confiée par le superviseur.
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